计算机技术在档案管理中的应用

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一、在档案管理中应用计算机技术

1.1目录管理。这是档案管理系统中的核心内容，通过目录管理可以对存储于数据库中的目录数据直接进行操作，实现对档案的快速检索和整理，不仅能够满足档案工作的需要，还能提高工作效率。数据库的开放性很强可以自由地对档案进行删除、增加、更改等操作，而且还为管理者和使用者提供了抽词、列表、编码等多种辅助输入功能，更方便档案的管理工作。而且档案检索功能的实用性较强，具有较高的查准率和查全率，可以为管理员和使用都提供更全面、更快捷高质量的查询服务。具有强大的编目功能，提高了使用的灵活性。

1.2档案数字化。可以实现档案信息的全文存储功能，管理人员通过目录进行管理，把档案的文字信息、视频信息、图像信息等各种信息集成于目录数据中进行管理。当对档案信息进行操作时，可以通过目录数据为检索入口，利用浏览功能实现档案信息的全文检索。它包括档案数字化、光盘记录、图像管理等。

1.3档案管理网络化。应用计算机网络技术实现档案管理网络化，通过通信线路和通信设备，可以对分布于各地的独立的计算机、终端等进行档案管理操作，实现了档案信息的资源共享，很大程度的提高了档案管理工作的效率。

二、运用计算机技术管理档案的要求

2.1档案信息原文件：（1）著录。这是在计算机内输入档案信息的前提，对档案内容和形式特征进行记录、分析和选择的过程，检索结果的质量直接受其影响。对于一些不能满足全文存储条件的，需要将档案文件制作成二次文献卡输入计算机，这样可以实现非全文检索；（2）主题标引。在对档案文件进行审读和分析，了解档案文件的主题内容后，使用规范化的主题词将其表达出来。在存储档案信息时由档案标引人员为档案文件建立主题词，标注后将其纳入检索系统和检索工具。在检索档案信息时，查询者也要根据所要检索的文件内容的主题来确定检索范围，通过主题词标引才能查找到自己需要的档案信息。

2.2系统分析的准备。全面、准确的系统分析可以使计算机系统发挥最大的功能服务于档案管理工作，可以使经济效益最大化，所以需要对系统分析予以足够的重视。首先要明确系统所要解决的问题和途径，选择合适的计算机实现信息的优化处理，为了提高服务质量，需要经过调查、研究、讨论后确立最优化的方案。首先要确定系统目标即系统功能；然后对系统可行性进行分析，要从数据、硬件等各方面进行深入的研究后提出对策；最后对系统的有效性进行评估，使系统的价值充分的得以体现。

2.3提高队伍建设。随着档案管理工作的信息化发展，对档案管理工作人员的要求有所改变，需要聘用大量的信息处理、分析和研究人员，数据库生成与维护人员以及运行维护网络环境人员，需要计算机软、硬件各方面的人才。另外，随着计算机的普及，整个社会和技术进步，档案管理工作中也会遇到一些新问题，所以需要及时对档案管理人员进行培训，建立高素质、结构合理的档案管理工作队伍，以适应社会发展的需要。

三、结语

在科学文化、经济建设事业的飞速发展的信息时代，利用计算机技术管理档案是档案管理工作发展的必然趋势，具有快速检索、存储量大、查找方便、保密性强、成本低等优点，是传统手工档案管理无法比拟的。既能够提高档案管理工作的效率，又可以促进档案管理部门正规化、科学化的管理，使其能够更好地服务于国家、社会和个人，有利于促进社会经济的发展。

作者：殷丽红 单位：龙井市社会保险事业管理局