城建档案管理现状及应对策略探讨

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一、城建档案的重要作用

城建档案主要是在城市规划、建设、发展、管理过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像、图表等多种载体的文件资料,是建设工程的有机组成部分，承载着人们的城市建设构想，是建筑技术、建设经验等智慧结晶，在城市发展和管理等过程中有不可替代的示范、参考、利用价值。

二、城建档案管理的现状

1.城建档案形成单位档案管理意识不强。在城建档案形成过程中，一些建设单位习惯“重建设、轻档案”，关注点都集中在实体建筑物上，对档案工作并不重视，建设单位移交档案也只是为了竣工备案和办理产权证需要。因此，收集的档案资料质量不高是普遍存在的问题，制约了城建档案管理部门管理工作的顺利开展。

2.城建档案管理人员大龄化严重。由于城建档案管理工作本身的边缘化，加之工作内容单调、琐碎，所以不招年轻人喜欢。目前，从事城建档案管理的工作人员中很多是其他部门转岗过来，年龄偏大，所学也非档案专业，对档案管理工作缺少系统的专业理论知识与实际操作经验；有些甚至不能熟练操作计算机、新网络技术。因此，虽然他们工作主动性也很高，但管理能力跟不上新形势，降低了城建档案管理工作效率。

3.城建档案信息化建设长期落后。一直以来，由于政府没有认识到档案信息化在城建档案事业发展中的重要性，以致财政对城建档案建设投入不足。这造成了城建档案信息化过程中应用软件、设备基础缺乏，技术也长期落后于其他档案工作同行。对新接收、保管、管理的档案做不到实时接收，所谓的电子档案实际上只是纸质档案同步电子化。所以，这不是真正意义上的开展城建档案信息化工作，仍没有跟上城市化建设发展的进程。

4.城建档案利用服务效率低下。目前，城建档案利用服务还是保持传统方式，即查询人带有关证明和资料到查档窗口现场，待工作人员确认后再手工登录、检索，等查询到需要查询的档案，再一页页地打印的模式。这“封闭”式服务过程等候时间长，利用效率低，已满足不了新时期社会组织及社会大众对城建档案多样化的需求。

三、城建档案管理途径

城建档案作为城市建设的真实记录，是城市建设、管理、运行中的信息支撑、依据，记录了一个城市的过去、现在，也是一个城市文化的体现。

1.规范档案形成单位档案管理意识。城建档案是建筑工程建筑过程真实的记录，从立项到竣工，建设、勘察、设计、施工、监理等每一家单位在每一个运行环节都投入了大量的精力。如果建筑物出现质量问题，可以从档案记录中查找到原因，档案资料具有不可替代的质量责任监督作用。因此，城建档案管理部门要加强与档案形成单位沟通、管理、督查，让他们重视档案资料收集、管理、归档工作，健全档案管理制度，确保归档资料完整、准确、规范、及时。

2.提高城建档案管理人员的综合素质。城建档案管理工作中，人是具体执行者和参与者，是影响档案管理工作质量高低，推进档案事业发展、进步的重要因素。新形势下，面对涉及专业性更强、领域更广、内容更复杂的城建档案管理工作，这就需要管理人员拥有更高的职业精神和职业素养。（1）转换管理观念。时代在发展，要求在提高。这就要求城建档案管理人员要转变工作作风，进一步提升超前服务、主动服务理念。管理人员要结合新形势发展，破除“甘当配角”的观念，对传统的服务模式与服务方法进行完善、改革与创新，让城建档案服务工作立足“服务”且多元化、社会化、全方位服务。（2）引进专业人才。城建档案管理部门要围绕城建档案管理岗位实际需要，制定科学的人才引进计划及人才培养机制，通过提供公平晋升机会、提高薪酬待遇，鼓励更多的年轻的专业人士进入档案管理岗位，促进城建档案管理队伍综合素质提高。（3）重视多元化培养。城建档案管理过程中，涉及政治、经济、生活、文化等方方面面，这就要求管理人员除了具有丰富的城建档案管理专业知识，还应具备一定的信息技术、网络技术等其他新专业技能，具备快速处理问题、组织语言文字表达等能力。因此，城建档案管理部门要引入、定制个性化的培训教育工作模式，将各个专业从广度和深度上充实人才队伍。

3.加强城建档案信息化建设。随着信息技术飞速发展，城建档案管理工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体档案，管理对象从档案转变为信息，城建档案信息化建设已经成为不可逆转的发展趋势。（1）建立城建档案信息化管理制度。城建档案工作是在档案信息化背景下开展城建档案管理工作。因此，首先要建立健全信息化管理制度，规范信息化管理流程，解决城建档案信息化工作推进过程中不同层次及不同领域间标准、规范不一致、不兼容问题。（2）研发城建档案信息化应用系统。城建档案工作的信息化建设，是循序渐进融入社会和政府信息化整体进程的动态过程。在这个过程中，除了要不断更新硬件设备、基础软件等信息化建设工作开展必需的基础设施，还要研发一套档案信息资源管理、共享、安全保障及方便利用的应用系统。

4.提升城建档案管理服务水平。管理的目的是为了提供更好的服务。城建档案管理部门要坚持“为人民服务”宗旨，与时俱进，把新思想、新理念注入管理过程中，不断提升服务水平。（1）重视部门间的沟通协调。城建档案管理机构在深度挖掘城建档案潜在价值作用的同时，应当加强与建设系统相关部门及横向部门间的协调，尤其是加强财政、大数据管理等资金审批、信息化合力部门的支持。让这些拥有权力、深谙技术的部门了解城建档案开展信息化、数字化的重要性、困难，以寻得财力、技术上的支持。这既能提高办事效率，又减少行政运行成本。（2）加速城建档案接收、利用智能化。在全面推进城建档案管理工作信息化、数字化的基础上，结合工作实际情况，加快开发“建设工程档案在线报送系统”；逐步完成档案利用不受时空、地域限制的“传统查、网上查、现场自助查”三结合的查询方式，实现让数据跑、群众和企业少跑或不跑的目标，进而促进城建档案管理智能化提升。（3）简化城建档案办事流程。城建档案管理人员要在确保工程档案验收、移交事项办理依法合规的前提下,积极推进便民高效流程改革。开展档案验收“容缺受理、告知承诺”改革试点工作,实现当场办结档案验收事项,实现建设工程档案验收“最多跑一次”的改革目标。（4）推进城建档案整理工作社会化。加强培育档案中介服务市场，提高第三方从业人员的业务能力，鼓励资料专业人员向中介机构转型,助力建设单位完成纸质档案收集、整理及数字化加工，提高档案质量，实现“专业的人做专业的事”。从源头上减轻建设单位的压力也促进城建档案管理部门管理工作有效开展。

5.推进城建档案法制建设。城建档案法制化是城建档案工作的立足之本，也是促进城建档案事业稳定发展的保障。在日常管理工作中，城建档案管理工作人员要加强城建档案法律、法规、业务标准的宣传，对不按规定、不按要求移送档案的单位进行排查、检举，并向主管机关提出处罚建议，使城建档案管理工作有法可依。只有纳入国家法制管理轨道，才能使城建档案管理工作更好地服务于社会。城建档案管理工作在城建档案事业发展的进程中，会遇到各式各样的瓶颈，我们要大胆想象，谨慎论证，找出更多的创新、发展的方法,为城建档案管理工作注入新活力，让城建档案在城市记忆视角下创造出新的价值内容。

参考文献

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作者：陈飞君 单位：宁波市建设数据和档案管理中心