谈共青团档案管理现状及优化对策

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共青团是广大青年在实践生活中学习共产主义思想文化的学校，作为党的得力帮手与后备军，自诞生之日起，就背负着在中国特色社会主义建设的伟大实践中，培育有理想、有道德、有文化、有纪律，能为伟大建设事业贡献聪明才智的接班人，始终努力地为共产党输送新鲜血液，为国家培养优秀的青年建设人才，最终加快推进社会主义现代化步伐的使命。据统计，截至2017年年底，我国共有共青团员8124.6万名，其中，学生团员有5795.1万名，无疑是整个共青团体中的生力军。2016年11月，共青团中央和教育部联合下发了《高校共青团改革实施方案》（以下简称《方案》）。《方案》要求各大高校共青团遵照“凝聚青年、服务大局、当好桥梁、从严治团”的工作格局，发挥其作为党组织联系青年学生的纽带和桥梁作用，团结带领广大青年学生按照党的要求努力成长为中国特色社会主义的合格建设者和接班人。而高校共青团档案能直接反映团员青年在校期间的学习工作情况，是青年团员思想政治教育的载体和推优发展入党的重要依据。一个完善的高校共青团档案管理制度有助于建设更加充满活力、更加强健可靠的高校共青团。

一、高校共青团档案工作概述

高校共青团档案工作主要包括有关团的各类文书档案、团务工作档案及团员档案，通常由学生所在学校的人事部门或学生管理部门统一进行管理。依照1980年共青团中央组织部的《关于团员档案管理的暂行规定》，团员档案的构成内容包括团员入团志愿书、组织鉴定、团内奖励决定、团内处分的调查、本人检查和组织决定。档案已经成为现今社会发展中最具备参考价值的文献资料之一，是国家机构、社会团体组织以及个人在各项社会活动中直接形成的有价值的史料凭证。一份完备的共青团档案不仅有助于高校的校园文化建设、教风建设，还起着增强组织凝聚力，促进青年团员理想信念、精神状态、综合素质全面发展的作用。而目前的高校共青团档案管理大都局限于管理团籍档案及文书档案的狭义模式，并没有真正激发档案活力，未能有效起到服务学生成长成才的作用。

二、高校共青团档案工作现状剖析

1.档案管理环节失于规范，管理人员水平不足。规范档案管理制度是做好档案管理的基础保障，但现阶段很多高校的共青团档案管理工作不够规范严谨，缺乏统一的标准和要求，档案分类归档不明确，导致档案胡乱堆积。这样的档案既影响翻检与调卷，也不利于提高档案利用率。有些即使有制定好的标准规范却缺乏实施力度，档案管理人员缺乏责任意识，使之仅仅流于形式，并没有真正落实到位，导致档案材料的完整性与真实性得不到保障。再者，许多高校对团组织不够重视，没有聘请专门的管理人员，而一般由辅导员教师或学生团干部担任，他们缺乏专业的档案管理技能，难以有效将档案整理归档，造成整体归档工作滞后。

2.档案管理人员流动性大，缺乏责任意识。一般来讲，高校团组织的基本机构为团支部、分团支部（团总支）、校团委。其中团支部设置一般以行政班级集体为单位，下设书记、组织委员、宣传委员等职位。班级团支部书记通常由各班选举上任，协助做好团员管理工作，配合做好新生团员组织关系转入、发展、本支部团员统计等工作，并负责做好本团支部的各项活动记录。但这些推选出来的团支书，每学年轮换，流动性大，加之本身又缺乏专业的档案管理知识，很大程度上影响了档案的管理水平。有些班级团支书因其本身思想觉悟不到位，责任意识不强，任职期间尚未能真正了解团的根本思想与核心要义，只懂上传下达。开展了班级团内活动却不重视记录，缺乏档案意识，导致活动材料的遗漏或缺失。等到上级检查材料时便弄虚作假，这样的材料上交到上级团委，最终整理出来便是一份不真实的档案材料。这样的材料容易迷惑上级组织对基层团支部的了解，难以掌握团员青年真实的政治素养与政治觉悟水平，也无法有效坚定团员青年听党话、跟党走的信念。

3.档案信息量匮乏，档案记录内容及形式单一。现行的团员档案记录的内容主要还是两书一证以及团内的奖励决定和处分调查，信息量相对匮乏，历史材料居多，缺少个性化内容。基层团组织对共青团宣传力度不足，团内活动参与渠道单一，未能有效激发团员青年参加团内活动的积极性，没有全面地反映出团员青年的综合素质。这就不利于高校有针对性地对团员青年进行教育引导，没能在深度上、广度上挖掘出其本身应具有的作用，更不足以成为社会选人用人的标准。

4.档案管理方式落后于时代的发展。现阶段，大多数高校的档案管理方式仍局限于纸质版的记录与保存，这样的手工操作方式容易导致档案堆积、丢失。由于管理人员冗杂多变，且水平不一，使得档案储存形式变化多样，缺乏系统性，给查阅造成阻碍。很多材料更是形成了“以藏为主，重藏轻用，保守封闭，被动服务”的管理状态，没有发挥其应有的育人功能。相比较于当下高速发展的互联网时代，这样的管理方式显然落后于时代。

三、改进建议与措施

1.规范档案管理过程，配备专业档案管理人员。一般档案管理工作主要包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索等环节，各大高校可以结合自身实际情况，对这几个环节加以删减增补，完善档案管理制度。针对档案管理的各个环节定下工作执行标准，各项工作事无巨细力求纵向到底、横向到边。明确岗位职责，任务与责任落实到个人。《方案》规定，支持团组织按照团章独立自主地开展工作，高校校级团委应当单独设置，已经合并或归属其他部门的必须给予改正，并合理界定区别于其他部门的工作职能。为了提升共青团的档案管理工作水平，高校相关处室有必要指定一名档案人员，专门负责本部门档案收集、整理和移交工作。同时还应当建立专门的档案室，增设档案管理部门以及配备齐全的硬件设备，对档案资料进行系统管理。此外，建议建立管理监督机制，设专人定期检查档案的完整性与有效性，及时查缺补漏，定期验收档案管理工作。

2.加大档案管理经费投入。各高校共青团应对团予以重视，增强对档案管理的认识，加大管理经费投入。提升硬件设施，如升级改造档案室，增设档案数据库，建立防火防盗的维护系统，保障档案的安全性；积极引进先进科技管理设备，探索开发科学管理技术，做好档案管理工作。如增设人员和科室较为困难，建议设立专项经费，采取购买服务的方式，聘请有资质的专业公司负责档案整理立卷工作，同时对之前尚未数字化处理的档案进行数字化处理。

3.整合多元信息平台，激发档案活力。《方案》提出，要紧紧围绕保持和增强政治性、先进性、群众性这一基本要求，着力突出基础制度创新和组织活力提升。为适应时展，各高校共青团应积极探索现代化管理模式，推进共青团档案数字化科学化管理。通过综合信息利用和数据资源共享，努力实现高校共青团各级组织间工作审批、指令、信息交流的科学层级化和有效扁平化，精简会议、文件以及简报。把团内活动以规范化的形式及时、完整、多元地记录在案，可将记录分为基础工作档案和利用工作档案，如此有利于提高档案的利用率，并定期检查更新信息。积极促进高校共青团将“第二课堂成绩单”发展成为学校人才培养评估、学生综合素质评价、社会选人用人的重要依据。依托新媒体平台，打造网上传播互动矩阵，指导和推动工作运行。积极利用微博、QQ、网站、微信公众号等现代信息化平台宣传团的思想理念，充分利用好青年之声等信息平台，帮助广大青年团员解决难题，实现人生价值。利用智慧团建等拓宽档案管理渠道，及时对团员信息进行更新汇总，扩大有效工作覆盖面，让广大青年团员共同学习团内知识，了解团内动态，更有利于广大团员参与到共青团的建设中来，让共青团更加充满活力。

4.建立“自上而下、自下而上”的双向档案管理模式。档案管理仅仅依靠管理人员，难免有失真或遗漏。若能自下而上地发动广大青年师生一同参与到档案的管理中来，则事半功倍，能使档案管理相对快捷高效。在《关于加强新时代党建带群建工作的意见》等制度文件的背景下，高校的共青团档案工作需要建立健全新时代党建带团建工作机制，对此有必要以档案工作为载体，把团的建设纳入党的建设总体规划和考核制度安排。同时，加强组织宣传，让团员青年了解档案对其成长的重要性，激发团员创造积极性与记录积极性。在大学入学阶段，增强团员的档案意识，让团员学生有档案意识、规范意识。让团员青年珍视自己的团员身份，增强政治思想觉悟，以党为荣，坚定不移地紧跟团的步伐，向党组织迈进。动员青年师生们广泛地参与共青团工作的建设、决策、实施、评议的全过程，定期以多种形式召开面向高校青年师生的专题会议。在高校党委的领导下，以学生社团及相关学生组织为外围延伸手臂，引导学生团员自我管理、自我教育、自我监督。

四、结论

高校共青团应充分发挥其特有的思想教育功能、组织建设功能、人才聚集优势，对档案管理工作给予充分重视，并尽快优化工作程序。尽快完善档案管理制度，在此基础上，加大档案管理经费投入。组建专业的档案管理人才队伍，结合线上线下双线管理模式，积极探索新型多元信息化管理渠道，借助互联网平台加强对共青团工作理念的宣传与指导，帮助广大青年学生树立远大理想，最终实现共青团服务青年成长成才的伟大目标。

参考文献

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作者：王晓雪 单位：广西团校