谈医院行政档案管理创新途径

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摘要：行政档案不仅是医院行政管理性质的文书档案，更是支撑医院日常各项工作正常运行的理论工具，在推动医院健康发展中发挥着十分重要的作用。本文先分析了医院行政档案管理的重要性，进而对医院行政档案管理过程中存在的问题作深入细致的剖析，最后有针对性的提出医院行政档案管理创新途径。

关键词：行政档案；医院；档案管理；行政部门

医院行政档案包括十分重要且丰富的内容，含有行政机构设置、行政人员任免、相关科研成果及院内所制定的行政法规，对医院的正常运行及医疗服务均产生着较大的影响。近年来随着医疗事业改革的深入，行政档案所发挥的资源价值和指导作用越来越凸显，得到了各级医院充分的重视，可以更好的保障医院可持续发展。在取得较好成效的同时也存在一些亟需解决的问题，如管理信息化、现代化及科学化水平均有很大的提升空间，日常管理工作并未取得最佳的质量，这对医院的健康发展产生了较大的影响。因此，进一步明确医院行政档案管理的重要性，并针对现存问题探索管理创新途径尤为必要。

一、医院行政档案管理的重要性

医院行政档案与常规的档案文件存在较大的差异，其具有三点显著的特点，即经过办理和处理的文件，可以对医院今后发展起到较大作用、属于一定规律的文件。行政档案牵涉到医学资料和医院文化，其管理工作对医院的长远发展具有十分重要的意义，可以得到医院内部充分的重视。医院通过遵循《医药卫生档案管理暂行方法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规可以确保医院行政档案管理的效率与质量。总的来说，医院行政档案管理的重要性集中体现在以下几方面：

1.有助于医院日常管理工作的高效开展行政档案中的人事档案是医院开展人才队伍建设、管理与任免的重要参考文件，是医院人力资源管理工作有效开展的基础条件，可以为医院最大限度优化人才队伍，帮助医院实现人尽其用的用人目标，有助于推动医院的健康发展。另外，人事档案也可以为医院人才优化和评价考核工作提供可靠依据，如果缺乏对这些行政档案的有效管理，势必会影响医院的正常运营，阻碍医院的长远发展。

2.有助于医院文化的积累与传播行政档案中的医院文化与重要的医学资料均是医院的重要资产，可以直接影响和决定医院的发展水平，通过加强行政档案管理力度，有助于医院文化的更好积累与传播。比如，医院临床所积累的病案资料是对诊断治疗相关信息的详细记录，其中的病案记录可以为后续医学教学和科研提供重要的参考资料，帮助临床医师开展更高质量的医疗救治工作。积极开展行政档案管理越来越成为医院提升核心竞争力、提升医疗救治水平的重要手段，必须予以充分的重视。

3.有助于引导医院朝着健康的方向发展医院行政档案详细记录了医院的发展历程，相关的行政档案具有较大的史料价值，可以起到医院文化与精神的传承作用。更为重要的一点是，行政档案中所包含的数据与信息均可以为医院开展日常管理工作、医疗救治工作提供参考依据，确保医院相关决策事务的正确性，继而促进医院健康发展。

二、医院行政档案管理过程中存在的问题

1.行政档案管理意识亟需提升就目前医院行政档案管理情况来看，部分医院对行政档案管理仍然存在认识不清和认识偏差的问题，部分主管部门领导认为行政档案只是抄抄写写的工作，并不需要花费过多的人力、物力去管理，只需要保证不丢失、不泄露即可，未能充分认识到行政档案管理对医院的重要意义，日常管理工作存在松懈和混乱情况。多数的档案室工作人员存在责任意识不强和认识偏差的问题，工作开展过程中未能充分发挥自身职责，并未给予行政档案管理充分的重视，严重时还会出现行政档案文件丢失和泄露的情况，对医院信息保密工作造成了严重的影响。

2.行政档案管理制度亟需健全行政档案管理制度建设方面所存在的问题集中体现在以下几个方面：（1）部分医院虽然已经制定了相关的行政档案管理制度，但实际管理过程中缺乏可行性和可操作性，无法得到有效的落实，分析原因在于制定管理制度时并未遵循医院自身特点和行政档案管理要求，导致与实际管理存在较大的差异，未能发挥管理制度本身的优势；（2）行政档案管理具有长期性和复杂性，尤其是相关的信息筛查、分析、整理与归档更是管理工作的重点和难点，这要求行政档案管理部门要对此项工作有整体的规划，做好统筹协调工作，尤其是需要对其中的管理事项进行细化分解，将具体的责任落实到具体的工作人员身上。但就多数的医院管理情况来看，并未形成严格规范的责任机制，往往在开展工作过程中经常出现“无人管”和“多人管”的情况，即便出现管理误差事件也无法追责，对管理工作质量造成了较大的影响；（3）目前多数的医院均已经构建了监督机制，但这种机制多数来自管理部门内部，由部门内部人员开展定期的监督管理工作，监督管理存在落实不到位的情况，缺乏来自医院管理部门的监管，导致监督管理机制作用未能充分发挥。另外，在监督管理方式应用方面也存在较多的问题，缺乏全过程和动态监管，单纯依靠定期的巡查监管无法实现彻底有效的监管目标；（4）奖惩机制是一种可以激发工作人员积极性，规范行政档案管理流程的有效制度。但鉴于责任机制和监督机制均存在较大的缺陷，因而导致奖惩机制无法有效落实。一方面行政档案管理部门缺乏管理工作质量考核评估，不能全面掌握日常管理开展情况，也未能及时组织相关的工作人员对日常工作重点与难点进行分析探讨，实际工作质量一定程度上受到影响。另一方面对日常工作表现优秀的人员不能进行及时的物质奖励和精神奖励，也未能对工作责任意识不强、管理质量不佳的人员进行处罚教育，导致工作人员工作积极性下降，奖惩机制流于形式。

3.行政档案管理条件亟需完善行政档案管理必须依托于先进的管理技术、完备的配套设施，档案室是医院开展行政档案管理的基地，是开展此项工作的基础。就目前部分医院行政档案室的建设情况来看，无论是在人力投入、资金投入还是基础设施投入方面均存在一定的问题，如计算机设备老旧，室内空调或通风设备老旧。所配备的装订机、复印机、消毒灭菌设备疏于管理，实际使用率不高。另外，部分医院因为受到自身条件的影响，在确定行政档案室空间规划时存在较大的不科学性，档案室内没有设置阅览室，一些设置阅览室的往往自然采光不佳，会存在阳光直射和眩光的情况，对日常开展工作造成了较大的影响。

4.行政档案信息化管理水平亟需提升目前多数的医院因为受到自身条件的限制，并未积极开展行政档案信息化建设工作，缺乏主观能动性。另外，部分医院虽然已经成立了信息化管理部门，但日常工作流于形式，行政档案的收集、分析、整合与归档工作依然是由人工完成，未能发挥信息化管理手段的优势。更为不利的一点是，部分医院所构建的信息资源统一保管库存在较大的技术漏洞，内外部风险防控能力不强，档案管理资源共享平台建设力度和水平均有较大的提升空间。总的来说，医院在行政档案信息化管理方面还存在较多的问题，尤其是技术方面的问题更为突出，值得给予充分的重视。

三、医院行政档案管理创新途径探索

1.强化行政档案管理意识医院行政档案管理是一项长期且复杂的工作，要求医院行政档案管理主管部门和人员必须给予充分的重视。针对医院行政档案管理意识不强的问题，重点需要做好以下几点工作：（1）医院的档案室主管领导要进一步深化医疗改革思想，学习相关的文件精神，认识到行政档案管理对于医院的重要性和必要性，以此转变自身的思想观念，可以积极领导并参与到行政档案管理工作中，营造自上而下的工作氛围；（2）档案室工作人员是开展医院行政档案管理的主体，对开展行政档案管理尤为关键，因而要重视工作人员的思想提升工作。一方面医院要定期组织工作人员参与相关管理知识的学习与培训，构建动态的学习机制和考核机制，尤其是要重点培养工作人员的责任意识、服务意识与工作积极性。另一方面工作人员要从自身作出改变，充分认识到行政档案管理的重要性，树立管理意识和职责，在日常工作过程中充分发挥主观能动性，积极参与到各项管理工作中；（3）医院要发挥自身的领导和统筹协调作用，领导行政档案管理部门和工作人员积极落实工作，确保行政档案管理效率与质量。

2.健全行政档案管理制度制度是医院开展行政档案管理的有力抓手，对保证和提升行政档案管理质量具有十分重要的意义。随着医疗改革的愈发深入，医院在行政档案管理制度建设方面给予了充分的重视，已经基本上形成了系统的行政档案管理制度体系，可以较好的保证医院行政档案管理工作的质量。针对现阶段医院行政档案管理制度建设方面存在的问题，后续需要重点做好以下几点工作：（1）在构建相应的行政档案管理制度时要始终立足自身发展现状，遵循行政档案管理特点和需求，增强相关管理制度的科学性和可操作性，确保可以为后续的管理工作提供制度保障；（2）在责任制度健全方面，行政档案管理部门要根据医院目前的管理现状，对具体的工作内容进行整合分析，明确日常管理中的重点与难点，有针对性的制定管理制度。待管理内容细化分解后，将其落实到具体的工作人员身上，构建责任机制，确保每一项管理内容均可以由专门的人员负责，避免再次出现“无人管”和“多人管”的情况；（3）监督管理可以很大程度上规范行政档案管理流程，优化管理质量，并提升工作人员的工作积极性。针对目前医院行政档案管理监管立足亟需强化的问题，医院需要重点做好两个方面的工作。一方面医院要发挥自身的统筹管理作用，对行政档案管理部门的工作适当干预监管，构建全过程和动态化的监管机制，对行政档案开展事前、事中及事后的监管，并对领导层的工作质量开展全面考核评估，避免在职期间工作存在较大漏洞，引发后续行政档案管理事故。另一方面行政档案管理部门要强化监管力度，对工作人员行政档案信息收集、分析、整合与归档等工作质量进行全面的监管，确保归档信息有充分的真实性、规范性；（4）在开展工作职责落实和监管工作的同时，医院也要重视奖惩机制的构建，构建全过程和动态考核机制，定期对行政档案管理效率与质量进行考核评估。并根据考核评估结果及时组织相关的座谈会，对行政档案管理工作中存在的问题作细致的分析研究，明确后续工作重点。同时，对于日常工作表现优秀的工作人员及时予以精神奖励和物质奖励，给予工作上的充分认可，树立学习榜样，对于日常工作过程中责任意识不强、工作流于形式的工作人员要及时予以批评教育，提升工作责任意识，确保可以营造良好的工作氛围。

3.加大行政档案管理资金投入力度针对行政档案管理基础设施投入力度不足的问题，医院领导层要给予充分的重视，提升对行政档案管理基础设施建设的重视程度。一方面要进一步强化医院财务管理和内控力度，合理规划院内财务使用计划，适当的倾向于行政档案管理，加大行政档案管理资金投入力度，确保相应的基础设施可以得到完善。另一方面行政档案管理部门要重视档案室日常管理工作，重点做好两点工作：（1）在档案室空间规划方面，需要设置方便阅览者查看档案的阅览室，如果条件不允许可以设置阅览桌，并保证有良好的自然采光，可安装窗帘或百叶窗等遮阳装置，室内应设置空调或通风设备，供冬天和夏天使用。另外，还应摆放一定的桌椅、电脑，提供档案检索工具；（2）在档案室物质条件配置方面，可以优先选择封闭式的柜、箱比敞开式的架子、柜、箱的制成材料最好为金属物，以便更好的防火。也可以考虑使用密集型活动的档案柜，原因在于其具有良好的防火、防尘和防光的性能，可以更好的保障医院行政档案的安全。用于档案保管的技术设备包括空调、除湿机、通风设备、装订机、防盗与防火报警器、复印机、计算机等，医院要根据自身情况来配置。

4.推动行政档案信息化管理进程信息化管理已经成为医院行政档案管理的发展趋势，对提升医院行政单位管理效率与质量均有十分重要的意义。在行政档案信息化建设方面，医院要重点做好基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设五方面的工作。一方面要强化档案信息网络系统和档案数字化设备的建设力度，借助大数据技术开展档案信息的收集、分析与整合，提升行政档案信息的数字化。另一方面档案信息资源建设是档案信息化建设的核心，主要包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集与接收，数据库在其中发挥着十分重要的作用。因此，要积极推进档案数据库与网站的建设工作，并在此基础上实现行政档案信息的共享。

5.行政档案管理队伍水平亟需加强行政档案管理工作属于一项服务性工作，对医院日常管理、医疗救治均有十分重要的意义，这要求从事此项工作的人员必须有服务意识和较强的专业基础。医院在开展行政档案管理队伍建设工作过程中需要重点做好以下几点工作：（1）行政档案信息化管理也是成为档案管理的发展趋势，因为档案信息化人才队伍建设工作必须得到充分的重视。医院不仅要着手培养档案专业人才，而且要着手培养计算机专业人员，确保医院在开展行政档案管理工作中有既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才；（2）责任意识和服务意识提升也是后续医院加强队伍建设的重要工作，通过定期开展相关的培训活动来增强工作人员的责任意识和服务意识，提升工作积极性，确保可以积极参与到日常工作中；（3）在提升档案工作人员的业务技能方面，要积极开展工作质量评估、能力考核等相关工作，评估程序要严格遵循国家有关法律法规的规定，一些较为专业的行政档案应由专业的技术人员来负责，确保行政档案管理的针对性与专业性。

四、结语

行政档案管理在推动医院可持续发展中发挥着十分重要的作用，医院要给予充分的重视。针对行政档案管理过程中存在的问题，要重点从行政档案管理机制完善、强化行政档案管理队伍建设力度、推进信息化管理等方面着手，以此确保行政档案管理工作可以高效开展。

参考文献：

[1]郭强.医院行政档案管理存在的问题及创新途径[J].中国卫生产业，2018

[2]王雨.医院文书档案管理有效途径的创新探讨[J].办公室业务，2017

作者：丛莉 单位：青岛市即墨区人民医院