档案管理中竣工验收备案的重要性

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[摘要]由于在工程档案移交过程中会出现许多问题，而竣工验收备案就会对这些问题起到很好的规避作用，能够敦促相关人员依法办事，并且能够规范业务，是整个验收体系更加成熟。

[关键词]竣工验收备案；档案管理；重要性；规范管理；依法办事

竣工验收是指施工单位按照承建合同规定的城建内容和施工图纸的要求已经全部建成并且自我检验达到施工质量验收规范标准，经过验收部门实地验收通过的，这一最后环节，被称为竣工验收。竣工验收备案对于档案管理有着重要的作用，本文章从工程档案移交中会出现的问题，竣工验收备案对档案管理的积极作用等几个方面就竣工验收备案在档案管理中的重要性展开论述。

1工程移交中出现的问题

1.1不遵守相关规定和协议

有许多单位虽然与有关部门签订了相关的协议和保证书，但在工程移交的过程中为了省事和节省时间，往往会忽略这部分的内容，不遵守相关规定和协议，不按照规定交接，手续不齐全不完整，长期以来，就会造成有些人员懒惰的情绪，甚至有的人员不对其进行备案。

1.2不重视档案的保护工作

虽然已经多次强调档案的重要作用，但仍然有许多建筑施工单位不认真，认为档案管理是浪费人力财力的一项活动，但不难发现，有许多情况都是因为不重视档案的保护工作。有的建筑施工单位在施工完成后很长一段时间都不进行相关档案的移交，造成工程档案移交不及时，在这过程中就很容易造成档案的丢失，损坏以及文件不完整的情况，对后续一些工作也会产生一定的影响。

1.3工作人员不落实，相关机构不健全

有很多单位没有设置专门的档案管理机构也没有配置相关的档案管理人员，这就很容易造成，在工程结束后，员工想要移交工程档案时没有移交的对方，造成大量的档案遗落在员工手上，不利于后期的整理；同时，由于有些单位虽然设置专门的档案管理机构，但由于没有专门的管理人员，造成档案一团糟，虽然档案室存有档案但如果要寻找时，却要花费大量的人力和物力财力，浪费大量时间。在这里，我认为的是，大家应该改变对档案管理员的看法，档案管理员是很重要的工作岗位，并不是随随便便的一个人都可以胜任的，人们要从根本上改变对档案管理员的看法，进而重视档案管理，健全相关档案管理机构，落实工作人员的工作情况。

2竣工验收备案在档案管理中发挥的积极作用

2.1规范了档案管理工作，管理质量得到提高

在2001年7月份，国家建设部了相关规定，要求“列入城建档案馆接受范围的工程，建设单位在组织验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件”等相关文件，正是因为这些文件的颁布施行，才让工程档案的管理更加规范也更便于实行，同时对于档案的移交工作也更加方便，人们也越来越重视。由于以上的一系列措施，也带动了管理质量的提高，国家相关文件，地方也越来越重视，会招收有管理经验和管理技术的管理人员，有了相关的法律规定同时又有了相关的管理人员，管理质量自然越来越好。档案的管理工作也得到了规范，不再像之前的“无头苍蝇”一样进行档案管理。

2.2必须依法办事，提高了档案管理的权威性

档案管理机构依照相关法律规定办事，做到了有法必依，依法办事。各地方响应国家号召，根据地方实际情况颁布相应法律规定，使法律规定能够更好地适应地方具体情况，因地制宜的实施制定，要求各个单位必须履行自己的责任，并且检查监督工作单位是否严格按照时间移交工程档案，实施起来具有可操作性，各级单位层层监督，层层督促，依法办事，使重要档案以及竣工验收档案不再流落在外，使档案整理和保存得更加完备，在无形中也鼓励了相关建筑单位及时进行竣工验收备案的档案管理，提高了档案管理的权威性，真正做到依法办事。

2.3提高档案管理的效率，明确责任主体

单位依照规定进行管理，人员都有各自相应的工作，依照相关规定，有条不紊，提高了档案的管理效率。同时，竣工验收备案当工程出现一定问题时，也有章可循，可以明确责任主体。并且，可以通过竣工验收档案了解竣工资料的完整性，真实性，正确性，并且提出整改意见。

3设置竣工验收备案专门认可文件的关口，实现综合验收的管理机制

工程竣工验收管理程序将工程档案管理也纳入了进来，推动建设工程管理更加一体化，因此，在竣工验收备案时，就有了一个统一的综合的窗口，有效避免了不同机构之间因配合不协调而产生的一系列问题，提高了效率。工程质量评定时要做到六个有：业务指导有城建档案馆、预验收有城建档案馆、竣工验收有城建档案馆、交工验收证明书签字盖章有城建档案馆；竣工验收时有城建档案馆的现场核查工程档案，交工验收证明书有城建档案馆签字及盖章，备案时有城建档案馆出具的同意该工程备案的证明材料，上述环节必须紧密相连，环环相扣，才能真正起到督促、管理、监督的作用。

4结语

竣工验收备案在档案管理中有着重要的作用，不仅仅有利于档案的保护，同时也健全了相关的管理机制，推动管理机制更加成熟，不仅可以应用在档案管理方面，在其他管理方面也可以应用，使档案管理能够得到更大程度上的推广，惠及更多的领域。多部门一起合作管理，提升了档案管理的权威性，让档案找到了自己的“家”，有所归属，让档案的内容更加完整健全，做到了档案管理有法可依，进而让人们进行档案管理有依据性。

【参考文献】

[1]朱桂红.竣工验收备案在档案管理中的重要性[J].中外企业家,2020（09）:134.

[2]王倩.国企档案管理的重要性及有效措施探讨[J].中外企业家,2020（08）:141.

[3]赵丽.基建工程档案管理中的问题及策略[J].城建档案,2020（01）:77-78.

作者：张玉清 单位：济南热力集团有限公司