信息化档案管理论文

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一、我国档案信息化建设的现状以及问题

从目前我国档案界来看，档案信息化建设的过程中，整观总的形势来讲，其态度都是比较积极的；不过，在一定的程度上，其档案管理人员的主管意识以及相关的客观因素等所造成的仍然存在着一些问题：

1、观念比较落后

管理人员对其档案管理的意识比较淡薄，总是认为档案没有多大的作用；因而，很难重视对档案事业的建设和管理。加之，管理工作者对档案信息化的注重还不到位，缺乏全方位的服务理念；加之，部分非积极投入的因素以及一些非规范化的行为正处于档案信息化的构建进程中，这些不良因素就对档案信息的交流带来了严重的影响，最终延缓了档案信息化的建设。

2、建设的基础设施相对教薄弱

通常情况下，档案信息化建设需要具备一定的硬件条件，例如：局域网、数据库等；此外，还要在一定的环境条件下对档案的管理要开发专用的软件，同时还要加强日常的维护、管理等；但是要满足这些条件仍然是需要大量的流动资金。依照档案管理目前的形势来讲，其档案管理工作主要是靠“吃财政饭”的，因而，档案管理工作是没有足够的能力来通过社会的服务增加其收入。所以，只要国家不重视，就算有建设蓝图也很难实现。

3、管理人员的素质较低

根据当前的档案管理人员来看，其文化素质较低、人员较少等现象。尤其是缺乏专职的档案管理人员，并且大多数只是停留于手工操作水平上。在工作中，由于对电子文件、电子档案的接触较少，所以很少有人能熟练对档案进行信息化管理。

4、建设中的电子文件管理还处于一种无序的状态

随着计算机技术的不断发展，计算机技术被广泛的应用于各种各样的管理工作中。那么，档案管理也要随大流，其管理的方式正在由实体化向信息化逐渐转变。但是依照目前的形势来讲，很多使用电子文件进行管理的单位、企业等仍然没有一套规范化的管理体系。主要是体现在：双轨制、计算机的储存量不够等，因而，就到导致了我们的档案信息不具有统一性和完整性。从而看出，在电子文件的管理上还并没有像纸质文件管理的那么规范化、完整化。

二、分析档案信息化建设的对策

1、打破传统的管理思维

以往传统档案是以纸质为主，整理上主要是简单手工操作。随着经济社会、计算机技术的发展，这种落后的思想必须要摒弃。不论是管理的方式还是管理的手段上要从过去的以手工、管库管理为主逐渐转变为以网络化、信息化的管理为主。那么，这就要求我们的档案管理人员必须要对信息化的重要性、必要性进行充分的认识，同时还要加强认识档案信息化对档案事业发展的重要性。因而，我们的档案管理人员应该加强自我的工作责任感，且还要树立正确的、现代化的管理思想，尽可能的使用顺应时展的需求，运用现代化的管理手段去管理档案。在管理工作上，要逐渐的实现以往以强调安全、保密转变为以用户需求为中心的管理；作为档案管理人员，就必须要求从用户的需求出发，开展具有针对性、目的性的社会服务，满足用户的需要。那么，这就为档案以后的管理工作确定了路线、目标，同时这也是促使工作人员管理理念转变的重要基点。

2、加强建设数字档案馆

档案工作本身就具有服务性和基础性；构建档案信息化的主要是目标就是为社会、企业、经济的发展提供全面、优质的服务。那么，充分的利用现代化信息技术进行管理是必然的选择。档案馆的建设是要从多方面进行的。第一，建设完整的数据库，构建基于局域网络的档案管理系统，从而实现数字化、网络化的档案信息管理。第二，要构建档案信息传输平台，因为档案信息在传输的过程中才能体现出本身的价值意义。第三，要借助先进的网络技术建设数字档案馆，这样才能促使档案信息满足国民的经济建设以及其他领域的需要。

3、档案信息化的管理流程

工作人员在管理档案的过程中不仅是要掌握技术问题，更重要的是体现出组织、理念、管理等问题。因而，在档案信息化的建设中，必须要加强与本单位的基本信息进行统一的规划、统筹促使信息化的构建。在信息化的建设中要将先进的管理理念、管理方法引入管理的流程中，这样才能促使流程的规范化、标准化、有效化、有序化。同时还能保证档案在管理的过程中严谨，并且还能降低档案在管理的过程中可能会出现的安全、保密等的风险，从而建设一套具有追溯的信息化管理流程。

4、提升管理人员的综合素质

在档案信息化建设中“人”作为关键因素。为档案管理工作培养一批高素质、专业化、现代化、知识化、能力化的干部队伍，是促使档案现代化管理以及信息化建设的必须。随着时代的进步、现代化的推动，以往的档案工作的重点已经逐渐向更深层次的档案信息化发展。因此，这就要求我们的档案管理人员必须要掌握先进的技术、具备专业的档案信息专业知识、具备较强的规划能力，并且还要具备能够担当多项任务的复合型的高素质人才。

总而言之，档案信息化的建设、管理与发展是一项长期而重要的任务，除了要解决问题，还要培养复合型的高素质人才来担当此工作。我们要以积极的态度去迎接挑战，提高其档案的现代化管理水平，最终实现档案信息化的全面建设。