强化企业登记档案管理实践思考

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摘要：随着经济社会快速发展，目前企业登记档案呈现数量巨大、管理动态化、利用频繁等特点。萧山区多举措做好企业登记档案管理工作，开展了企业登记档案规范化建设、利用好档案影像系统、探索提高档案查询效率的路径。要强化企业登记档案管理，应当规范电子档案管理、提供优质档案查阅利用服务、推进政府购买档案服务，并保障档案安全。

关键词：企业登记档案；企业登记档案管理；工作实践与思考

企业登记档案指市场监督管理部门（原工商行政管理部门）依法进行企业登记管理过程中，产生的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等不同形式的资料。当前企业登记档案呈现数量巨大、管理动态化、利用频繁等特点。在商事登记改革背景下，企业开办、变更等登记数量逐年上升，企业登记档案数量快速增长。在经济活动中，企业的经营名称、经营场所、经营范围、法定代表人、股东、注册资本等都处于变化之中，因此变更登记频繁；加之企业登记实行属地管理，当企业住所发生变化时，登记档案会从原登记机关迁往新住所所属登记机关。2019年，笔者所在单位杭州市萧山区市场监督管理局办理企业登记档案迁入4264家、迁出2820家。此外，企业登记档案查询需求大，2015年至2019年，区市场监督管理局档案室共提供企业登记档案查询服务30万余次。

1企业登记档案管理工作实践：

以萧山为例一是开展企业登记档案规范化建设。企业登记档案管理作为市场监督管理部门最重要的业务档案之一，其规范化建设一直备受重视。2016年，区市场监督管理局专门成立了行政审批档案规范化管理小组，制定了企业档案移交规范、档案整理指南等规范性文件；并积极开展政府部门购买档案服务，将行政审批档案规范化整理服务工作列入政府采购项目。二是充分利用企业登记档案影像系统。萧山企业登记档案数字化工作起步较早，2003年区市场监督管理局就全面启动企业登记档案的数字化扫描工作。2016年4月，杭州市市场监督管理局开发了新版企业登记影像系统，将原来分散存储在各县（市、区）局的企业登记档案影像数据归总到市局集中存储。区市场监督管理局充分用好这一系统，将每日扫描的档案数字化成果通过增量备份同步至系统云存储中，与其他县（市、区）实现资源共享。三是提高企业登记档案查询效率。2019年，区市场监督管理局在区办事服务中心开设了企业档案查询便民窗口，还在局大厅和区办事服务中心一楼24小时自助服务区分别设置了企业登记档案自助查询机。通过电子签章、图像识别等技术，公众可以快速办理企业登记信息的自助查询、资料打印等业务。2019年8至12月，在自助查询机上实现档案查询185人次，自助打印档案材料733页。

2强化档案管理的若干思考

一是规范电子档案管理。为了让数据多跑路、让企业和群众“零跑腿”，2017年8月，浙江省全面推行企业登记全程电子化工作，通过各地的大力推广和引导，越来越多的申请人选择了全程电子化申报。但在具体工作中，登记部门要坚持需求导向，尊重企业选择，可由申请人自主选择半流程窗口登记。这样就形成了线上线下功能互补的政务服务新模式，由此也对电子登记档案规范管理提出了新要求。首先要做到归档工作重心前移，参照《政务服务网电子文件归档数据规范》，建立并完善相关制度，确保电子登记档案的真实、可信、可靠、完整和可用。其次要探索企业登记档案电子归档与实体归档的关系，实现增量电子档案与存量纸质档案数字化成果互融互通，确保数据的延续性。二是提供优质档案查阅利用服务。企业登记档案利用对象范围广泛，注册登记部门、监督管理部门、执法办案部门及公、检、法、审计机关等在日常工作中均需要查阅利用档案；中外企业及自然人投资、签订经济合同、解决产权或股权纠纷时，也需要查阅利用档案。因此要发挥电子登记档案易于共享的优势，继续提高企业登记档案服务能力；并结合智慧城市建设工作，将企业登记档案利用服务纳入智慧城市建设框架中。三是保障档案安全。保障档案安全是提供档案利用服务的重要前提，在档案管理和利用过程中，可通过多种手段确保档案安全。首先是引进数据加密和安全浏览技术，保证电子档案数据存储的安全性；其次是设置用户分类查询权限，结合不同类型档案利用主体需求，设置相应的查询权限；再次是档案行政部门应该加强对档案信息和电子文件的安全监管，继续做好档案登记备份工作，并完善应急预案。四是推进政府购买档案服务。目前企业登记档案数字化工作与电子档案管理同步开展，档案管理工作量大且专业性强，仅靠市场监督管理部门，难以满足档案管理规范化要求及多维度的查询需求。建议严格按照《档案服务外包工作规范》，积极稳妥推进政府购买档案事务服务，规范并支持档案服务机构、专业机构参与档案事务。特别是对于海量的存量档案，可以通过政府采购档案寄存服务的模式，寻求专业机构支持，缓解基层单位在档案管理上的压力。

作者：唐玲娟 单位：杭州市萧山区市场监督管理局