政务云下的机关档案管理系统设计

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摘要：随着信息技术和开放政府的发展，档案信息化已成为未来的发展趋势，利用政务云可以提高机关档案现代化管理与服务水平。基于科学、系统、动态、高效的原则，本文提出了政务云环境下的机关档案管理系统总体框架模型及功能设计，以期为政府部门的档案信息化建设提供新思路。

关键词：政务云机关档案管理系统设计

2018年10月11日，国家档案局的第13号令《机关档案管理规定》指出，档案数字化已经成为政府治理和公共服务的经常性业务，机关单位应建立档案数字化常态机制，互联网利用将是机关档案当前的发展趋势。[1]利用政务云平台可以有效提升档案信息化水平。[2]但是，政府部门关于档案的实际工作中存在着各自为政、建设标准不统一、档案数据处理平台落后等现象，致使重复建设、资金浪费、“信息孤岛”和效率较低等问题产生。构建机关档案管理系统设计框架，设定统一标准，可以打破档案数据管理碎片化、主观性强的局面，对各单位政务云平台档案数据进行优化、整合，使之相互融合联通，夯实信息共享基础，节省政府采购资金，提升政府档案管理水平。因此，本文以科学、系统、动态、高效为原则，构建政务云环境下机关档案管理系统的总体框架模型，阐述了系统主要功能模块设计，以期为数字档案管理提供新思路，为建设服务型政府提供有力支撑。

一、系统框架设计

（一）系统设计原则机关档案管理系统是机关部门用户、档案服务者、云计算、数字档案信息资源四者有机联系的整体，机关档案管理系统功能设计也要应需而变。因此，在构建机关档案管理系统时须遵循科学性原则、系统性原则、动态性原则和共享性原则。1.科学性原则。科学性原则指在云环境下进行档案信息化时必须遵循客观规律，体现档案信息管理的特殊性。[3]机关档案管理系统的构建不仅需要设置细致的岗位职责和日志记录，建立完整的规章制度、严格的资料管理制度、部门管理制度和人员管理制度等，还需要考虑到政务云环境下档案资源所属单位的分散性。因此，在实际运行中，机关档案管理系统尤其需要科学的管理，各个单位要对自己单位的档案资源进行合理的控制和共享，这不仅需要明确的规章制度，同时也需要技术上的支持。[4]2.系统性原则。机关部门用户和档案服务者需要突破传统的封闭体制观念，建立机关档案管理专项团队，具备系统规划的思想，建立跨部门的协同合作交流机制。运用云计算进行档案管理是一项复杂的系统工程，只有站在系统和宏观的角度去审视档案管理系统，才能真正提高档案管理工作能力。数字档案信息资源建设必须通过系统规划来保障，这就要求实现资源的跨系统、跨层次、跨地域的无缝链接，进行开放性整合。3.动态性原则。机关档案管理系统在本质上是开放的动态系统，而非孤立的静态系统。随着时间的推移，系统的结构、功能都会发生变化。开发系统的这种动态性决定了在研究系统时应从一个连续的动态发展过程来认识。因此，在设计机关档案管理系统时，应考虑功能模块增加和系统规模扩大等情况。[5]当系统出现变化时，相应的用户需求、档案资源和安全防护策略也要随之不断变化和更新。4.共享性原则。在机关档案管理系统建设时，需要考虑共享性原则中的共有共享、平等共享和安全共享。具体来讲，共有共享是对现有各部门档案资源进行整合，实现档案资源在部门之间共享，使档案资源价值以及效益最大化；平等共享是各部门间平等地查询利用共享的档案资源，同时其他部门积极配合，以更好地满足利用者的需求；档案作为原始记录具有机密性，因此，利用档案资源时应遵循安全共享原则，使共享的档案数据控制在一定范围之内，并利用技术来保证系统存储和传输过程中的安全性。[6]

（二）系统总体框架在全国各地正在推广政务云的背景下，综合考虑机关局域网对档案服务的安全需求以及国家对档案管理信息化的有关规划要求，基于湖北省楚天云政务云平台，本文设计了一个“三平台+四中心”机关档案管理系统[7]，系统架构如图1所示。系统整体架构共分五层：基础设施层、数据资源层、应用支撑层、业务应用层、用户及服务层。1.基础设施层。该层包括电子政务网络、互联网与局域网、服务器设施、计算及存储设备、信息安全措施等硬件基础设施，优先依托楚天云政务平台进行集约化部署建设。该层以统一标准为主线，发挥内部电子政务网络和外部互联网双向循环信息流作用，使档案信息流充分相互流通。2.数据资源层。基于政务云系统资源目录和数据交换，该层可以实现数据资源共建共享，为机关档案服务提供统一的数据支撑；汇聚用户信息库、档案信息库、共享信息库、电子证照库、元数据库等数据资源库，为信息定向传输和形成基础信息资源库提供支撑。3.应用支撑层。该层包括OCR服务、元数据管理、电子印章、容灾备份管理、工作流引擎、用户数据共享、消息服务、数据转换、统一目录管理、全文索引、日志管理、报表引擎等工具及功能，以满足用户多样化多层次的应用需求。该层通过优化和巩固OCR服务、电子印章等常用档案软件应用模块，积极拓展统一目录管理、报表引擎等新应用模块。4.业务应用层。该层分为数据收集平台、综合业务管理平台和机关档案服务平台三个平台，包括机关档案管理平台中各业务办理系统，以实现机关档案办公一体化管理功能，推进收集、管理、归档等应用协同。5.用户及服务层。该层分为外部采集中心、备份容灾中心、历史档案查询中心和现行文件查阅中心四个中心，实现档案数据的收集和征集、对数据库进行备份和容灾保护、提供历史及现行档案的查阅服务等功能。用户通过该层的信息数据前置区域，承担着整个平台的对外服务功能，包括数据库、文件、消息队列、在线填报、离线填报、WebService、Web浏览等交换方式。

二、系统主要功能设计

（一）个人中心个人中心包括协同管理、档案订阅、我的收藏、个性设置功能。1.协同管理：记录待办或已经办理的流程单据以及用户保存的未填写完毕的审批单，用户可以打开待发协同，继续填写或直接发起协同。2.档案订阅：实现档案查询用户对现有档案门类中的已有或新增档案信息的订阅功能。3.我的收藏：类似Web浏览器中的收藏夹功能，档案查询用户在检索到感兴趣的档案条目信息后，可以在查询结果中选择并收藏到个人的收藏夹中。4.个性设置：不同用户可以自行修改个人密码、定义配置项、开机自启动。

（二）档案收集档案收集包括收集与整理、文件上传、文件归档、离线著录功能。1.收集与整理：它是收集待归档数据的一个平台，是待归档数据的集结地、临时存放库。2.文件上传：批量导入档案数据条目，然后通过文件上传功能将扫描加工后的电子文件原文上传到档案系统服务器。3.文件归档：把OA归档的文件或者各部门兼职档案员收集的材料归档到档案库。4.离线著录：为偏远的无法访问B/S网络的用户导出一个数据著录工具包，进行数据的离线著录。

（三）档案管理档案管理包括档案著录、借阅利用、档案统计、移交接收、档案编研、库房管理功能。1.档案著录：档案正式库，主要是用于存储归档后的档案信息。2.借阅利用：对档案实体的借阅申请进行登记并审批，对到期借阅记录进行提醒，并提供到期归还和续借功能。3.档案统计：包括馆藏统计、自定义统计、年报管理等功能。4.移交接收：包括移交管理、接收管理以及移交接收统计，用来统一管理每个用户自己发起的移交单信息并管理该用户权限范围内可以接收的或已经接收的移交单数据。5.档案编研：档案编研是档案部门根据馆藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。6.库房管理：包括3D库房、档案保管、档案销毁功能。

（四）档案利用档案利用包括全文检索、分类检索、编研成果功能。1.全文检索：通过全文检索可以检索条目信息、电子文件信息，并且能够对检索结果提出申请利用。2.分类检索：一种基于目录树的数据检索方式，可以在选定的业务中跨库检索信息资源。3.编研成果：通过查看编研文档功能来查看档案编研管理和档案专题编研中生成且了的编研文档。

（五）系统管理系统管理包括全宗维护、机构用户、权限维护、业务维护、工作流维护、利用维护、电子文件管理、数据安全、系统监控以及其他管理功能。1.全宗维护：定义使用档案系统的所有全宗单位的模块，系统支持多全宗。2.机构用户：用来设置组织的机构层次及管理机构下的用户，用标准的树结构显示。3.权限维护：包括角色管理、功能授权、数据授权、接收权限、表单授权、按钮授权功能，通过集成系统促进平台的功能实现。4.业务维护：包括分类库维护、分类结构维护、结构模板维护、元数据维护、主题词维护、报表维护、库房维护、文件归档配置功能。5.工作流维护：包括工作流管理和表单管理功能。6.利用维护：包括借阅模板设置、索引库管理、全文词库维护、关键词维护、同义词维护功能。7.电子文件管理：包括格式注册、文件服务器和运行监控功能。国家安全保密性单位不允许使用FTP协议，而允许使用HTTP协议，故在系统中增加配置HTTP协议的文件服务器。8.数据安全：包括电子文件校验、水印管理、光盘制作、数据回收站功能。其中，本系统中采用MD5算法实现对文件完整性的校验。9.系统监控：包括流程监控、日志管理、消息管理功能。10.其他管理：包括信息管理、系统参数配置、任务调度管理、系统菜单维护等功能。

三、结语

随着信息技术的发展，档案管理模式的不断创新是必然趋势。本文结合政务云的大环境，提出了一个“三平台+四中心”的机关档案管理系统模型架构，并对系统功能进行了讨论，以期在原有的机关档案管理数字化工作的基础上助力档案管理水平的提高，为各级政务部门建设政务云平台提供一定的参考价值。

参考文献：

[1]丁德胜，邹杰.机关档案信息化建设——《机关档案管理规定》解读之十三[J].中国档案，2019（12）：40-43.

[2]国家档案局.国家档案局办公室关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见[EB/OL]. 

[3]俞志华.高校档案信息数字化策略与方法研究[J].机电兵船档案，2011（6）：56-58.

[4]王上铭.专题档案资源库建设研究[D].南京：南京大学，2015.

[5]祝成.档案信息系统安全防护体系设计原则[J].中国档案，2017（11）：70-71.

[6]孙亚楠.云南省国家综合档案馆数字档案信息资源共享服务研究[D].昆明：云南大学，2018.

[7]周迪.北京市档案馆综合档案管理系统设计与实现[D].北京：北京工业大学，2012.

作者：李贞贞 肖宛如 刘威 单位：湖北大学历史文化学院