人力资源管理的人事档案管理运用

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【摘要】面对日益激烈的竞争，企业在发展过程中应该重视人力资源管理，从内部管理规范中提升企业的管理质量，人事档案属于人力资源管理的重要内容，在人力资源管理中占有非常重要的地位。人事档案管理主要是对企业人事资料的整理、保存、分析、鉴定、统计等，将每位员工安排在合适的位置，体现出员工的重要作用和价值。本文主要结合人力资源管理与人事档案管理之间的关系，分析了人事档案管理的重要性，探讨了人事档案管理在人力资源管理中的重要应用。

【关键词】人事档案；重要性；信息化

传统的人力资源管理效率较低，对档案的分析与整理不够，管理方式采用模糊管理，不利企业发展。随着时代的发展，在企业人力资源管理过程中，人们更加重视其重要性，逐渐将管理模式向着精细化的方向发展，发挥了人力资源管理的重要作用，为企业的发展注入动力。很多企业对人力资源中的人事档案管理不够重视，没有意识到人事档案在人力资源管理中的作用，这使得档案保管不够规范，档案利用率低，对于员工的入职、升职、退休等工作没有发挥应有的作用，这些都是需要解决的问题。

一、现代人力资源管理与人事档案管理的关系分析

现代企业中，人力资源管理主要是对人才的合理开发、配置和利用等方面进行研究，使其可以在企业中发挥应有的价值，促进企业完成生产、销售等任务。人力资源管理，会涉及很多的学科，如管理学、心理学、社会学等。企业在用人的时候，会对人才进行岗前培训，对人才进行职业生涯发展规划，并对人才的业绩进行考核与评估，满足企业对人才的需求和要求。在企业发展过程中，人才的支撑是基础，也是企业人力资源管理的主体和客体。在市场竞争中，人才的竞争也是非常激烈的，企业人才的流动性不断加强，人才流失越来越严重，对于企业发展不利，因此应重视对人才的管理，人才的管理水平。在企业人力资源管理中，人事档案管理主要是工作人员的信息、资料等进行管理，从而更好地考察员工，对员工进行更合理的安置，这是录用和使用的非常重要的依据，在人事档案管理工作中，发挥着非常重要的作用，可以发挥人力资源管理的职能，推动人力资源的配置，可以有效地对人力资源管理进行预测。因此，在企业发展过程中人力资源管理和人事档案管理是协调统一的。

二、加强人事档案管理的重要性分析

首先，人事档案是企业在人才的选用、用人非常重要的依据，是人力资源开发的重要工具。通过人事档案管理，可使企业的管理者对这些人才有更深刻的认识，可以详细掌握每个人才的优点和缺点，优化人力资源管理机构，使得人才结构可以更合理。另外，通过利用人事档案，管理者可以从人才的年龄、技能、政治面貌、专业等方面进行分析，在人才利用过程中可以做到人尽其才、合理配置，使得人力资源管理更加规范合理。其次，人事档案管理工作，对人才的培训和培养有非常好的促进作用，使得人才可以快速地适应企业，发展自己的技能，更好地为企业服务，成为企业需要的人才。新形势下需要整合人力资源，保证各项工作都可以正常开展，企业的各种业务和工作也逐渐细化，这些都对人才提出了更高的要求，不同专业的人才都是企业所需要的。利用人事档案管理可以加强对现有人才的培训工作，使得人才具有更多能力，可以适应企业对不同工作开展过程中的需求，提升人才的综合能力。在对人事档案统计和数据分析过程中，可以了解人才的各种优点和缺点，有针对性地提升人才的素质。人事档案的利用，可以促进人才合理的流动，调动员工的积极性。因此，在人力资源管理工作中，人事档案管理是非常重要的一部分，是人力资源管理的重点。最后，人事档案管理的有效利用，人事档案管理的规范性，有利于对企业中的人才需求进行预测。在实际应用中，通过对人事档案信息的整合，为企业人才利用提供有效的信息，使得管理人员可以更清楚地认识到企业的人才缺口，人才如何配置，提升岗位设置的科学性，提高人力资源管理的效率。一方面，企业中环境的变化，对于人才的需求也发生了非常大的变化，企业利用人事档案进行分析，可以对企业中人才缺口进行掌握，这样可以更好地从外部招聘，或者从企业内部尽心培养。另一方面，通过人事档案的利用，可以更好地进行人力资源发展规划，在引进和储备人才过程中可以防止成本浪费，保证人才的引进是企业发展所需求的。

三、人事档案管理问题分析

（一）人事档案管理重视度不足。当前，在人事档案管理工作中，还存在着片面化的认识，认为人事档案管理不够重要，从而导致人事档案管理工作滞后不前，不能跟随时代的发展步伐，难以发挥人事档案管理的重要作用，人事档案管理方式急需改革。一方面，一些单位的人事档案管理工作中，管理流程不够规范，管理职责不够明确，导致人事档案管理不能达到预期效果：另一方面，在人事档案管理中，由于不够重视，因此投入的人力资源、资金等不足，严重影响人事档案管理的质量。在这种情况下，人事档案管理没有发挥应有的价值，不能有效地服务于人力资源管理。

（二）人事档案管管理手段落后。传统人事档案管理工作中，档案管理的方法和设施比较落后，信息技术利用率不够高，不利于提升人事档案管理的效率。一方面，人事档案管理系统的功能较为单一，在工作中只是简单地记录，无法更好地利用这些信息资源，对这些信息数据进行加工；另一方面，一些单位数字化管理效率低下，采用的是纸质方式进行档案管理，不利于提升档案管理的效率。

（三）人事档案利用价值不高。档案管理的目的最终是要服务企业，要合理地利用这些档案才能发挥出其重要的价值。然而当前在很多单位中没有重视到对档案的有效利用，这就失去了档案管理原有的意义。另外，一些单位在人事档案管理中，只是简单记录人才的年龄、政治面貌、文化程度、工作经历等基本信息，没有详细了解人才的素质、心理健康状况、需求，不能反映员工的真实情况，因此没有发挥人力资源管理的合理配置作用。

四、人事档案管理在人力资源管理中的运用

（一）建立完善人事档案管理制度。人事档案管理工作中，应不断完善和健全制度，建立信息化的资料库，这有利于对人事档案的查询和管理，提高操作效率，并实现对人事档案的分类和整理。在精细化管理过程中，分开管理企业在职人员和非在职人员，对人才的招聘、提拔、离职等环节进行合理的安排，重视引进高素质人才。对非在职人员的退休、离职、去世信息等情况进行保管和分析。在管理中，可以逐渐解决档案中存在的资料不齐、资料重复，工作效率低等问题，档案管理人员应该提升服务意识，提高自身的专业管理能力，从而更好地为企业服务。在人事档案管理中要对在职人员和非在职人员档案进行详细的核查、统一管理，提升管理的效率。

（二）规范人事档案分类系统。当前，企业在人力资源管理工作中，其方式和内容与以往有非常大的差别。在管理工作中应做好档案的整理和分析，反映员工的详情，这可以在使用过程中作为非常好的资料和依据。在收集信息过程中，需要对这些数据信息进行定性分析和定量分析，提高人事档案管理的创新性。当前在人事档案管理中需要及时补充已有的信息，删除重复信息和无意义信息，通过整理与更新，体现出人事档案的价值，也反映出工作人员的态度和思想水平，对人才的兴趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，为人才在评选荣誉称号、反映工作业绩以及保险与职称评定等方面作为非常重要的数据依据。在人事档案管理中，应不断提升管理的规范性、人性化与可操作性，提升人力资源管理的效率。

（三）完善人事档案信息管理系统。数字信息时代的发展，对于档案管理工作来说是非常大的契机，建立信息化管理系统刻不容缓。首先，应建立完善的人事档案数据库，分析和整理数据，整合资料数据，使得这些数据信息可以在企业人力资源管理中得到运用。其次，通过先进的信息技术强化人事档案信息化建设，加强人事档案工作人才的交流与服务，实现资源共享。最后，利用先进的数字技术，实现人事档案的数字化处理，提升档案的准确性，保证档案的真实性，有效提升档案管理的效率。

（四）提升人事档案的利用价值。企业不权要重视人事档案管理，更要重视对这些人事档案的应用，体现出人事档案管理的意义和价值。首先，在人事选拔过程中，丰富与优化人事档案，将人事档案作为人才选拔的重要依据，丰富人事档案内容，增加人事档案价值，保证企业可以录用更多高素质，思想政治觉悟高，专业能力和心理健康状况良好的人才。其次，在人事档案管理过程中，工作人员应积极转变思路，在人事档案管理工作中应不断创新，积极主动做出改变，使得人事档案可以更好地为企业提供服务。

五、结语

总之，人力资源在企业日益竞争的环境中发挥越来越大的价值，人事档案管理作为人力资源管理中非常重要的组成部分，其价值也不断提升，人事档案管理在企业中发挥的作用越来越大。因此，应该采用新的人事档案管理理念，总结经验，利用新的技术和方法，提升管理人员整体素质，促进人事档案管理质量的提升。

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作者：刘军 单位：大足石刻世界文化遗产旅游开发区管理委员会