办公室档案管理工作效率提高思考

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【摘要】办公室档案管理水平影响单位发展壮大与效率提升，要高度重视办公室档案管理工作质效的提升。笔者结合自身工作实践，简要论述当前办公室档案管理工作中存在的问题，并提出提高办公室档案管理工作效率的具体措施，以供参考。

【关键词】单位；办公室档案管理；人员

档案管理工作是办公室管理中非常重要的一项内容。高效的档案管理可使档案的完整性得到充分保证，促进档案资料查询和利用效率的提升，将档案在办公室管理工作中的价值最大化发挥出来。现阶段，快速发展的经济与不断提升的技术水平，促进信息技术在各个领域得到深入应用。新时期，办公室管理工作的一项重要内容，即在办公室档案管理工作中，加强应用当前先进的技术，对办公室档案管理工作方法不断创新，从而促进办公室档案管理工作效率的提升。

一、当前办公室档案管理工作存在的问题

（一）办公室档案管理缺乏健全的管理制度。如今，诸多单位在办公室档案管理工作中，因为档案管理制度不完善，而大大影响了档案管理效率。在办公室档案管理工作中，大部分工作单位所制定的管理制度均未对相关管理人员的岗位职责做出明确要求，未有效约束管理人员，进而导致管理混乱的问题发生。当有问题发生时，不能第一时间将责任人确定。与此同时，不健全的管理制度，也导致没有规范化、制度化地要求管理人员，使之在工作中未充分意识到档案管理工作的重要性，对待工作随意，导致较多的疏漏出现，最终让单位整体的工作效率受到影响。

（二）相关管理人员的管理意识淡薄。办公室档案管理工作的核心即管理人员，但通过分析我国现阶段诸多事业单位的办公室档案管理情况不难看出，相关管理人员未树立起较强的管理意识，很多管理人员均是经过教学机构专业培训上岗的，而我国的教学机构往往以“重理论，轻实践”的教学模式为主，如此一来，导致培养出来的档案管理人员同社会实际情况“脱节”，理论基础扎实，但在实际操作上却束手无策，大大降低了办公室档案管理工作效率。

（三）工作人员的专业素养有待提升。很多单位，由于领导者未全面认识档案管理工作的重要性，所以导致工作人员也未充分重视办公室档案管理工作。在部分单位，档案管理工作人员均非专业出身，以至于诸多办公室档案资料未得到妥善保存，长期随意堆放，由于管理人员没有对其进行合理规划和管理，所以具体工作不能体现出很多档案所具备的价值。另外，工作人员缺少较高的专业素养，而以技能不精，难以负责任的态度参与到档案管理相关工作中。办公室的内容繁杂，所以办公室档案管理工作对相关工作人员的要求非常高，如果他们缺乏较强的专业能力，则会让档案管理工作问题频发，进而严重影响办公室档案管理工作的效率。

二、提高办公室档案管理工作效率的具体措施

（一）建立完备的档案管理制度。刚开始建立完备的办公室档案管理制度时，主要领导需充分发挥带头作用，简单来说，就是对档案管理的一系列工作引起重视，且引领相关人员把办公室档案管理工作做好，如设置单独的资料室用以对相关档案进行存放，按照档案内容、性质与重要程度的不同，在资料室中对其进行有序存放，把相应的标签贴上。完成档案整理后，有序储存档案，储存地应选择在高层楼或是较为封闭的区域，且做好警示牌标识，提醒非相关人等不准入内，避免不相干人随便进入资料存放室，造成重要档案资料损坏或被窃取。不仅如此，针对机密性高的文件，管理人员应单独放置，且一段时间后对档案的保密期限进行跟进记录，同时相关人员应随时间变化与机密程度变化，第一时间解密、升密、降密一些文档，对部分无须保密的文件做适时处理，在做好标记后将其放在资料室其他地方。要完成此项工作，必须3人或3人以上管理人员同时在场，且相关地点必须安装监控，以起到相互监督的作用，一旦以后档案出现问题，也有据可查。

（二）加强档案管理工作意识。长时间以来，因为传统观念的影响，大部分单位均未对办公室档案管理工作进行较多的投入与研究，所以导致管理者没有重视档案管理工作中所具备的时代信息。对此，在今后的工作中，办公室档案管理工作人员一定要立足于档案管理理论，将自身对管理工作的认识提高，积极主动去了解单位现阶段的发展情况，并在平时的工作中把档案的收集与整理做好，完成相关工作后，向办公室领导汇报管理的成果。之所以这样做，主要是为了改变档案管理工作者独立的局面，实现优势互补，防止档案管理工作者盲目随意开展工作，让办公室管理的信息结果在单位发展中得到应用，促进档案管理工作效率和质量的提升，以自己的微薄之力助推单位的可持续发展。

（三）提升档案管理人员综合素质。档案管理人员的能力和素质提高，可以不断促进办公室档案管理工作效率的提升。所以，要在固定的时间组织档案管理人员参与培训，使其在最短的时间内掌握丰富的档案管理知识，善于运用信息技术开展工作，可以使新时期办公室档案管理工作的要求得到满足。档案管理人员要积极学习，对数字化技术、网络技术、计算机技术进行认真学习，充分了解办公室档案管理工作的各个流程，贯彻落实单位制定的各项规章制度，确保自身行为规范。唯有如此，才可以有效提高办公室档案管理工作效率，将档案资料应有的作用充分发挥出来。

（四）加强信息化建设，提高管理水平。当前，在办公室档案管理中，要想促进档案管理工作效率和质量有效提高，应促进信息化建设。计算机管理软件为实现办公室档案管理信息化发展提供有利条件。将电子档案的建设有效增强是进一步强化档案信息化建设的有效途径，电子档案就算不能带来实际效益，也可以在服务社会的过程中，将经济效益充分展现出来。在办公室电子档案数量不断增多的前提下，通过科学合理选择计算机档案管理软件，可以促进办公室档案管理工作效率和质量提高。同时在办公室档案信息化建设中，需要结合社会需求，构建档案管理互联网平台，为顺利开展档案管理信息化奠定基础，实现档案使用效率有效提高。

三、结语

综上所述，单位发展过程中，需重点关注办公室档案管理工作，其直接关系到单位的各项经济活动。若办公室档案管理水平较低，则会直接影响到事业单位发展的其他环节，所以需将现阶段部分事业单位办公室档案管理中存在的问题有效解决，促进档案管理工作质量的提升，让单位办公室档案管理的工作效率不断提高。

【参考文献】

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作者：李婧 单位：云南省红河州蒙自市人民政府发展研究中心