水利工程建设档案管理探索思考

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【摘要】水利工程档案管理是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，在水利工程的运行管理和维修养护中发挥了重要作用。论文阐述了水利工程档案管理的价值和意义，对现阶段水利工程档案管理工作存在的问题进行了初步分析探讨，并提出了相应的对策建议。

【关键词】水利工程；工程建设；档案管理

1引言

近年来，政府不断加大水利工程建设投资，水利工程项目数量越来越多。特别是2014年国务院部署了分步建设完成172项重大水利工程，使我国骨干水利设施体系显著加强。日益增多的工程项目对项目管理水平提出了高要求，作为项目管理重要组成部分的档案管理工作越发重要。在“水利工程补短板，水利行业强监管”的大环境下，记录和反映建设过程的工程档案资料的意义重大，人们必须高度重视档案管理工作，促进档案管理水平走上新台阶。

2水利工程档案管理的意义和价值

2.1水利是国民经济的基础性产业之一

水是生命之源、生产之要、生态之基，是影响国计民生最大的自然资源。兴修水利、消除水害，关系到个人的生产生存和社会的发展进步。国家对水利工程建设高度重视。在节水供水重大水利工程建设方面，2018年全国水利建设投资已达6872.7亿元，172项节水供水重大水利工程已开工133项，在建工程投资规模超过10000亿元。巨大的投资规模反映了水利重要的社会性功能，承担着基础产业所赋予的任务。

2.2水利工程档案关系到水利工程的建设使用

水利工程档案是指在水利工程建设过程中直接产生的对社会和国家可以保存的文件材料，包括有价值的文字、图表、图纸、声音、影像等材料【1】。水利工程档案不仅是对水利工程建设施工时进行质量评定的凭证，而且是工程完工后对工程进行维护、检查、使用和管理的依据，对工程项目的监督和验证有着重大的作用。水利工程档案工作贯穿水利工程的决策阶段、实施阶段和使用阶段，对于水利工程的正常运转承担着基础性的保障工作。

2.3水利工程档案是参建各方维护自身利益的重要依据

水利工程通常投资规模大、建设周期长、风险隐患多、技术要求高，在长时间的施工过程中各参建单位难免会遇到合同纠纷等事宜。作为客观记录工程建设过程的档案资料，是参建各方主张自身权益，进行事故索赔和反索赔的重要依据。特别是现在建立了工程质量终身制，水利工程档案作为证据的作用将要更为凸显。

3现阶段水利工程档案管理工作中存在的问题

3.1缺乏足够认识

水利建设项目的各参建单位存在重视现场建设忽视档案资料管理的现象。水利建设工程的参建单位常常认为档案管理仅仅是资料的保留与保管，将大部分力量都投入到了解决实体工程建设所碰到的问题上，对基本的水利工程档案管理非常不重视，经常是在工程基本竣工时才召集部分人员对整个水利工程档案进行资料整理，造成档案信息错误、不准确等问题【2】。对档案管理工作的不够重视，严重阻碍了档案管理工作质量的提高，从而影响了工程建设的质量。

3.2未实现制度化管理

水利工程档案管理工作烦琐庞杂，档案整理归档不规范、资料欠缺残损等问题层出不穷，对水利工程档案管理工作质量产生了严重影响。而产生上述现象的原因很大程度上是因为档案管理体制不完善，没有可行的档案管理制度，或制定的制度仅仅是为了应付检查，内容流于形式【3】。另外，单位体系不够健全，组织分工不明确，没有有效的监督机制对制度的执行情况进行制约，从而导致对制度的执行力度不强。最终，档案管理工作松散无力，不能有效发挥对工程建设的保障性作用。

3.3管理人员业务水平不高

水利工程档案管理是一项专业性极强的工作，要求档案管理人员兼有水利工程和档案管理2个专业的业务知识。然而，目前建设单位的档案管理人员对行政档案管理比较了解，对项目建设档案管理没有经验。大部分施工、监理等参建单位均较少配备专职档案员，一般是由新参加工作的同志担任或由工程技术员兼任档案员【4】，造成水利工程档案管理混乱。

3.4基础硬件差，信息化程度不够

水利工程档案的专业性强，涉及的内容多，如水利工程图纸、变更、决算、预算、质量评定、验收等，档案资料的类型更是十分丰富，包含了文字、图纸、照片、音像等【5】，这要求在档案资料收集时，资料提供人员需要配备满足要求的摄像设备和照相设备，档案管理人员在进行资料整理时有电脑、硬盘或光盘等电子设备。另外，对于大型水利工程项目，项目周期长，产生的资料多，建设单位必须设置专门的档案室，并按照标准配齐防虫、除湿、温控和档案存放等设施设备。但是目前大多数水利工程项目对档案管理工作还是实行粗放的管理模式，硬件条件普遍不达标，进而导致档案管理信息化程度不高，没有建立信息化管理系统，限制了档案资料的使用价值和利用效率。

4加强和改进水利工程档案管理工作的对策

4.1加强对水利工程档案管理工作重要性的认识

要加强对档案管理工作的宣传教育力度。一是加强对参建单位的宣传教育力度。组织深入学习与贯彻档案管理工作相关的法律法规、部门规章及相关文件精神，让参建人员认识到档案管理工作在项目建设各个阶段的重要作用和所能发挥的社会效益和经济效益，提升参建人员，特别是档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，激发他们主动做好档案管理工作的积极性。二是加强对档案管理工作的监督检查力度。要建立完善的水利工程档案监管标准，充分利用好稽察手段，实现档案管理工作检查的常态化，用检查来督促各参建单位重视档案管理工作，把做好档案管理工作的责任层层传导，树立档案管理工作重在平时的观念。

4.2加强水利工程档案管理工作的制度化建设

水利工程建设项目投资巨大、建设周期长、参建单位多、归口部门多，因此，水利工程档案管理工作离不开完善的规章制度体系。做好档案管理工作，必须对档案管理工作和工程整体工作进行全盘考量，使其嵌入工程建设管理的活动中，做到领导和专人各负其责，相关部门配合密切，相互协调。如在堤防工程建设中，要贯彻落实业主负责制、建设监理制、招标投标制等工程管理制度，项目法人需要按照上级单位关于档案管理的相关规定对档案资料实施统一管理，设计、施工、监理必须按照项目法人的要求提交档案管理资料。在项目管理过程中，各参建单位要根据国家档案管理的规定与标准，制定符合本项目实际情况的档案管理工作制度，要通过制度文件明确人员的责任，加强配合，建立档案管理网络。与此同时，要加强档案管理人员岗位制度的建设，特别是档案资料的收集制度、档案资料的使用与管理制度等，使档案管理的收集、整理、归档、保管工作都有规可循，为工程项目建设工作服务。

4.3提高档案资料管理人员的业务素质

水利工程档案工作需要专业的人才实施，业务能力强、专业素质高的档案管理人才是确保档案管理工作顺利进行的前提条件。为达到水利工程档案整理规范化的要求，相关单位要加大人才队伍建设力度。首先，要积极组织开展形式多样的水利工程档案管理培训。培训可以采取讲座的方式，由老师授课来传授档案管理经验与技能，也可通过网络课堂、视频资料的形式，组织档案业务人员进行自学。要充分利用先进的技术手段，注重理论与实践相结合，针对不足和短板，进行有目的性的培训，提高信息技术能力和计算机操作能力。做到在学习中解决实际工作中遇到的问题，不断提高档案管理水平。其次，要重视不同地域、不同单位、类似工程项目的档案管理人员的业务交流与合作，通过相互借鉴、相互学习，可以取长补短，提升水利工程档案管理人员的业务素养，进而提高水利工程档案的管理质量。最后，档案管理人员不仅要懂得水利工程专业知识，同时还要具备档案管理知识，更要有爱岗敬业的精神。要在提高档案管理人员业务水平的同时，同步提高档案管理人员的法律意识和职业道德素养，促使档案管理人员在工作中做到主动积极、规范地对档案材料进行收集整理，确保档案管理工作的准确完整。

4.4加强水利工程档案管理工作的硬件建设,提升信息化水平

在水利工程档案管理的过程中，要注重基础硬件条件的建设，如要建设专门的档案管理室，要保持常温，要防火、防潮及防虫等，要配备专职或兼职档案管理人员，对档案室进行规范管理。同时，要在预算中为档案管理工作设立专项资金，用于采购电脑、照相机、摄像机、硬盘、光盘、档案架等设备，为水利工程档案工作提供基础性的保障。另外，随着网络信息化技术的蓬勃发展，新时期的水利工程档案管理工作必须不断进步。使用信息化的档案记录系统代替传统的纸质档案管理系统，利用现代信息化技术，结合高效的信息数据管理手段，进行电子媒介的存档，方便查阅和使用，实施科学化的企业档案信息化建设【6】。这就要求主管单位加大对信息化工作的投入。另外，还要广泛做好对档案管理信息化的普及工作，通过宣传普及，让参建各方了解到信息化的优势与便利，从而改变思想，转变观念，让信息化技术深入人心。

5结语

档案管理工作是水利工程项目建设管理工作的重要组成部分，事关工程的建设施工和运营管理。做好档案管理工作，不仅可以提高工程建设的质量和效率，而且可以为以后留下参考依据。要做好新时代的水利工程档案管理工作，就要提高对此项工作的认识，加速人才培养，建立健全管理制度，利用信息化技术，实现水利工程档案管理对各类水利工程的全覆盖，提高档案管理的价值，促进档案管理工作的不断发展。

【参考文献】

【1】倪自荣,袁兴泽,刘朝辉.水利工程建设期档案管理工作中存在的问题及其对策[J].水利科技与经济,2012,18(11):63-65.

【2】关涛.对水利工程档案管理工作的优化与提升[J].工程建设与设计,2017(9):212-213.

【3】刘盛琴.对水利工程档案资料管理工作的思考[J].科技创新导报,2017(36):167-168.

【4】汪福学,孙宝珍,周昌兵.水利工程档案管理工作探析[J].中国水利,2017(23):52-54.

【5】韩晓华.做好新时期水利工程档案的几点建议[J].档案工作,2019(4):79-80.

【6】赵红梅.水利水电档案管理工作的标准化问题探讨[J].办公室业务,2018(9):80.

作者：高亚君 张豪杰 赵冰清 陈先林 单位：湖北省汉江河道管理局