浅谈电子档案管理

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一、当前电子档案管理中存在的问题

1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段，档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏，造成了在选购软件时没有变别能力，从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。

2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性，一旦被更改就无法识别。电子档案形成后，在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中，档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样，就使得电子档案便于修改和复制，没有正本和副本的差异，也不会有多次原始稿本记录的出现，由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在，文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定，这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。

3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代，对于任何人来讲，其都可以自由进入因特网，在很大程度上造成了大量文件在网络的和流转，而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。

4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看，电子档案管理的基础和前提就是实现标准化，但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状，并没有从全面利益出发，协调发展、统筹安排，造成了各行其是的局面，从而阻碍了档案电子化的发展。

二、完善电子档案管理有效对策

1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况，不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性，不断改进电子档案信息服务工作，并有效提高电子档案信息化服务的质量。

2.提高电子档案信息的安全性。当前电子档案管理最为关键的一个问题是档案信息的安全，档案部门要提高安全意识，有效地利用现代化网络安全技术，比如加密、防火墙等技术，保证网络的安全，保证电子档案信息的安全。另外，采取有利、有效的方式，完善对电子档案进行便利和安全的管理。由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上，并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理，因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房。档案部门和相关工作人员要不断地进行实践，完善电子档案管理信息服务安全性能，保证档案信息在利用中的安全性。

3.建立健全电子档案信息服务体系。构建档案数据库，通过基础数据的开发利用，整合电子档案相关信息数据来开展档案咨询业务服务。二是建立提高电子档案信息资源体系，做好电子档案信息资料的归档、整理，整体开发和综合管理档案信息，实现资源共享。三是运用好现代信息技术手段，为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。

4.不断培养电子档案管理方面的专业技术人才。各单位和主管部门领导要高度重视档案管理工作，加强对档案管理人才专业技术的培训工作，培养电子档案管理的现代化人才。还要不断的吸收档案管理方面的人才，发现善于档案管理方面的人才，抓好电子档案管理人才队伍建设，储备电子档案管理人才，为做好电子档案工作奠定良好的基础。

作者：蔡国庆 单位：黑河边境经济合作合作区采购中心