房地产档案管理论文

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一、档案管理现状及存在的问题

1.登记归档存在的问题

（1）档案库房紧张

随着房地产市场繁荣，房地产档案发展速度也是惊人的，据调查，档案数量急增，大部分区县库房容量日趋紧张，各类房屋登记档案保管期限均为永久，随着近年来，房地产交易量剧增，档案数量只增不减，有的区县档案为了缓解库存的压力，将档案存放在不同的库区，影响查询、管理效率；有的存放在临时库房，保管条件不符合库房标准；有的堆积在库房过道，存在安全隐患。就我县，载止到2013年底，房屋登记档案已突破13万卷，每年新增给1.0万卷，而库房建筑面积不到75m2，因荷载不够不适合做密集柜，急需增加库房来容纳新增的档案。

（2）档案数字化进程不一

现在大部分地区的房屋登记档案已完成历史档案数字化，但是历史档案数字化进程各地参差不齐，市级以上的区域基本完成历史档案数字化，多数县级历史档案数字化还在进行中，因技术原因尚未完成数据整合，还需要分别查用不同的系统才能查询档案情况，简单的查询要多个软件互相核实验证，影响办理效率和档案信息的查全率、查准率。档案管理数字化建设是一项不小的投入，就我县，为推进档案管理数字化建设，先后投入资金55万元，其中：硬件投入13万元，软件投入42万元。但因政府要求统一采购，低价重标，现在发现了很多质量问题，比如扫描件不清晰，漏扫，目录与实际不符，扫描件挂接错误等，严重影响了档案数字化进程。

（3）档案数字化存在很多历史问题

档案数字化要对历史纸质档案进行整理，并将房屋信息补录到房屋登记管理系统，建立电子登记簿，再将纸质档案扫描形成电子档案数据库关联到业务数据库，才可以通过系统查询业务数据库、档案数据库、电子登记簿。在档案整理、数据补录、建立历史数据电子登记簿发现了许多历史问题，如档案遗失，房产证号重复编，档案资料没登记房产证号，档案资料不全，面积计算不正确，结构、总层数、所在层数、座落等信息错误等历史问题。

2.登记资料利用存在的问题

（1）房地产管理信息系统有待统一，规范对外利用形式目前，房屋登记信息的历史数据尚处整合阶段，查询工作大多依据房屋登记信息查询系统，结合人工分析判断后出具正式结果，但建设部目前还没有统一的房地产管理信息系统，各省各地区房地产信息管理软件也是各自引进，证明格式五花八门，有的地方还人工查询出具证明，人工查询出具证明会出现人为因素干扰，无法保证登记证明的严肃性与权威性。比如福建省三份之二的市、县采用了福建省翔升房地产管理系统，有的引进外省的房地产管理系统，就三明地区就有三套不同的房地产管理信息系统，给实现资源共享、房屋信息联网带来很多麻烦。

（2）登记信息查询管理有待提高，规范对内利用管理

目前，多数房屋登记机构对房屋登记信息查询权限是放开的，只要是本单位工作人员，就可以在房屋登记信息系统中使用姓名（或名称）、身份证号等身份信息作为唯一查询条件查询房屋权利人（含所有权人、抵押权人、抵押人等）房屋登记信息，没有权限的设置，并能使用查询功能搜索到的结果，任意调阅电子档案，导致信息外泄的可能性存在。

二、对策与设想

1.加大投入，改善保管条件，优化库房

房屋登记档案库房的建设和改进需要大量的资金才能得以实现，但是房屋登记档案管理的资金主要来源于政府的支持，要想改善库房就需要政府相关部门的重视，加大投入，首先要让政府部门意识到房屋登记档案不仅是权利人证明权利的法律凭证，也与人们的生活息息相关，在城市、住房保障、房屋普查、法院诉讼、国家税收、户藉管理、个人信息管理等方面发挥着重要作用，档案规范化管理的前提就是要有相应配套的硬件设施，库房便是最重要的硬件。另外向政府相关部门推荐到档案库房标准规范的省级、市级房屋登记部门学习交流，引起政府重视，得到政府资金上的支持，加大库房建设投入，优化库房，改进现在库房紧张的局面。

2.选择专业的档案数字化机构来加快档案数字化进程

要加快历史房屋登记纸质档案数字化进程，选择优秀的档案数字化专业机构完成档案数字化，一方面房屋登记部门要积极主动向同行中了解做得好的档案数字化机构，邀请参与投标，在投标文件中设置相当比重的业绩分避免那些只追求数量不管质量，以价格低廉取胜的档案数字化机构重标，影响档案数字化进程；另一方面，档案数字化专业性较强，县、区级往往缺乏这样的评标专家，可以向当地政府推荐同行中从事这个行业的专家作为评委，避免投标单位混水摸鱼。

3.加强上下级业务交流，共同解决历史遗留问题

各地建设主管部门要组织市级规范化管理单位帮助本地区的区县提高房屋登记档案工作水平，深入到各县区的查询窗口、库房一线，开展指导工作，结合各地实际，有针对性地提出解决方案，对于共性的历史遗留问题提出合理化建议，涉及技术层面的问题给予技术支持，加强同行交流和沟通，形成业务共识，解决业务难题，共同进步，督促建立考核监督机制，逐步建立规范化管理。

4.倡义建设部统一全国的房地产信息管理系统

要实现房地产管理信息系统统一，实现资源共享、信息联网，要由建设部牵头开发一套完善的房地产信息管理系统，在全国范围内统一使用，从登记和档案专业的角度加强业务培训，使管理制度化、标准化，促进房屋登记档案管理工作水平共同提高。

5.规范房屋登记信息查询

（1）建立规范的房屋登记档案查询制度，根据《房屋登记技术规程》确定申请人的条件、查询的对象以及查询的类型等等，根据《房屋登记技术规程》确定内部人员因业务工作进行查询的查询工作；

（2）建立系统权限分级管理模式，在查询系统中设置查询权限以及分级管理，分为模糊查询模块以及房屋登记信息证明模块。用户在进入查询系统之前要进行身份认证，实行电子簿查询权限管理、电子档案查询权限管理以及房屋登记信息证明系统管理，严格控制在房屋登记信息系统中使用姓名（或名称）、身份证号等身份信息作为唯一查询条件查询房屋权利人（含所有权人、抵押权人、抵押人等）房屋登记信息的权限管理，系统中对使用姓名（或名称）、身份证号作为查询条件的模糊查询操作进行记录，档案室应对模糊查询的纸质资料按系统记录编号进行保管备查，以保证信息的安全性以及有效利用。

（3）在房地产交易中心以及登记中心建立相应的查询窗口或触摸屏，房屋所有权人可以随时对自己申请的房屋登记业务办理情况进行查询，非所有权人也可以查询所要购买的房屋权利限制情况，了解房屋登记办理流程、办理时限及所要办理业务应提交的详细材料，下载申请书等。

（4）建立房屋登记机构官方网站，实现通过互联网，申请人可查询到业务指南、表格下载、业务办理情况查询等功能，更高效地提供当前状态查询的手段。

三、总结

总而言之，现在我国的房屋登记档案工作取得了一定的成就，但是要想实现真正的健康持续发展，还需要很长时间的努力，在工作中要不断检讨自身存在的问题，并积极采取措施予以解决。重视登记档案管理，加强信息查询的数字化建设，这样才能为用户提供更加优质的服务。

作者：郑珠妹 单位：尤溪县房地产管理所