金融企业档案管理数字化研究

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一、档案管理数字化具有重要的意义

1、档案管理数字化对于传统档案管理具有一定的优势

伴随着档案管理数字化的发展，档案管理数字化的优势开始逐渐的显现出来。与传统的纸质档案及音像档案相比，数字化的档案具有以下几方面的优势。首先，档案管理数字化可以节省大量的存储空间。其次，档案管理数字化可以延长档案储存的时间，数字化的档案对于保存环境要求低，通常情况一个电子设备就可以储存一个图书馆的档案。第三，档案管理数字化，可以方便档案的备份，提高了档案管理人员的工作效率，提升了档案的检索效率及利用率。

2、档案管理数字化是社会发展的大势所趋

在科技高度发展的现今社会，传统的纸质档案及磁性档案已经远远跟不上时代的步伐，满足不了人们快节奏的生活方式。传统的纸质档案及磁性档案管理需要耗费大量的人力、物力及财力，同时存储档案对环境要求很高，不但需要大量的空间，还需要确保一定的温度、湿度等条件，对于传统档案的检索，虽然工作人员已经通过编号进行了索引，但是面对大量的档案检索文件仍然是一项巨大的工程。数字化的档案，通过扫描、人工及拍照的方式将传统的档案转化为数字化的档案，不但节约了存储的空间，同时也提高了检索及维护的效率，适应了现代社会的需求。

3、档案管理数字化对于档案的传输有一定的优势传统的纸质档案及磁性档案，通常情况下会存储在图书馆、档案馆及一些存放档案的地点。实体档案的检索需要到这些存放档案的地点才能检索，本地实体档案的检索还相对比较方便，但是，异地实体档案的检索就非常的不方便了。数字化的档案已经通过技术手段转化为数字信息，并存储在电子资源中，这就方便了档案的检索及查阅，可以通过网络实时传递，不但节约了成本，还可以达到资源的共享。

二、档案管理数字化的实践方式

1、在全社会普及档案管理数字化，形成整体性的数字档案管理系统

档案管理数字化需要全社会各行各业的人员树立档案管理数字化的意识，并在行动中践行档案管理的数字化。档案管理数字化由传统的纸质档案转化为数字档案的过程是一个艰巨的任务，需要耗费大量的人力、物力及财力，同时还需要耗费大量的时间和精力，因此，需要全社会各行各业共同的努力，共同为档案馆理数字化尽一份力。社会各行各业可以在进行档案管理的过程中，将实体档案与数字化的档案一同存储，这样档案馆在管理中就可以省去转化的工作，极大的提升了档案管理的效率。企业在发展数字化档案管理时需要注意将数字化的档案采集、档案查阅及档案管理三个系统综合管理，提升整个企业档案管理的水平，数字化的档案采集系统是整个数字化档案系统的关键，只有采集档案的准确才能确保查阅及管理的准确性。日常的档案管理系统是维系整个数字化系统的重要渠道，数字化的查阅系统可以确保数字化档案查阅的高效率性。

2、制定具有科学性及合理性的档案数字化建设制度

档案管理的数字化需要有一定的制度规定做保障，每个单位、每个部门都需要制定科学的合理的档案数字化的建设制度，需要统一部门的数字化文档的归档标准、档案数字化的技术指标、档案数字化的查阅标准、档案数字化的安全制度、档案数字化的更新和销毁标准及移动存储的管理制度等等。通过制定制度，来规范整个企业及部门人员数字化档案管理的行为，相关部门及人员需要严格遵守建立的制度，促进档案数字化的合理、健康发展。

3、实施档案管理的数字化需要着重注意档案安全的管理

实施档案管理数字化对于实体档案的保存及传输有重要的促进作用，不但方便了同城档案文件的传递及管理，对于异地档案文件的检索及管理更是节省了大量的时间，为档案管理的大量性及传输性提供了方便。但是，在如此方便的前提下产生了一个重要的问题，就是档案管理的安全性问题，数字化的档案的传输及应用需要借助一定的网络机制，伴随着网络的发展，一些不安全性因素逐渐产生，如电脑网络的病毒、黑客的攻击、网络漏洞造成的隐患等等问题，这些都严重影响了数字化档案的安全传输。因此，做好数字化的档案管理需要注重档案安全的管理，采取访问控制、系统漏洞定期扫描、病毒的防护及档案信息加密等手段。

三、档案管理数字化对于金融企业业务创新的启示

1、用档案管理数字化的创新理念武装企业档案管理的创新

我国随着经济的发展，必然会形成大量的金融企业的档案，这些档案在一定程度上以数字的形式记录了企业发展的成功与失败的脚印，反映了一个企业发展的经验及教训，并从侧面反映出了一个企业所受到的党和国家政策的影响。我国目前急需要档案管理的创新理念来指导企业的档案管理工作，适应不断发展的社会形势。目前，我国金融企业档案管理存在管理观念陈旧、方法单一、满足于现状及不思进取的问题，许多企业的档案管理沿用以往传统的观念，缺乏创新的激情与动力。思想是实践的先导者，只有做到思想方面的解放及观念的创新，才能实现理论的创新，实践的创新、因此，我国金融企业要想改变这种状况，需要以创新的思想为动力，改变固有陈旧观念，突破旧的档案管理模式，树立创新的理念，积极的探索金融企业档案管理的新方法、新思路；要在继承弘扬传统的基础之上，大力推进与时俱进及开拓创新的精神，创新档案管理的管理方式、手段及机制，促进金融企业真正实现档案管理工作的创新发展。

2、金融企业档案管理的创新需要进行档案管理方式的创新

伴随着全球经济的突破性发展，大量的国际性资本在金融市场上流动，这种流动造就了大量的金融企业档案管理工作，金融企业要想抓住数字化档案管理发展的机遇及挑战，就需要在档案管理方式上创新。首先，需要促进管理模式的创新，促进金融企业管理方式及手段的现代化发展，牢记金融企业档案是企业的经济效益及社会效益的一部分，主动推进企业金融档案管理的发展。其次，要促进管理手段的创新，数字化的档案将逐步取代传统的档案成为整个档案事业发展的主要方向，要促进金融企业档案的收集、归档、检索、整理、分类及编目由手工向现代化推进。最后，要促进各个金融机构间的交流和沟通，实现金融机构档案管理的网络建设，改变目前金融机构数字档案各自发展造成信息不畅的问题，在确保金融机密的前提下实现企业间档案工作的分工协作、资源共享。

3、确保金融企业管理人员素质的创新与档案管理创新步伐一致

档案管理随着经济的不断发展，其工作的内容也在不断的发展，无论是服务的内容、服务的手段还是服务的质量都在不断的发展，为了适应这一发展趋势，金融企业的档案管理人员需要提升个人的素质，使自己成为一名复合型的金融档案管理人员。首先，需要不断提升自身的政治、经济及文化水平，在适应经济形势的前提下，提高档案工作的质量及水平，不断的学习市场经济新的理论知识，加强对邓小平理论及三个代表重要思想的研修，培养爱岗敬业的精神，强化自身的职业道德修养。其次，需要重视知识结构的更新，不断的学习先进的现代管理、科学技术及技能。最后，要注意将档案管理的工作与实践的活动相结合，将新的经验成果应用到实际工作中，促进金融企业档案管理及利用相结合。

作者：张芳 单位：德州学院