谈办公室档案管理工作改革与创新

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摘要：档案管理作为事业单位或政府机关发展过程中不可或缺的管理工作内容及工作质量，能够决定单位其他工作内容是否能够正常运行，信息技术水平的提升直接影响我国国民经济的发展档案，对办公室运营来说有着非常重要的意义。文章对办公室档案管理工作的概念和定义进行阐述，找出信息化时代办公室档案管理过程中的不足之处，提出办公室档案管理的建议和意见，并以问题为依据，完善档案管理途径和方法。希望此次的研究能够为办公室档案管理工作的创新提供推动力。

关键词：办公室；档案管理；信息时代

信息时代下，企业及政府部门的办公室档案管理工作出现了显著的变化，办公室工作人员在获取信息时灵活准确。传统办公室档案管理方式缺乏信息技术支撑且方法不够科学合理，致使管理成本提升管理过程变得繁琐复杂，无法使办公室档案管理工作效率得以提升。只有找出传统档案管理过程中存在的不足之处，将信息技术应用在档案管理工作过程中，取其精华去其糟粕创新档案管理方式，才能够对我国办公室档案管理工作水平的提升起到促进作用。

1信息化档案管理工作定义与特点

信息技术的广泛应用为办公室档案管理工作带来了全新的改变和机遇，其中最为显著的便是互联网体系在档案管理工作过程中的应用。信息化档案管理指的是将信息技术应用在档案采集保存管理工作之中。总体来说，信息化档案管理能够打破传统纸质记录的方式，将其转化为数字化记录管理模式。这一工作模式的转变应在档案执行机构的基础上进行。通常情况下，信息化档案管理包括如下特点：第一，信息化档案管理工作的开展应以相关法律法规为依据，这是最基础的特点。在信息化档案工作管理过程中，应该遵循国家相关部门及企业所制定的政策和法律法规。第二，信息化档案管理形式由传统的实物管理转向为技术管理，这是信息化档案管理最为显著的特点，电子档案能够代替以往实质档案，应用在企业的各个部门，这是信息化档案工作开展的首要条件。第三，信息化档案管理能够将网络化管理落实，为办公室信息档案管理路径的创新夯实了基础。

2信息时代办公室档案管理工作中的不足之处

信息时代办公室档案管理工作的开展对工作人员的技术及知识覆盖面有极高的要求，并没有想象中的那么简单。产生这一特性的主要原因并不是信息化时代这一因素，而是信息技术并没有广泛应用在办公室档案管理过程中。也可以说是办公室档案管理工作和信息技术不能够有效融合。当前，办公室档案管理工作过程中存在的不足之处大多是因为管理工作人员专业性不足，未树立正确的信息管理认知，社会环境在不断变化，科学技术水平不断提升，办公室作为企业主要的职能部门，在当前时代应该跟随社会发展脚步，将信息技术应用其中，从而对办公室人才进行全面培养。与此同时，社会环境的不断变化，致使办公室档案种类逐渐丰富，传统办公室档案管理种类单一。因此，信息化办公室档案管理成为了全新的事务，工作人员要在短时间内接受这一事务。因此，在日常工作中极可能出现失误的情况发生，致使档案管理工作凌乱，如果不能提出有效的解决对策，解决上述问题，那么便会对办公室档案管理工作的持续性发展产生非常消极的影响。

3信息化办公室档案管理创新途径

3.1档案管理工作人员的创新

信息化办公室档案管理工作的开展需要具有专业素养的工作人员作为基础。在实际工作过程中，工作人员的创新能力和专业素养作为决定办公室档案管理工作开展质量的主观因素。首先，办公室档案管理人员质量的主观因素。第一，办公室档案管理人员作为工作主体，其个人素养会对档案管理工作质量产生直接的影响。因此，在对档案进行管理时，第一步便是对工作人员进行创新，档案管理工作者的创新应该是由内至外的，对档案管理工作人员进行创新，便是从根本上对档案管理工作进行创新。负责对档案进行管理的工作人员应具备极强的专业素养。因此，应对档案管理工作者进行专业培训，档案管理工作者不光要具备熟练的专业技能。除此之外，还要掌握一些图书管理、管理学等其他专业的知识。在当前时代，档案管理需要以电子信息管理系统为依据。这样一来，要求档案管理工作人员对计算机进行熟练操作，在招收档案管理工作人员时，应提升计算机操作的检验标准，并在人员招聘成功之后，要对其进行计算机操作培训，使其适应日后信息管理工作。企业应积极引进新型人才，例如，刚毕业的学生应对其进行实践训练，将理性知识转化为实践能力，从而为办公室档案管理工作的开展提供新鲜血液。第二，办公室档案管理工作的理念应该进行创新，档案管理工作人员应改变自身工作思维，自主学习计算机等新型档案管理方式，自主找寻档案管理有效模式。档案管理工作人员不光要具备专业素养，还要提升软实力，在对办公室档案进行管理时，管理策略应与时俱进。只有这样，才能够使工作效率得以提升。因此，企业应对办公室档案管理工作人员的管理策略进行创新，带领其学习全新的理念，将新型管理模式引入其中。创新档案管理工作人员时应注意如下两点。首先，提升管理工作人员的硬实力。其次，是档案管理工作人员树立正确地信息管理觉悟。这样一来，能够使工作人员专业素养低下，工作积极性低下的问题得以解决，并使档案管理质量得以提升。对人才进行充分利用，将其能力发挥到最大价值，能够在信息时代下使办公室档案管理质量得到质的飞跃。

3.2建设信息化档案管理

办公室档案管理工作涉及的信息复杂，任务繁琐，需要对涉及的档案进行妥善的管理、归类，从而在下次使用时能够在最短的时间内找到。随着时间的沉淀，档案数量随之增多，致使档案管理工作效率低下，不能够满足企业发展需求。近年来，信息技术不断更新，网络时代飞速发展，办公室档案管理工作有了全新的契机。信息技术在办公室档案管理工作过程中的应用，能够使档案管理工作人员的效率和质量得以提升，不光能够加快信息查找速度，节约劳动力，还能够节省档案存放空间，减少档案管理成本。将信息化档案管理方式和纸质档案管理进行比较，信息化档案管理能够使信息的持久性和安全性得以提升。而科学合理的改革，可以推动办公室档案管理工作的持续发展，档案工作者应在企业的支持下，引进先进技术。可以通过安装安保系统的方式确保档案安全性，档案安全并非独立的，将其与档案管理人员的工作内容相结合，才能够将档案管理的创新得以体现。与此同时，能够将档案通过信息的方式串联在各个部门创建共享性资源平台，以便不同部门对信息进行及时的更新储存。不光能够使不同部门之间的关联性得以提升，还能够有效节约不同部门因信息沟通所耽误的时间，最终达到提升企业工作效率及经济收益的目的。

3.3创新档案管理模式

传统办公室档案管理时存在诸多不足之处，因涉及的文件数量庞大，种类繁琐，在对档案进行归类存放时缺乏系统性的条例，导致文件缺失的情况时常发生。因此，办公室档案管理工作人员应借鉴科学先进的管理模式来使企业信息需求得以满足。传统档案管理模式文件丢失是经常发生的事情。此外，办公人员会因为不能够及时找到所需要的文件对工作的正常运营产生消极的影响，从而降低企业经济效益。除此之外，企业需要通过大量资源查找所丢失的文件，不光提升了档案管理成本，还增加了管理工作人员的压力和难度。因此，科学合理的档案管理模式对信息化档案管理工作的开展有着至关重要的作用。在当前环境下，办公室档案管理工作人员应创新工作模式，针对已经接收存入的文件而言，建立一个完善的档案管理系统，以不同档案的内容及性质为依据对其进行合理分类并为其编排序号，准确存放。针对新收集记录的文件档案管理，工作人员对其进行备份，并采用电子信息系统的方式记录之后进行存档编号。这样一来，在需要查找文件时，并可以采用计算机的方式查找类别编号，在最短的时间内找到所需要的文件。为了确保其安全性，应创建备份系统，预防出现文件丢失的情况对企业经济效益带来损失。在对档案进行管理过程中，会因为特殊的原因导致档案记录模糊，这些情况会对信息档案的安全性产生威胁，对档案工作的开展产生消极影响，因此应该对档案管理方式进行改革，创新档案管理工作人员应明确自身职责。举例来说，接收到新的文件后，应该全面了解其中的信息，确保档案的安全，方法是建立分工制度，明确工作人员的个人责任，科学合理地规划工作内容，这样也能有效地减少文件出错的机会，并在档案管理过程中发现问题后及时处理。

4结束语

根据本文叙述可知,社会形势在发生转变,想要使档案管理工作应跟随时展脚步，与时俱进，就应该将信息技术应用在日常工作过程中，使档案管理工作质量得以提升。办公室档案管理创新过程中，企业管理者要帮助档案管理工作人员树立正确的信息化管理观念，创建信息化管理模式，不断向科学化标准化方向发展。此外，还应该借鉴并引进有效的管理模式，为档案管理工作的正常开展提供支持。这样一来，才能够将信息化档案管理的价值全面体现出来，并为企业经济效益的提升及持续性发展提供保障。

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作者：程帅 单位：牡丹江市人民政府政务信息化中心