博物馆里档案管理工作分析

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档案是人类社会活动的记录，档案管理是对人们在社会活动中形成的文件档案进行积累、收集、保管和利用的过程。博物馆是保护和传承人类文明的殿堂，是连接过去、现在、未来的桥梁。档案管理工作与博物馆都是在记录历史、传承文明、服务社会、造福人民，是党和国家事业发展不可或缺的基础性、支撑性工作。档案管理作为博物馆工作的重要组成部分，是推动博物馆事业发展的重要基石。纵观陕西历史博物馆（简称陕博）的发展，档案管理的重要作用就是最好的佐证。陕西历史博物馆筹建于1983年，1991年6月20日落成开放，是中国第一座大型现代化国家级博物馆，它的建成标志着中国博物馆事业迈入了新的发展里程，从此之后中国的博物馆事业进入了一个快速发展期。笔者在此以陕博为例，对博物馆里的档案管理工作的作用、成效以及如何进一步提升档案管理工作的水平作一梳理，并提出相应的对策。

一、档案工作概况

陕西历史博物馆的档案管理根据工作需求的不同分为综合档案室、人事档案室、学术档案室、陈列档案室、文物数据中心档案室等五个部分，由党政办公室、人力资源部、科研规划部、陈列展览部、信息资料部等五个相关职能部门分别管理。其一，综合档案室。综合档案室设立在党政办公室，是省级二级档案室。全馆各部室于每年4月底之前将归档的文件材料整理收集移交到综合档案室。档案材料主要有：馆发党委和行政文件，公函，纪要，会议记录，各类合同，各类收文，当年获奖证书，奖牌，完工的各类维修施工图纸资料和需要存档的其他资料。综合档案室根据文件形成规律，保持文件之间的有机联系并区分不同价值进行归档整理，统一编号，编写检索工具和卷宗介绍，为后期查阅和利用提供方便。其二，人事档案室。人事档案室设立在人力资源部。保管全馆在职人员、离休、退休人员等人员档案；根据人事档案管理要求：收集、鉴别和整理人事档案材料；建立人事档案名册，办理人事档案查阅、接收和转递；登记人员职务、工资的变动情况。并根据单位人员变动及时核对、整理、归档。其三，学术档案室。学术档案室设立在科研规划部。保管范围主要包括四类学术活动过程中形成的具有保存利用价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录：陕博承担的课题研究、以陕博为主、外协为辅的科研课题，从课题的申请到完成科研成果，进行鉴定验收，申报奖项和推广运用的全过程；陕博学术会议、讲座和沙龙等交流活动；对外学术交流与合作考察、研究课题；陕博专业技术人员学术成果登记和统计。其四，陈列档案室。陈列档案室设立在陈列展览部，是陈列展览工作的原始记录和对陈列展览作品知识产权的确认与见证。保管范围主要包括：陈列大纲（陈列方案），陈列形式设计图，展览实景，展品照片、录像，有关借展、设计、施工的协议书，有关展览的学术文章、书籍、图录、光盘、宣传册；新闻宣传稿、新闻媒体对展览的宣传报道；展览开幕式（议程、嘉宾名单、致辞）及嘉宾、观众参观的文字和影像资料；讲解稿；观众意见；有关展览的文化产品资料；陈列展览总结。其五，文物数据中心档案室。文物数据中心档案室设立在信息资料部柜。保管范围主要包括：文物采集初审数据、及证明相关资料、文物数据的主要指标打印备份、文物数据信息分别进行机器备份、移动硬盘备份、光盘备份。

二、档案工作的作用与成效

多年来陕博通过“分类保管、有序集中”的原则部署档案工作，使得档案材料得到科学保管、合理利用，积极有力地推进了博物馆的整体工作。综合档案室对全馆档案统一管理，对于各部门归档材料的收集范围、归档时间和归档要求有明确的制度和规定。人事档案室、学术档案室、陈列档案室、文物数据中心档案室按照各自职能特点，做好日常档案材料的收集、整理工作。其作用与成效主要表现在：一是作为文化窗口影响力更强。陕博自2017年以来年均接待观众280万人次，现已成为“讲好陕西故事彰显陕西形象”最主要的文化窗口之一，在全国乃至国际上具有较高知名度和影响力。二是人才队伍建设成效显著。在选人用人方面通过科学设置、严格程序、公平公正的选拔与使用人才，其做法主要是：积极引进人才；输送陕博内部人才外出学习；做好后备人才储备工作。选拔任用能干事敢担当有作为的干部，并培养干部人才梯队，在促进干部队伍年轻化等方面取得了重要成效。三是陈列展览屡获大奖。近三年来举办境内展览（馆内展览、全国巡展）50余个，跨境交流展近10个。其中原创专题展览先后4次获得“全国博物馆十大陈列展示推介精品奖、国际及港澳台合作奖”，累计获奖情况在国内文博界创造了纪录。四是文保科研成绩突出。成功申报“馆藏壁画保护修复与材料科学研究国家文物局重点科研基地”“陕西省博士后创新基地”；组织编撰的《陕西省志•文物志》荣获陕西省第十三次哲学社会科学优秀成果（著作类）一等奖；出版发行的《文博》学术期刊成功晋级全国中文核心期刊行列。《文博讲坛》《历博讲坛》等成为业内广泛认可的学术讲座品牌。五是信息资源建设转型发展。积极推进“互联网+博物馆”“互联网+文物教育”计划，探索AI、AR、VR等现代技术与博物馆展示传播相结合。大力发展云展览，特别是2020年肺炎疫情以来，利用陕西数字博物馆云展览平台推出了144个博物馆虚拟展馆、125个数字专题展览、900余件文物云介绍、145个线上专题讲座和省内百家博物馆的线上讲读平台，举办国内首个关于疫情主题的线上展览“陕西省抗击肺炎疫情电子见证物虚拟展”。

三、关于进一步提升档案管理工作的思考

面对新时期、新形势、新任务，档案工作如何在博物馆事业发展中起到更好的助推与支撑作用，笔者特作以下思考与探讨，并提出以下措施与对策。一是加强档案管理人员培养及引进。档案工作具有专业性和特殊性两项要求，搞好档案工作既需要档案管理人员专业能力强，同时还要把政治思想过硬放在首位考虑。档案管理人员必须具备坚定执行党的政治路线，严格遵守政治纪律和政治规矩，在政治立场、政治方向、政治原则、政治道路上同党中央保持高度一致。因为这个岗位对工作人员要求高，陕博专业的档案人员始终缺少，经过多年培养的人才因为工作需要及个人原因不断地转换到其他岗位任职，致使档案部门的工作受到了不同程度的影响。要从根本上解决这个问题，笔者以为陕博应在设置岗位外招及内部人员培养上下功夫，各档案室应保障2名专职档案管理人员，才能更好地开展档案管理工作。因为，人的因素第一，只有科学设置岗位，合理配置人员，积极调动档案管理人员的能动作用，这是档案事业发展的基础。二是加强档案利用编研能力。陕博作为国家一级博物馆，是中国博物馆进入快速发展的标志。在档案编研工作上由于档案人员配备不够、精力不足，制约了档案编研工作的开展，即或开展的编研课题也存在深度不够的问题。博物馆主流是文博科研工作，藏品研究成果丰富，非主流专业关注的人少，科研成果也少。陕博应为每年的科研课题做出规划，拓宽学术视野，应该将档案科研纳入科研规划，制定灵活的奖励制度，鼓励、调动博物馆工作者尤其是年轻人的积极性和创造性，培养更多人关注、了解档案工作，从档案中发掘课题，提升陕博综合学术影响力，把“一个博物院就是一所大学校”的重要指示精神真正落到实处。三是探索智慧档案运用。智慧博物馆是陕博近年来关注的方向。智慧保护是基础、智慧管理是核心、智慧服务是目的。近几年，陕博不断升级运用OA系统实现办公综合管理，极大地提高了工作效率，从而对系统和资源进行了有效整合。但是由于档案工作的特殊性，始终没有实现与馆内OA系统的对接。应尽快开发符合功能要求的管理系统，为推进档案材料的收集、档案查阅审批程序等方面提升档案服务功能，有效运用“数据”从而实现“人”与“物”之间的可视可触，加快档案智慧化进程，从而进一步优化档案管理工作，促使档案工作与陕博快速发展相匹配、相适应。谆谆教导我们:“档案工作确实要由封闭向开放，由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”作为博物馆的档案工作者理应顺势而为，创新工作模式，探索新思路、新方法，我们应该把目标放在“不仅是历史的保存者和记录者，也是当代中国人民为实现中华民族伟大复兴的中国梦而奋斗的见证者和参与者”，紧密结合博物馆内在运行规律和今后发展方向进行思考和探索，切实把档案工作做实、做细、做深、做好，为助力博物馆事业加速发展与腾飞贡献力量。

作者：倪元 单位：陕西历史博物馆