数字化时代构建档案管理信息化

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摘要:档案管理工作作为高校教育管理工作中的重要组成部分，不仅能够体现学校的管理质量，同时能体现高校的管理能力，全面展示高校发展的管理业绩。分析大数据背景下高校档案管理信息化的意义和高校档案管理信息化过程中存在的问题，提出实现高校档案管理信息化的有效策略。高校档案管理工作必须根据时展的需要不断提升管理水平，全面发挥档案管理工作的作用。

关键词:数字化时代;高校档案管理;信息化

数字化时代背景下，互联网技术被不断发展应用，大数据运算方式已经成为大势所趋。在我国传统高校的档案管理工作中，主要以纸质文件作为数据储存途径，难以适应数字化时代的要求。从客观上来看，受近几年教育政策的影响，高校不断扩招，导致学生数量增大，增加了档案管理工作的复杂性。高校应当根据时展背景，选择更为便捷高效的储存方式进行档案管理。

1大数据背景下高校档案管理信息化的意义

高校档案管理工作作为高校教学管理工作的重要组成部分，实现高校档案管理信息化，不仅是时展的要求，也是高校自我发展的要求。在数据化背景下，信息技术的不断发展，促进信息量规模不断增长，传统的纸质档案管理模式已经与目前高校管理需求不匹配。同时，数据化时代是资源共享的时代，纸质化档案管理工作的局限性不仅在于交流共享功能的缺失，也在于其工作步骤的繁琐。传统档案管理工作中，主要通过人工完成档案收集、归纳工作。工作量巨大且缺乏效率，易出现工作错误。在数据化背景下，采用信息技术可以通过网络进行文件收发，智能化记录入归档档案，提高了档案管理效率［1］。高校档案管理信息化对于高校教学管理的整体工作效果具有积极的影响。

2高校档案管理信息化过程中存在的问题

2.1缺乏对档案管理信息化的认识

随着信息技术的不断发展，档案管理工作被应用到社会各方面。但目前许多高校档案管理人员仍然采用传统的档案管理方法，将纸质档案管理作为主要工作内容，难以适应时展的需求［2］。同时，大部分高校通常将学校建设的重点放在提升教学质量上，而不注重对档案的管理。导致高校档案管理工作优化意识的缺失，不注重对档案管理信息化发展规划的制订。

2.2档案管理信息化建设缺少资金投入

高校档案管理工作具有系统性、全面性、复杂性，而实现档案管理信息化不仅要优化工作形式，也对现有管理工作提出挑战，需要在档案管理工作中投入的资金和设备，特别是高校各类档案较为复杂，需要先进的硬件设备以及软件设备作为开展档案工作的基础。但目前许多高校对档案信息化管理工作的重要性缺乏认识，在实际工作中不注重资金设备的投入，影响了高校档案管理的信息化进程，难以满足现代化教学管理工作的需求，也影响了高校管理工作的效率。

2.3缺乏专业档案管理信息化建设队伍

近年来，受我国教育政策的影响，为培养出更多的高素质人才，许多高校都采取扩招策略，导致学生规模不断扩大，也导致档案管理工作更加复杂。但在目前的高校管理系统中，一些高校缺乏专业的档案管理工作者，大多为兼职人员，他们没有进行过系统的培训，缺乏与档案管理相关的知识，不具备开展档案管理信息化工作的能力和水平。在大部分高校中，档案管理部门与教学、人事部门融为一体，不仅不能体现档案管理的重要性，也使从业人员难以发挥自身的价值，导致档案专业人才流失。

3实现高校档案管理信息化的有效策略

3.1强化对档案管理的认识，设计具体发展方案

为进一步适应现代化高校管理工作，高校必须对档案管理信息化工作加以重视。首先，要强化档案管理信息化建设的意识，不断重视档案部门的作用，将档案管理信息化工作与高校的发展规划相结合，给档案管理信息化建设工作提供总体方向。其次，要从档案管理部门入手，采取合理措施，增强工作人员对档案管理信息化的认识，从实际工作出发，设计出优化档案管理工作的具体方案［3］。为强化相关部门对档案管理工作的认识，需要高校管理部门重视档案管理信息化建设工作。校方可以从教学的总体管理层面出发，分析档案信息化建设对高校总体布局发展的重要性，使学校管理者认识到档案管理工作的重要性。其次，采取合理措施，建立员工交流会或绩效考核机制，强化档案管理部门的工作，深刻理解优化档案管理工作的重要性。再次，提升高校总体对档案管理信息化工作的认识，为档案管理工作的发展进步打好基础。

3.2加大资金投入力度，扎实开展档案管理基础建设

实现高校档案信息化管理，首先，要有先进技术设备作支持，才能进一步开展工作。在管理人员具备档案管理信息化建设意识的前提下，要优化落后的档案设施，通过应用先进管理设施软件，为档案管理信息化工作的有效进行提供保障。为获得更多的资金投入，首先，档案管理部门要提升在高校教学管理中的地位，争取高校的建设资金;其次，要注重计算机设备的更新，充分利用建设资金，更新优化档案管理信息化设备，保证资金的充分利用;再次，要秉持科学化、效率化、实用化理念，对档案管理信息化软件进行升级，构建起符合数据化时代要求的现代化档案管理系统。要重视网络建设，通过流畅快捷的网络技术，保证档案传输与保存的顺利进行。最后，档案管理部门在争取资金与设备投入的过程中，必须保证资金的利用效率，避免出现资金浪费、滥用的情况发生，有效地推动档案管理信息化工作［4］。

3.3强化专业队伍建设，培养优秀档案管理人才

为推动档案管理信息化建设，进一步适应数据化时代的要求，高校必须将专业队伍建设重视起来，培养出一批高素质、专业化的档案人才。只有建立一支高素质的档案人才队伍，才能不断优化档案管理系统工作。在数据化时代，对人才的要求不断变化，因此，档案管理部门必须进一步重视档案人员业务水平与工作能力的提升，适应时展对档案管理信息化的要求［5］。为了更好地开展档案管理信息化建设工作，需要档案管理部门对相关人员进行定期培训。采取合理措施，充分调动档案管理人员的学习积极性，使其积极主动地参与到档案管理人员的业务培训中。在实际培训过程中，管理部门必须先了解工作人员的实际工作能力，选择多种培训方式来帮助档案管理人员提升专业知识。如档案人员对总体信息技术不了解，难以正确操作相关设备时，档案管理部门就可以聘请专业人员进行操作培训，提升档案管理人员的操作水平。当档案管理人员知识结构缺失时，可以引进高素质档案管理人才，对现有人员进行专业知识培训，完善其知识结构，保证档案管理人员具备专业理论知识，能够在档案管理信息化工作中发挥积极作用。

4结语

数字化技术作为高校档案管理的良好载体，有利于实现档案管理便捷化、轻盈化、系统化。同时，数据化时代信息交流与储存方式的改变，加快了高校档案管理工作的信息化速度，因此，高校必须采取合理措施，通过提升档案管理人员意识、人才培养、制度建设等多种措施，推动档案信息化工作的发展，提高档案管理工作效率。

参考文献:

［1］陈军.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策［J］．通讯世界，2019，(07):15－16.

［2］王卓.信息资源共享视角下高校档案管理模式思考［J］．档案时空，2019，(06):15－16.

［3］李冬梅.高校学籍档案管理数字化探讨［J］．山西档案，2019，(02):98，121－122.

［4］赵海杰.普通高等学校本科教学档案信息化建设的问题与对策［J］．汉字文化，2019，(12):183－184.

［5］赖文渊.计算机技术基础上数字化校园网络构建分析［J］．中国管理信息化，2019，(11):174－175.

作者：闫丽侠 单位：长春师范大学