医院档案管理中信息化技术的应用
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引言
医院档案记录了医院的发展历程，为决策层总结经验和发现问题提供依据，进而调整发展战略，使医院健康、有序地发展。医院档案管理是医院管理工作的重要组成部分，在医疗卫生体制改革，医院的医疗、科研、教学等方面发挥着重要作用。计算机的广泛应用，促进了医院档案信息化的发展，使医院的档案管理向着规范化、现代化迈进，为医院档案资料的安全、有效存储与快速应用提供了强大的技术支撑。
1传统纸质档案存在的不足
传统纸质档案存在内容单一，信息承载量不足，堆放不规范等缺陷。（1）存储和调取问题多。医院在运营过程中形成了大量的档案资料，由于归档不及时，日积月累，形成了数量众多的堆置档案，造成档案无法及时准确地提取等问题。我们可以将存储、调取视为档案管理工作的源头与结尾，在头部工作完善性不足的情况下，尾部工作势必很难精确、高效落实[1]。（2）信息承载量不足。纸质档案信息承载量不足已经是毋庸置疑的事实，针对某个病患诊疗活动中形成的医疗档案，只有简易的统计表是不够的，他很难全面地反映病人病情的变化过程，无法凸显隐匿的关键性信息，临床医务人员不能据此总结经验教训，不利于医院医疗工作效率的全面提升。
2医院档案管理采用信息化技术的意义
2.1助推医院档案管理的创新
多元化、大规模、便捷性是信息化技术的主要特征。信息化技术在新时代医院档案中的应用，实现了相关数据的深度挖掘，有效管理病患、医疗设备、科研及教学等诸多信息，对医院医疗工作的全覆盖，确保信息更新与处理的时效性，提升了工作效率。
2.2提升管理的智能化水平
医院是一个综合性机构，部门众多，要实现对各部门档案的有效管理，需要大量时间与人员。在现代信息技术背景下，新技术应用于档案管理工作，实现了档案的集约化管理，逐步实现标准化的信息收录和查询，使院内工作人员通过网络实现档案资源共享，也使临床医生实现了办公自动化。
2.3实现档案数据的精细化管理
加大信息化建设力度，使医院实现档案精细化管理。应用采集数据、筛查信息及后台处理等形式，快捷、准确地将档案资料归档至各子路径内，为提取档案数据创造便利条件，提升档案的利用率[2]。采用信息化技术管理医院档案资料，有助于提升药品与医疗设备的管理效率，压缩采购成本，为采购和维护管理提供全面、及时的信息支持。
2.4促进各种信息资源整合
档案信息管理系统平台的建立健全，大大提高了工作效率。当科室医务人员录入病患的各项信息时，系统便会启用智能功能，自行总结并产出归档资料，对日期、科室、患者身份信息等进行编码、整合，可使不同部门、科室之间通过网络共享患者的信息，大大提高了工作效率与质量，拓展了管理与服务空间，使档案价值得到充分发挥。
3医院档案信息化管理的新模式
3.1基于B/S设计医院综合档案管理系统
采用当下国际流行的B/S技术结构（即浏览器/服务器）进行设计。B/S结构能冲破时间、地域客观条件的约束，为广大用户提供查询与打印档案的服务功能，适合非计算机专业人员应用。因服务器由管理员统一管理，保证了系统的安全性。系统的总体结构由门户层、应用层及数据层共同构成（见图1）[3]。系统的模块设计及功能实现可以做出如下表述：（1）界面：系统有用户与管理员两个界面，最大限度地分隔用户和数据库管理，之所以将两个界面分开，主要是维护档案数据的安全性。本系统尽管能为用户、管理员提供查询、打印、录入的服务功能，但仅有管理员有修改的权限。（2）管理模块及其功能：不管是用户界面，还是管理员界面，均由13个管理模块构成（见图2）[4]。用户界面的各个档案管理模块均由数据查询、数据录入、数据管理三个菜单组成，管理员界面的管理模块新增了录入数据批量管理这一菜单，利用该菜单可删除临时数据表内的垃圾信息，能够批量化删除用户在限定时间内没有存档的信息，进而维持系统正常运作过程。用户界面两个结算系统的管理模块均有日志、留言及密码管理菜单，不同的是管理员界面还有数据库备份或恢复管理菜单，管理员定期把档案数据备份至本地磁盘内，用来准备恢复系统的使用状态。
3.2建设规章制度
首先，根据相关法律法规及上级档案部门的有关规定，结合本院发展的实际情况，建立档案信息管理配套的规章制度，真正做好、做实制度化建设工作，包括档案归档、借阅、保管、利用、保密以及风险防范制度等。完善医院档案管理人员的培训机制，定期组织相关人员参与业务技能学习与培训活动，增强从业人员应用计算机技术的能力，从而整体提升档案管理人员的职业素养。其次，医院在进行教学、科研、管理、基础建设等各类活动中产生的有保存价值的文字、图表、声像等多媒体资料，明确要求将这些资料均要以数字化形式整合至信息管理系统内，并形成相关制度，实现档案管理的规范化。最后，加大医院现存各类档案及各科室有关资料的整合力度，交给医院档案室统一管理，均以数字化形式存储备用，保证档案资料的完整性、精确性与安全性。3.3档案管理工作要求分工明确（1）构建数字化档案室加大对档案管理工作的规划、组织及协调力度，督导各科室档案管理工作实施情况，落实永久保存与及时提供、利用档案的任务。购置DARMS（文件档案资料综合管理系统）系列档案软件，合理使用计算机与多媒体技术，实现档案管理信息化，以此为基础实现统计、分析、搜索与应用[5]。（2）明确档案室人员的任务和职责科学制定档案管理人员岗位责任制；严格依照相关规范，采集、梳理、分类、鉴别、保存、统计各类档案及有关资料，采用数字化形式统一保管；推行开放利用制度，积极为医院的教学、科研及各科室管理提供档案资料服务；完善信息工作的综合化建设水平，认真落实做好信息的编辑工作，深度挖掘档案的使用价值。
3.4档案立卷归档要及时跟进
首先，严格按照医院各职能部门的分工与职责，建立健全立卷归档制度，逐渐将其纳入医院发展规划，形成规范的管理制度，明确相关人员的职责范畴，力求做到“四同步”，即部署、检查、归纳及检验步调一致。其次，针对已办理完、具有较高存留价值的各类文件材料，要求各职能部门一定要做到完整采集，严格依照年度、类别标准梳理组卷，针对立卷的案卷，若经本部门负责人审核签字领取后，需编写移交清单，并在规定的时间内移交给数字化档案室完成归档。最后，确保信息化档案的规范性。遵照各类档案产出过程的规律，按一定的原则分门别类，为保存与应用创造便利性。明确要求在教学、科研与管理活动中产生的各类档案手续完善齐全，并确保其在长期保管中不出现或少出现折损。针对管理类的档案，应依照问题大小、发生时间或重要性等作出排序；针对不同专题和成套的档案，要依照阶段、结构等进行依次组卷。严格依照规定格式填写每个案卷目录、页码、立卷人、检查人、立卷时间等，要科学准确地划定保管期限，规定案卷题名简明扼要、格式统一[6]。整齐牢固装订案卷，录入格式完善、清楚，设有可供查询的条目。针对全院档案资料，一定要按照全宗整理，同宗的档案严禁出现分散情况，不同宗的档案不可混淆。在设定好档案分类、编号后，相关人员不可依照主观意愿擅自改动。
3.5加大监管力度，提高密级水平
在信息化技术的支撑下，医院要主动强化对档案的监管力度，对资料进行备份管理，避免或减少档案数据遗失的情况。为了更好地维护医院档案的信息安全，应加大对档案信息系统的安全监管力度，合理使用加密技术。通过设置防火墙、管理系统登录权限等方法，提高档案数据库的密级；加大内网独立性及外网加密性的建设力度，对病毒侵袭形成阻碍，进一步提升档案资料的安全性[7]。尤其是在现实工作中，档案管理人员利用互联网查找行业有关信息时，很容易感染DOS、木马病毒等，增加本院档案数据被盗取、删减的概率，这就要求管理人员积极采用事前防范手段，参照档案资料的查阅权限，采用指纹、人脸、复杂密码认证等形式，严格设置登录权限，以防人为操作增加信息化管理系统运行的安全风险。
3.6合理开发利用信息化档案
首先，加大电子档案管理和利用力度，深度开发档案信息资源，充分发挥档案资料的信息功能，创造更大效益。其次，制定配套的搜索与参考工具，比如档案室指南、全宗简介、专题目录、人物及著录卡片等，为相关人员使用档案资料创造便利条件，提高编研工作效率。最后，在使用医院信息化档案时，一定要严格依照规程办理使用手续，填写《登记表》，针对外借的档案，相关人员一定要督促其按期归还，不可向外泄露档案信息，不可出现转借他人的行为。
4结语
档案管理是各级医院管理中的重要内容之一，加强信息化建设力度对医院档案管理工作将会形成深刻、积极的影响，能明显提升医院档案的存管、调取效率，将档案的利用价值发挥到最大化，提升医院综合管理水平。
参考文献：
[1]赵云.“互联网+”背景下如何做好医院档案管理工作[J].兰台内外,2020,8(31):34-36.
[2]谷士鹏.医院档案现代化管理的趋势分析[J].公关世界,2020(18):96-97.
[3]李晓丽.大数据背景下医院档案管理信息化建设初探[J].中国档案,2020,12(09):40-41.
[4]付春雁.医改新视角下进一步做好医院人事档案管理的方法探讨[J].农家参谋,2020,11(18):132+134.
[5]王芳,马起龙.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究[J].兰台内外,2020,41(29):40-42.
[6]杨红.档案意识和档案宣传对医院综合档案室发展的作用[J].临床研究,2020,28(09):197-198.
[7]王永锋.现代电子信息技术在医院档案管理中的运用[J].办公室业务,2020,7(17):76-77.
作者：李嫚 单位：四川省资阳市安岳县人民医院
