信息化下的企业档案管理改革思考

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[摘要]当今社会已经全面进入信息化时代，企业面临的境况日益复杂，挑战与机遇并存，企业的经营决策需要加强对信息的利用，做好信息的加工与处理工作。企业档案是企业经营发展和日常管理的真实记录，是非常重要的信息资源。在企业的发展中，不仅具有重要的参考作用，还具有重要的凭证价值。因此，信息化时代，企业要加强档案管理信息化建设，进一步提高档案管理效率，切实发挥档案信息资源的价值，确保企业的长期发展。对此，本文分析了现代企业档案管理信息化建设的必要性，提出了基于信息化背景的企业档案管理改革措施，供档案同仁参考。

一、现代企业档案管理工作信息化建设的必要性

(一)不断增长的档案数据规模企业生产经营中，企业的档案管理工作需要对生产经营中各环节的数据和操作进行记录和存档，随着企业生产经营规模的不断扩大，传统的纸质档案管理方式已经落后，档案管理效率低下，难以满足企业的发展需要。同时，信息技术发展越来越快，企业各部门的工作也需要进行信息化转型。企业档案管理工作必须要及时收集档案数据，并对档案数据进行高效的整理，才能确保档案数据的准确、可靠，能够及时、有效地提供给相关部门。随着档案数据规模的不断增长，档案类型也越来越复杂多样，企业档案管理部门必须加强档案管理信息化建设，提高档案管理信息化水平，提升档案管理效率。

(二)信息技术对企业办公环境的影响随着信息技术的进步与发展，信息技术已深入到各行各业，极大地改变了工作方式，提高了工作效率。对于现代企业来说，采用信息化办公方式，不仅有利于提升办公效率，确保各部门的工作内容及时有效地衔接，还能进一步提升企业的生产经营效率。对于档案管理工作来说，将档案管理系统与企业OA系统进行有效对接，能够对企业的财务数据进行自动归档，使档案数据得到实时的传递与分享，由此提升档案数据的收集、分类、处理、分析、归档及使用等环节的工作效率，是今后档案管理工作的发展方向。

(三)档案对提高企业生产经营的作用企业生产经营过程中，企业所掌握的生产经营环节的数据越详细，做出的生产经营规划就越全面具体，越有利于企业今后的发展。传统的档案管理工作对于档案数据的利用不足，为企业发展所提供的有价值的信息也相对有限，无法发挥档案管理工作的作用。而信息化档案管理能够实现对档案数据的充分利用，并且也能确保信息传递的及时性、有效性，确保档案发挥对企业生产经营的积极作用。因此，对于现代企业来说，建立信息化档案管理模式是企业档案管理工作必须要实现的目标。

二、基于信息化背景的企业档案管理改革措施

(一)重新构建档案业务流程档案管理工作主要包括收集、整理以及利用等环节，企业进行档案管理信息化建设，就必须对这些工作内容进行改革优化，重新构建档案业务流程，使档案业务能够朝着信息化的方向发展。第一，改革优化档案信息的收集环节。档案管理人员在收集档案信息时，要合理利用企业内部信息系统，将任务下达到各部门，并做好分工，部门人员要通过信息管理系统来上传档案信息，以便信息的及时接收和收集。第二，改革优化档案信息的整理环节。档案管理人员要对档案信息进行集中管理，根据档案信息的具体情况，做好归类和划分，然后建立不同的文件夹进行保存，为了防止丢失，还要做好备份。档案信息梳理完后，档案管理人员需要根据档案的所属部门、档案的具体类型以及档案的形成时间等特征逐一进行录入，并设立对应的安全管理权限，以提升档案信息的安全性。第三，做好档案信息的检查工作。档案管理人员要定期进行档案信息的检查工作，如果发现有信息残缺等问题的档案文件，要及时联系所属部门进行档案信息的确认，并做好相应的处理工作，确保档案信息的完整性和有效性，为企业的决策者提供全面、详细的数据信息支持。最后，改革优化档案信息的利用环节。在调取档案信息时，必须与档案管理人员进行对接，填写好调取档案信息的内容、目的以及责任人等。此外，在调取档案信息时，需要在避免档案信息外泄和流失的条件下，给予对方相应的权限。

(二)档案信息资源的有效收集和整合企业档案信息管理中，需要做好资源的收集工作，保证档案信息收集的全面性，并且要避免资源的重复收集，也要注意防止资源的丢失，保证信息收集的有效性，为充分发挥档案信息的作用奠定基础。特别是随着企业生产经营规模的不断扩大，企业部门的数量也越来越多，企业各部门都会产生大量的信息，不仅有生产信息，还有财务以及人力资源管理等各种各样的信息，这些信息资源对于企业生产经营具有重要的作用。因此，企业在进行档案信息资源管理时，要形成一套全面具体的管理体制，确保管理工作有序开展，实现资源的有效收集和整合。例如，对于财务档案信息，财务人员每天都要汇总相关档案信息，并按照时间做好档案信息的排序工作，在汇总时，要注意档案信息的完整性和有效性，避免遗漏和丢失；同时做好检查工作，检查无误后，才可上传档案信息。档案信息的上传工作可以以周或月为单位上传。财务人员录入会计信息后，还需要设置好相应的控制权限，并根据档案信息的变动情况，及时对数据进行整理、增加和修改，保证档案信息的及时性。对于人力资源信息来说，人力资源部门要为每位员工制定个人档案文件夹，将员工文案信息完整地录入，并且随着企业的不断发展，内部员工流动性加剧，需要适时调整岗位，人力资源部门就要根据员工的变动情况，对员工档案信息进行调整、修改，确保档案信息的正确性、完整性、及时性，便于查询和调取。此外，还要制定一套严格的档案信息管理划分标准，明确各个部门的档案信息管理职责，以避免和防止信息的重复录入，使档案信息更加清晰有效。

(三)提高档案服务能力企业档案管理工作能为企业决策者提供全面、详细、具体的信息资料，有助于企业更好地完成运营管理活动，提高管理效率，促进企业的发展。而目前，企业档案服务仅仅是提供档案信息的借阅，服务内容有限，很难发挥档案信息的作用，造成企业不重视档案管理工作。因此，必须优化和提升档案服务能力。第一，优化现有档案服务功能。当前档案管理的主要功能是档案资料的借阅。对此，档案管理人员必须围绕借阅服务进行深度开发，可以借助数据挖掘技术、快速检索技术以及全文检索技术，提升服务效率，便于利用。此外，还要根据企业发展的需要，加强信息技术的应用，开拓更多的服务功能，提升档案管理系统的服务水平。第二，加强新功能的开发和应用。企业要在确保档案信息安全的基础上，科学梳理档案信息，并根据部门开放相应的档案信息调取权限，使更多的企业人员能够利用档案信息，提升档案信息服务范围。

(四)档案信息化标准体系建设企业在建设档案管理信息系统时，还需要加强档案信息化标准体系建设，确保企业档案管理工作能够按照标准体系的要求进行。第一，编写详细的信息资料录入说明书并下达各部门，还要详细地讲解说明书，确保各部门能够按照说明书的要求，进行文档的编辑和录入。第二，制定数字档案接收标准，明确上传时间，保证信息上传工作的及时性，便于后期档案信息的汇总，保证档案信息的及时、快速保存。第三，构建档案信息化管理标准，确保档案管理人员按照相应的标准实施各项管理工作，包括数据的存放、备份、删除和归类等，确保各项工作的规范性。

(五)培养高素质的档案管理人员企业档案管理工作离不开高素质的档案管理人员，现代化的档案管理工作对于档案管理人员的综合素质要求较高，并且随着档案管理信息化建设的不断推进，对其信息素养也有较高的要求。因此，企业要加强高素质档案管理人员的培养。第一，加大对高校毕业生的招聘，适当招聘有工作经验的专业人员。第二，加强档案管理人员的素质培养，定期开展相关管理工作的培训，提升档案管理人的管理水平。第三，档案管理人员要增强学习意识，主动学习新的技术，不断丰富自身的知识储备，提升自身的综合素质，总结工作经验，及时改正工作中的不足，提高自身的服务水平，为企业档案管理信息化建设助力。随着企业生产经营规模的不断扩大，档案管理工作的价值日益凸显，档案管理信息化建设已成为企业档案管理工作的必然趋势。企业要发挥档案的积极作用，就要结合自身发展情况，通过重新构建档案业务流程、档案信息资源的有效收集和整合，提高档案服务能力等措施，加强档案管理信息化建设，保证档案管理信息化能够真正为企业的长期发展创造更多契机。

参考文献：

[1]严卉.企业档案信息化管理浅析[J].信息通信，2018(11)：191-192

[2]吴尹.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].居舍，2018(31)：156

[3]韩继红.现代企业档案管理工作的信息化建设浅谈[J].办公室业务，2018(16)：63

作者：杨宁 苏瑞婷 单位：西安西电变压器有限责任公司档案管理中心