高校档案管理论文

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一高校电子档案在管理方面存在的相关问题

(一)对电子文档的认识不足

高校中的管理人员对于电子文档在高校中的认识方面，主要有以下三种观点，一是认为纸质文件材料才是档案，而电子文件只是作为一般的查阅资料或者是当作副本进行保管；二是因为计算机的快速性和简单方便性过分的依赖计算机，但是对一些重要的文件不及时的保存或者是备份，一旦计算机出现故障，这些数据就会在最短的时间内丢失；三是完全不相信计算机，对所有的电子文件都打印出来，这样的做法不仅造成浪费，还不利于档案的归类管理。

(二)高校内缺乏一套完整的、规范的管理电子档案的规章制度

因为没有制定一套系统、完整的管理电子档案的规章制度，导致对电子文件的不重视。在当前，很多高校中具有价值的教学、党政、科研等方面的电子资料散落的搁置在高校内的各个部门内，资料没有得到有效的保存。即便是能及时的归档，使用的载体具有较大的随意性，不能进行统一的管理。还有在校内的各职能部门有较多的软件库，但是因为无法与档案管理的软件兼容，致使归档的电子文件脱离了软件支持系统。

(三)对电子文件的原始凭证难鉴定

文件的原始凭证主要体现在传统的纸质文件主要是以一种很直观的形势反应出来的，而电子文件可进行随意的拷贝，或者是在传输、保存的过程中被改动但却不留痕迹，因此很难将原件和复制件区别开来，所以电子文件的真实性和原始性是很难进行鉴定的。

(四)管理电子档案的工作人员专业性不强

管理高校档案的工作人员不仅要具备专业的管理素质，还要熟悉并掌握计算机软硬件技术以及相关数字通信的技术。但事实上，高校中管理档案的专业人员较少，技术力量比较薄弱，缺乏既懂档案管理又懂计算机技术的复合型的专业人才，使高校中的电子档案在管理方面出现了落后的局面。

二针对高校电子档案管理提出的相关措施

根据以上所提出高校对电子档案管理的不足之处，下面提出了相对应的管理措施。

(一)提高对电子档案管理的认识

纸质档案与电子档案的管理从根本上就是不同的，因此这就要求管理人员要改变自己的管理工作理念。电子档案管理是一项具有系统化的工程，并不只是靠几个人就能将管理完成，是需要校内的领导和各个业务部门共同的配合而完成的，因此要提升领导思想上的认识，为他们树立正确的现代化的意识，要求他们在资金上、技术上、策略上等给予支持和帮助。同时，要求管理档案的工作人员从理论和实践上要认真的学习和掌握管理的专业的现代化的信息管理知识，以提升业务素质。

(二)在高校内建立并完善电子档案的管理制度

目前很多高校并未制定有关电子档案管理的规章制度，需较快速度建立并完善这方面的制度，促使电子档案管理工作的有序、顺利的进行。学校可根据《电子文件归档与管理规范》制度，结合本校的实际情况制定《电子文件归档与电子档案管理规范》、《高校电子文件归档细则》等制度，从而加强对电子档案的系统化管理。高校中的电子档案来源比较广泛，从档案的形成、归档、利用，中间会经过很多的环节。档案中主要包括文件文本、多媒体文件和学生考核的成绩、学籍管理数据库以及财务部门的管理等，若要将这些繁琐的、复杂的电子文件归档，就必须要有规范的制度进行约束，才能进行有效的管理。

(三)要不断的完善技术手段以保证其电子文件的原始凭证性

电子档案从形成一直到利用是需要经过很多环节的，为了要保证其文件的真实性和原始性，必须要设置相关的档案备份、密码技术、消息认证、身份验证以及签署技术等措施，这样才能保证电子档案从形成到利用过程中的真实性、原始性和可靠性以及安全性。

(四)注重对高校电子档案管理人员的业务素质的培养

对高校电子档案管理的工作人员要加强业务上、知识上、技术上的培训，有效的利用校内的教学资源，具有针对性的开展相关的职业培训，更新工作人员的管理理念，提升业务技能，从而满足电子档案管理的需求。同时，还要不断的扩大电大档案管理的队伍建设，充分的做到新老员工的平衡交替，随时为档案管理注入新鲜的血液，从而促使高校电子档案管理的稳步、快速发展。

三结语

总而言之，以现代信息化为准，结合学校的实际工作情况，在院内制定切实可行的电子档案管理措施，让电子档案逐渐走向完善化、规范化、制度化。