信息化电子档案管理论文

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一、电子档案在现代信息化建设中发挥的作用

何谓电子档案？电子档案是由电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方式可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示出用户所需求的档案实体的真实信息。电子档案具有以下特点：信息的非人工识读性；信息存储的高密度性；信息与载体之间的可分离性；多种信息媒体的继承性；系统依赖性。使用电子档案是适应当前社会形式发展的需求。要进行信息化建设就需要使用高科技的信息设备，例如电子计算机、网络等。要使用这些先进的设备就必须将现有的各种实体信息实现向数字化的转变。档案也必须由纸质转换为数字信息，如果不能够成功的将纸质档案转换为电子档案，那么必然会严重影响到信息化建设的进程，对信息化的推进造成严重的阻碍。使用电子档案可以打破传统档案利用的种种限制。共享信息是实现信息化建设的重要目的，然而传统的档案信息很难实现共享，如果想要异地查看几乎是不可能直接实现的。而利用电子档案可以打破这种空间上的局限，让档案管理部门从封闭走向开放。更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供更好、更优质的服务。

二、电子档案归档工作中存在的问题

虽然档案信息化建设已经有很长的一段时间，这期间电子档案对推动信息化建设起到了不可磨灭的作用，但是在电子档案的归档工作中仍然存在着许多的问题。

（一）电子档案无法独立存在

在很多企业与单位里的电子文件都只是纸质文件生成、运转过程中所出现的一种附带的产品，缺少独立存在的价值，因此也不具备取代纸质文件的能力。也正因为这样很多单位都不是很重视电子文件的保护，更有甚者可以随意的对这些电子文件进行增、删、改等操作，一点也没将电子文件作为档案来对待，为此使得原始的电子稿件面貌全非，失去了成为档案进行归档保存的意义。

（二）电子档案归档程序缺失，载体存在不安全因素

电子文件归档是根据归档的范围，利用计算机对已经处理完毕的具有一定价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是有很多单位都对电子文件的归档程序缺乏明确的认识，使得电子文件的归档工作变得十分的混乱，同时也使得电子文件的存储介质存在着安全隐患。例如许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。

（三）电子档案归档的过程中缺失价值鉴定环节

电子文件的鉴定，是对电子文件的价值进行判断并对电子档案真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件而言，进行价值鉴定就是直接决定电子文件的去留。但是现在电子文件在进行归档时都是直接将计算机上的文件拷贝到存储光盘上，就算是完成归档。这个过程中没有对电子文件的价值与真伪进行判断。这样的归档根本就无法达到去伪存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍贵价值的文件湮没到浩瀚如海的无用信息中去了。

（四）缺少专业的人才，现有人员缺少足够的专业素质

电子文件进行归档时，要求工作人员不仅仅具有过硬的档案管理知识，还必须能够熟练的对计算机进行操作。但就目前而言，从事档案管理的工作人员要么是具有十分过硬的档案管理知识而不熟悉计算机的操作，要么就是很熟悉计算机却不熟悉档案管理。缺乏同时具有档案管理知识与计算机信息处理能力的复合型人才，几乎是所有的档案管理部门所共同存在的问题。

三、改善电子档案归档现状的对策

针对上面所提出的问题，要做好电子档案的归档工作就必须要做好以下几点。

（一）树立新的观念，让电子文件具有独立存在的能力

电子档案对信息化建设有着十分重要的作用，如果电子档案失去了独立存在的价值与能力，那么只会对信息化建设产生阻碍作用。所以作为信息时代的档案管理工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。对各种电子文件归档高度重视，阻止任何人对有可能成为电子档案的电子文件进行修改、增加、删除，保证其原始性。

（二）积极开发新的电子档案管理系统，让电子档案归档程序化

原有的各种系统虽然具有保存电子文件的功能，但是却不够专业，所以应该以电子档案归档的整个程序为基础开发新型的电子档案管理系统，使得电子档案归档程序化，防止各种意外的出现。利用专业的电子档案管理系统可以建立起一套完善的电子档案保存措施，从而为电子档案的保存介质减少各种风险。

（三）对电子档案做好价值鉴定工作

档案价值鉴定对档案管理有着十分重要的作用，所以一定要做好电子档案的价值鉴定。要建立专业的档案价值鉴定工作小组，对要进行归档的电子文件进行价值鉴定，同时对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定。通过价值鉴定来确定哪些电子文件具有保存下来的必要。

（四）建立好专业的电子档案管理队伍

首先是对现有的人员要进行专业的培训。例如对于那些有着过硬的档案管理知识但缺乏计算机知识的人员，要着重的培养他们的计算机知识，特别是与计算机相关的操作，以及信息安全技术的培训，增强他们的信息安全意识。对于那些档案管理知识缺乏的人就必须提高他们的档案管理知识。通过培训让每一个档案管理人员都成为具有多种能力的复合型人才。其次是加大引进复合型人才的力度。引进人才是必须经历的过程，是更新档案管理队伍血液的必要措施。通过新引进的人才可以带动现有人员的工作。