论述科技档案管理的质量与利用

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一、提高业务人员对科技档案归档的认识

大多数人认为科技档案管理的工作只是档案人员对科技项目资料的整理，与业务人无关，其实不然。首先要了解什么是科技档案。科技档案管理在企业、事业单位和在城市建设工作中都是一项技术基础工作，为科技生产活动提供技术条件,为组织管理工作提供信息依据,是生产技术管理、科研、设计管理或城市建设管理等的一个组成部分。其管理机构通常为档案室或档案馆。国家或专业主管部门的科技档案馆是科学技术事业单位，代表国家或专业系统收集和保管需要长久保存的重要的科技档案的基地。在更大范围内组织和开发利用科技档案信息资源，实现科技档案信息的社会共享。科技档案管理是从累计资料到资料管理，包括鉴定、分类、整理、立卷、保管等多个步骤，以及归档后的档案利用。这是需要业务人员与档案人员共同参与进行的。提高业务人员对科技档案归档的要求、规范的认识，可以从科技项目的开始就有目的地对重要资料进行收集、分类等工作。积累、管理、利用，这三者的关系是紧密相关的，积累是基础，管理是手段，利用是最终目的。只有前期工作做得到位，资料等收集齐全，基础才扎实可靠，管理起来也是顺理成章的事。因此对业务人员普及科技档案归档的要求规范，是提高科技档案管理质量的地基。

二、档案人员应深入科研项目从始至终参与归档过程

俗话说隔行如隔山，档案人员面对科研项目里的各专业领域知识，不可能完全能够理解，对于科研项目的操作流程也不如业务人员来的熟悉透彻。因此档案人员想提高科技档案管理的质量，需要深入科研项目的每个过程中，不断地收集、整理资料，了解项目的具体实施过程和内容。档案人员参与到科研项目中，还能指导业务人员归档的规则与具体的组卷、排序、装订等细节问题。这样能提高档案人员和业务人员的沟通及配合，使科技档案的归档程序能够有序开展。

三、搞好科技档案管理标准化，严格要求科技档案基础工作

各类档案都有国家制定的行业标准，这就是做好档案管理工作的规范和准则。每一个企业、部门都应制定相应的档案管理标准。科技档案有专业性、种类和类型的多样性、成套性、现实性这些特点。以海洋系统为例，科技档案的种类包括专项档案、船舶档案、基本建设档案等，根据不同类别的科技档案，制定符合本单位实际情况的档案管理标准细则。统一内容、排序组卷、页码、装订要求等，打好科技档案基础，能使整个单位的科技档案格式统一、整齐有序。

四、做好档案系统工作，提高档案利用

档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案中的信息，满足其需求的行为过程，也是档案信息潜在的利用价值得以实现的过程。档案是否得到充分利用，很大程度都取决于档案系统中全引目录是否准确无误、一目了然，让档案利用者在需要查找档案的过程中通过模糊查找、关键词查找，轻松简便地找到其所需要的档案目录，并通过目录找到实体档案，从而体现档案的利用价值。

五、结论

综上所述，要提高科技档案管理的质量与利用，需要从源头和根本出发，提高归档的前提和基础质量，并普及档案知识，加深科技业务人员对归档工作的认识度及重视度。做好规范的档案归档制度，制定符合实际情况的档案管理标准细则。完善档案系统的检索，提高科技档案的利用，使档案自身的价值得到最大发挥。

作者：蔡梦凡 张春艳 杨帆 单位：国家海洋局东海信息中心