谈信息时代高校档案管理注意问题

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摘要：本文针对高校档案管理工作在开展过程中存在的问题进行分析。根据当前这些问题，提出信息时代背景下对于高校档案管理工作的积极影响和作用，这样有利于总结出信息时代下高校档案管理工作在具体开展过程中应当注意的问题。在保证提高档案管理水平的同时，可以满足信息时代背景下的多样化需求，保证高校档案管理的质量，为档案管理的应用作用和价值发挥提供保证。

关键词：信息时代；高校档案；档案管理；注意问题

如今，我国已经全面进入到信息化时代，信息的高速发展，意味着各种不同类型的信息资源在传输和具体应用过程中，无论是传输效率、传输质量都有了明显的提升。高校档案管理工作在这种形势下，必须要与时俱进，及时进行升级、优化和创新，这样才能够将高校档案管理工作的重要性充分发挥出来。虽然信息化时代的到来，对高校档案管理工作带来积极影响，但是同时需要面临的挑战也不容忽视。只有清楚了解和详细分析高校档案管理工作在信息时代背景下如何实现稳定、高效的发展，才能够提高高校档案管理工作的水平、效率和质量。

一、传统高校档案管理现存问题分析

1.高校档案信息利用率有待提升与传统管理理念下的高校档案管理进行结合分析时，发现很多档案资源都被直接锁在库房，这些信息资源无法实现合理的利用，最终就会导致现有的信息资源严重浪费，无法将这些信息资源的价值充分发挥出来。对于学校的档案管理而言，档案管理工作内容不仅是学校在改革、创新发展过程中的“见证”，还是通过各个不同时期的真实记录，对高校在多个方面的发展情况进行真实的反馈。比如，在教育教学、日常管理工作、以及科研等方面。同时，档案中还会记录学生们的学习成绩，毕业生的学籍档案也会体现在其中。这些档案信息是高校内领导、教师、教职工、科研人员等在教学、实践等诸多活动开展时的重要依据。相关工作人员在日常教育教学工作开展过程中，有的不会主动想要对档案库中的档案进行调取和利用。这种现象一直持续，最终档案信息成为无人问津的存在，被安全“封锁”在库房，档案管理人员也“沦落”成为仓库管理人员。

2.高校档案归档率低文件档案在形成过程中，相对应的管理部门在对文件进行归档时，并没有引起足够的关注和重视，甚至不愿意将文件归档处理。很多人员普遍都会存在一种错误观念和认识，觉得档案信息一旦归档后，想要随意的调取、利用就会非常麻烦。很多文件档案无法实现及时有效的归档处理，久而久之，很多档案也面临丢失、遗漏等严重的问题。

3.档案机构在设置、职能划分方面存在问题在与传统理念下的高校档案管理工作开展现状进行结合分析时，发现档案管理工作在具体开展过程中，最主要的问题就是其受到了档案管理工作体制的限制影响。在对其进行深入分析时，发现档案管理体制在实际应用过程中，除了部分单位文件档案产生数量相对比较少的情况，很多单位对应的文书、档案管理工作在具体开展过程中，其本身就是两个相对比较独立的部门，相互之间并不会互相干涉，也就是现有的单位文书档案管理工作在具体开展过程中，可以直接将其纳入到对应的行政办公室进行统一集中的管理。特别是对于电子文件信息而言更是如此，由于在档案管理过程中，根本没有直接隶属或者是业务领导关系，所以根本无法实现对现有运行文件的过度干预。这样就会直接导致部分电子文件的原始性、安全性等受到严重的威胁和影响。除此之外，在机构的设置以及具体应用过程中，在相关职能的划分方面，其主要存在的问题就是对文档信息管理内容产生严重的制约影响。

二、信息时代对高校档案管理的意义和价值

1.顺应高校档案管理新时期背景下的发展形势新时期背景下，高校在运营、发展过程中，其不仅仅只是现代文化的重要传播者，而且也是优秀文化继承的媒介。高校档案管理工作在具体开展过程中，其主要是通过高校内部自身文化的不断深入挖掘，文化的积累，对高校在发展过程中的整个历程进行分析。在整个过程中，发现其中不仅蕴含着高校从办学至今的所有教育教学内容、知识理论体系等，这也是新时期背景下高校在改革、创新发展过程中的主要依据。首先，档案管理工作在开展时，由于受到信息时代的影响，所以在分类管理方面可以更加细致。各种不同类型的档案形式具有多样性的特征，内容也越来越丰富，数量也在不断增加，对档案管理工作的有序开展具有实质性意义。其次，如今我国已经全面进入到信息化时代，电子信息技术的整个应用和发展一直在不断推进。同时，各种不同类型的新型媒介、载体涌现在大众面前，单个媒介具有非常大的容量。这种形势下，档案管理工作在具体开展过程中，逐渐朝着不稳定的趋势发展，必须要结合档案管理现状，对各种不同类型的电子产品、设备等进行引进和利用，实现个性化的整改和优化。

2.有利于提高高校档案管理服务水平在与如今高校档案管理工作开展现状进行结合分析时，发现现有的各项数据在实际应用过程中，大多数都是一些现代化信息，同时内部包含的各项数据也是比较先进的数据。不仅可以被看作是知识体系在改革、创新发展过程中的重要场所，而且还可以促使高校不断深入挖掘其自身的潜力。在实现信息、数据有效共享的基础上，可以加强对学术的研究，为科研发展提供有效的服务作为支持，这样有利于实现经济的稳定增长。由此可以看出，新时期背景下，尤其是在当前信息化时代下，要对网络建设提高重视程度，将更多先进、信息化管理理念、措施等科学合理的应用到档案管理中，这样不仅可以促使高校档案管理工作的有序开展，而且还可以保证档案信息的先进性、高效性。各种不同类型的信息、数据在实际应用过程中，具有一定的便利性、可靠性，在信息数据的搜索方面也更加便利。这样不仅可以推动高校逐渐成为知识、数据收集和高效利用的重要场所，而且还可以推动其内部网络平台科学合理的建设和利用，有利于提高高校档案管理水平。

三、信息时代下高校档案管理应当注意的问题

信息化时代的到来，意味着信息技术已经逐渐成为新时期背景下的重点，不仅会直接影响到整个时代的发展，而且还会影响到国民经济的增长，对人们的日常生活方式也会产生一定的转变影响。在高校档案管理工作开展过程中，必须要与现阶段实际情况进行结合，对当前存在的问题进行分析，提出有针对性的优化措施，为高校档案管理水平提升提供保证。

1.实现高校档案一体化管理根据信息时代背景下高校档案管理工作的开展现状，发现高校档案管理工作在具体开展过程中，仍然存在很多问题，导致档案管理的整体质量并不是很高，同时管理效率普遍比较低，管理工作在具体开展过程中，缺少全面性、科学性、合理性，要想从根本上对这些问题进行及时有效的处理，必须要在信息化时代背景下，实现一体化的管理。与此同时，在一体化管理工作的具体开展过程中，要对管理人员的意识进行创新，让其可以以先进的管理意识参与到日常管理工作的开展过程中，通过各种先进技术、设备的应用，可以构成全新的档案管理模式。通过科学合理的利用这种方式，有利于实现高校档案管理工作的有序开展，同时还可以为高校档案管理工作的质量提升提供保证。在档案信息的一体化建设过程中，为了保证一体化管理理念在其中科学合理的利用和体现，通常是将文件周期性理论作为其中主要的依据来进行展开。在档案管理工作的具体开展过程中，一般都是直接利用信息产物，促使其可以出现全新的技术手段作为必不可少的重要辅助措施。这样可以实现对现有档案信息内容的制作、收集、保存等各环节的基本要求，推动高校档案管理工作可以逐渐朝着更加全面的趋势发展，将档案管理的作用和价值充分发挥出来。为了从根本上将档案管理的信息化一体化模式应用到实践中，必须要对档案信息内容进行全方位、有针对性的检查和分析，这样不仅可以针对其中存在的问题进行分析，而且还可以尽可能减少档案管理工作在具体开展过程中的基本工作量。除此之外，还要对档案信息内容进行重新的分组和整合，这样做的根本目的是为了保证档案管理工作可以实现一体化，将一体化管理的作用和价值充分发挥出来。由此可以看出，在实践中必须要结合实际要求，提高对档案信息管理的重视程度，同时还要重点关注一体化管理实施过程中存在的问题，这样才能够保证一体化高校档案管理工作的有序开展。

2.满足多样化的基本要求信息化时展背景下，由于社会的多样化，对人才提出的基本要求越来越高，高校在日常运营和发展过程中，其主要目的是为了培养出一批优秀的人才，满足新时期背景下提出的个性化要求。众所周知，高校是培养人才的重要场所，所以在针对高校档案进行管理时，必须要将学生们的基本信息、就业、未来发展等这些因素进行有效结合，这样可以为学生们提供有效的依据作为参考。在信息时展背景下，现代化市场对于人才提出的要求越来越高，需求也逐渐多样化，所以高校在档案管理工作的具体开展过程中，不仅要对现有的传播方式、传播内容等进行优化和完善，而且还要结合实际要求，积极采取有针对性的措施，满足市场动态化的变化趋势要求。在具体管理工作的开展过程中，将多样化的基本要求作为主体，保证各项工作的顺利开展，实现档案目录合理的界定、规划和有效落实。比如，在具体开展过程中，在档案分类管理过程中，可以按照原始、设备以及文件这些不同种类来进行有效的划分，同时还可以将所有分类全部都设计成为对应的基本目录。通过这种方式在其中合理的应用，不仅可以将原始的档案信息记录全部都保存在列表中，还可以根据实际要求对这些信息内容进行检验和分析。设备档案通常情况下，要想实现有效的保存，就必须要经过鉴定分析以及将其购入到对应的资源中，这样有利于实现对高校档案资源合理的管理。文件档案管理过程中，通常情况下，要在其中增加一些规章制度、法律条例等，同时还要在其中体现出部分上级文件等基本内容，这样有利于完善和优化现有的管理内容。在档案管理工作的具体开展过程中，必须要与高校当前的实际情况进行结合，为档案信息的多样化需求提供保证，同时还要档案管理水平的有效提升，这样才能够提高其自身的服务能力。

3.先进管理档案设备的合理引进和利用信息时代背景下，高校档案管理工作要想保证其综合质量、水平的有效提升，就必须要尽可能满足各部门在日常管理、教育教学过程中提出的基本要求。还要对高校的经济发展情况进行真实分析，这样可以将这些综合要素进行有效结合，实现各种先进设备、技术、文件处理器等合理的引进和利用。通常情况下，在高校档案管理工作基本条件满足后，就必须要对内部各种不同类型的设备、设施等进行完善和优化，如计算机、各种硬件、软件设施等。只有对这些基本设施进行全面的升级、改造和优化，才能够保证高校内部档案信息在整个传播过程中具有安全性、稳定性、可靠性。除此之外，还要在实践中对全新的保存模式进行科学合理的构建和利用，如可以引进和利用先进的刻录仪器等。另外，还要与管理现状进行结合，对先进的设备、光盘、网盘等进行合理的引进和利用。在实践中还要定期对计算机系统在实际应用过程中的情况进行分析，保证其内部硬件、软件及时的更新和优化。定期对设备进行检查，提高维修和保养力度，避免设备在运行过程中出现故障。针对信息在整个保存管理过程中是否会出现漏洞等问题进行分析，这样可以为信息在传输、共享等环节的安全性、可靠性提供保证。

四、结束语

高校档案管理工作具有非常重要的意义，但是由于档案管理工作在开展时，整个过程相对比较复杂、繁琐，所以势必会直接影响到高校的稳定运行，同时还会威胁到学生们的未来发展。因此，在高校档案管理工作中，必须要将其中涉及到的教职工个人信息、教育教学内容等档案资源进行科学合理的分类、管理和保存。同时，还要在日常管理过程中，提高这些档案信息资源的整体利用率，将这些档案信息资源的作用和价值充分发挥出来。这样不仅有利于提高档案管理水平，还可以实现档案管理与信息化技术的有效融合。积极引进和利用先进的设备、技术以及基础设施，对现有的管理理念进行创新和优化，为高校档案管理服务水平提升提供保证。

作者：崔洁 单位：郑州旅游职业学院