电力企业档案管理论文

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一、档案管理现代化的内涵

档案管理现代化，即应用现代化管理理论、思想、技术、设备、方法对档案和档案工作实行科学管理，提高工作效率和效益，以适应社会政治、经济、文化科学、技术发展对档案的需求。通俗地说，就是用较短的时间、较少的人力、财力、物力获得最佳工作效率。档案管理现代化，包括以下内容。实现档案的标准化、规范化管理。按照国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引，保证归档文件齐全、完整、分类科学合理，卷内文件排序正确，检索清楚便捷，以适应应用微机管理档案的需要。实现档案管理科学化、高效化和系统化。加强对档案人员的专业培训和管理，使之掌握先进的档案管理技术手段和知识，不断引人竞争机制，充分发挥档案工作人员的积极性、创造性，建立一支适应档案管理现代化要求的档案干部队伍。档案机构改革调整要适应企业发展要求，但不一定是一种模式或一刀切，改革必须坚持实事求是，根据自身的情况采取相应的措施，充分发挥档案机构的作用。档案机构的整体功能。档案工作包含诸多要素，其间的相互联系和制约以及各要素整体功能的发挥，均取决于系统整体结构是否合理。因此，在考虑机构改革时，必须从计划经济的框架中剥离出来，根据市场经济条件下企业的变化及需求来调整制定机构改革方案。与此同时，还要注重系统的整体性，从全局着眼，统筹兼顾，注重整个系统的组织化、有序化，使各要素间协调、配合、有序运转，使新建立的机制具备自我调节、自我完善的能力以及对外部环境的适应能力；机构的职能。档案馆(室)不仅要以各种方式管理保存好档案，而且要积极主动与上级机关和下属基层建立联系，形成网络，互通有无，并参与到企业有关的决策中，及时了解收集电力企业的发展规划、发展动态及市场需求，有针对性多途径地进行档案信息的开发研究，为企业经济建设提供真实的档案信息。调整后的机构要能够充分发挥每个工作人员的技术专长和聪明才智，尽可能地为他们施展才能提供相应的工作环境和条件，做到优者奖、劣者罚、能者上、庸者下，形成一种奋发向上的工作态势，以提高机构的整体工作效率机构的设置。既要坚持集中统一管理，又要适应企业各部门对档案利用日益增多的要求，在坚持集中统一管理的原则下，对包括企业新型档案在内的各类档案，按其特性台理布局，集中管理，分库分级保管，最大限度地满足企业的需要，瞄准市场经济的切合点，发挥档案部门的作用。坚持“依法治档，确保档案工作改革稳步发展要坚定不移地认真贯彻落实《档案法》，坚持依法治档。这是市场经济条件下搞好档案工作的基本保证，对于档案的收集、管理、保护以及开发利用起着决定性的作用。这是《档案法》赋予档案工作者神圣职责。

要适应新形势的需要，还必须不断提高档案工作管理水平。而管理水平的高低是取决于档案工作人员自身素质的优劣。要抓好档案工作人员的配备工作。严格按条件认真选配具备专业知识或相关专业知识的人员，进行岗位培训和科学配编，根据档案馆(室)的职能、单位的规模、档案的递增情况来确定人员的编制。要加强档案人员的政治思想工作，进行敬业爱业的职业道德教育；懈真抓好业务培训工作，不断提高档案人员的业务素质，采取多层次、多形式的培训学习，使档案人员掌握档案专业的基本理论知识，熟练地掌握和应用管理档案的基本技能，具有扎实的工作基础；注重和加强档案人员综合素质的培养。在提高业务素质的同时，要注重和加强综合素质的培养，尤其是市场经营管理方面的素质，做到既能独挡一面，又能成为多面手，提高及时发现问题、分析问题和解决问题的能力。

二、加强电力档案管理工作的方法

随着科学技术的飞速发展，电力建设与管理的现代化水平日新月异。传统的、手工的档案管理已跟不上生产与科技发展的实际需要，同时，严重阻碍着档案事业的发展进程。因此我们必须加强电力档案管理工作创新，加速现代化的档案信息管理进程。

1、推进电力档案信息化建设

电力企业档案是电力企业历史的记录．是电力企业知识的积累，是电力企业资产的凭证，是电力企业经营的依据，是电力企业宝贵的无形资产。电力企业在工作过程中形成的材料归档还比较难．如企业民主管理、局务公开、资产与成本管理、技术创新科技管理等。“十一五”期间，随着电力体制改革的深入，现代企业制度的建立。两个职能的根本转变，电力企业在企业再造、流程重组、岗位职责划分中应将档案的收集、整理、立卷归档工作纳入企业员工和项目经理的岗位职责，纳入企业工作流程，纳人工作业绩考核．形成闭环管理，建立正常有序、适应现代企业工作制度的档案归档工作流程。档案信息化建设包括：档案信息网络建设、档案信息技术的应用．档案信息人才队伍的培养等。实行档案信息化管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作．使其充分满足计算机工作的技术要求。电子革命给未来的档案事业带来一个质的变化，电子档案的优势将会给人们以充分的展示：信息与载体之间脱离了原有的一一对应关系．档案利用者利用档案时，可以通过网络等形式截取档案信息，而不必同时获取原档案的载体。虽然这种本质的变化将会给我们带来理论性的、思想性的、技术性的困惑，将会使我们原有的传统管理模式产生巨大的变化，纸介质和磁介质双轨制的收集、整理、编目和保管，磁介质档案的形成、积累、开发、利用．将会给档案工作者带来双倍或超过双倍的工作量。所以．要改变当前档案工作的重点，在注重收集纸介质档案的同时关注磁介质档案的积累．以适应这场变革．也是摆在档案工作者面前的首要任务。为此．我们要加强信息的选取和积累，在管理好传统档案的同时大力开发电子信息。以期达到服务于企业各项工作的目的。

2、努力为企业生产、经营提供优质服务

随着经济发展和社会进步．档案工作在供电企业管理中发挥了越来越重要的作用。在这样的形势下，档案工作应积极参与到企业生产经营的各个方面．为企业健康稳步发展提供强有力的信息支持。以往的电力企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。“在电子环境中。如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或到少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去．则很难掌握到企业信息的核心部分基本接收不到档案。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。在各个系统的设计和运行过程中就加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中．要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息。要在不同的版本上注明当前的有效资料．以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台．要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。此时档案的保管不但有以卷盒和柜架为装具．还出现经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握电力企业各种信息及开发过程。档案人员应同企业领导及专业人员一道，一切以电力生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切人点，做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，宣传自己和展示自己。网上获取有效信息为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务．主动和、全过程地提供产、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息．建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。

3、全面提升电力档案科技含量

“十一五”期间广西电力承担着艰巨的生产、建设、经营和技改重任．随着电力市场经济体制的建立和发展，电力企业在建立以产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学为特征的现代企业制度时．企业档案在电力体制改革中，在维护企业利益中起着重要作用。由此可见，我们档案工作者只会管好档案是不够的，更要创新工作思路，紧紧围绕电力事业的发展．以科学的、先进的、一流的水平为电力事业的中心任务服务。首先．我们要在建立适应现代企业制度的管理机制上创新。认真做好电力企业档案目标管理基础．及时完善不适应现代企业管理制度的档案管理制度，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程，形成闭环管理。其次是在电子文件归档和电子档案管理上创新。要做好该项工作．需各方面配合。一要进一步提高公文收发人员的素质，在公文收发的同时完成文件分类和保管期限著录，超前控制档案信息流向，确保办公自动化公文信息与档案公文信息一体化，减少重复劳动，提高工作效率。二要在档案信息化、网络化建设上创新。要建立企业公文信息平台，使档案信息从封闭走向开放，为企业决策和生产经营服务。同时．加强档案信息的分类．对涉及商业秘密的档案信息应控制使用。提高储存、收藏能力。缩微技术、光盘技术将大大提高存储密度，减少存储空间。这为日益增多的档案存储和管理提供有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存储信息量增大。提高信息技术处理能力。档案现代化的核心主要内容是电子计算机的应用，电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计和计算分析等。它的应用可部分代替过去的人工操作，能较大地提高档案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和质量，以及服务水平。提高档案信息资源开发利用能力。利用计算机检索、借阅管理，准确性高、速度快，能有效地提高档案利用率和档案室的服务水平。提高安全保护能力。现代化技术的应用，将进一步提高档案保护的能力和水平。

三、结论

档案工作是企业管理工作中不可缺少的一个组成部分，在计划经济体制下建立的档案工作能否适应市场经济体制，其管理能否满足企业的需求，重要的是能否将过去多年积蓄的技术优势转变为市场竞争中间接的新产品优势，能否将管理优势转变成市场竞争力的优势，能否将人才优势转变成驾驭企业走向市场的优势，这一切都要靠观念的转变和管理的创新。当前，档案工作的重要任务就是要在市场经济条件下，不断改革创新，建立起与其相适应的新体制，摸索出适应经济体制改革的档案管理模式，使档案工作适应企业发展的需要。