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传统的档案管理工作注重的是保存和保密,使用次数相对电子档案来说很少。而在信息化不断发展的环境中,档案管理工作除了保存档案之外最主要的使利用资料。档案管理的信息化发展改变了档案资料的利用方式,弥补了传统档案使用效率低的缺陷,并且能够使档案信息通过网络等平台进行查看和利用,为查询者提供更为方便的档案信息查询服务。
二、新时期档案管理信息化发展的策略
(一)转变思想观念,树立信息化管理意识
随着社会经济的不断发展,档案管理工作越来越受到广大受众的重视,在产生巨大变化的同时,也获得了一定的成效,在档案管理理念以及管理模式上也发生着极大的改变,档案管理工作正逐步向着信息化的方向发展。为了顺应时展的步伐,档案管理工作人员要努力改变传统的档案管理思想,加强自身对档案信息化管理意识,不断提高自己的工作质量和自身的综合素质以及专业技能。只有当档案管理工作人员的整体素质提高了,档案管理信息化的发展步伐才能更为的稳定和迅速。因为档案管理工作人员素质的提高,是资源管理信息化发展工作的重点和保障,是档案管理信息化稳定发展的前提和基础。
(二)加强电子文件归档管理,提高档案信息化管理水平
不同类型的档案文件有着不同的档案管理要求。对各种不同类型载体的档案资源(比如:纸质档案、录音、视频以及照片等)进行信息化处理与转换时,需要落实各类电子文件的积累、注明、归档等工作,以保证所记录的电子文件真实、完整、有效、可靠。同时,管理人员在工作中要制定合适的电子档案管理方法,以保证电子档案的安全性和有效性,从而促进档案信息化管理水平的提高。
(三)提高现代化管理手段,实现档案资源共享
目前,档案管理方式从传统的管理向现代化信息管理不断转变。对此,档案管理工作要围绕国家、企业、工作部门的工作重点以及所关注的热点来收集信息、提供信息。随着现代化信息技术的高速发展,网络化、数据化的档案管理逐渐取代了纸质档案管理,档案信息的运用也随着社会的发展产生了极大的改变。因此,在开展现代化管理工作时,要慎重选择和推广规范化的档案管理软件,既要保证电子档案的安全,又要为更多的使用者提供信息,实现资源共享。
三、结束语
总之,社会需要发展,传统的管理方法与时代快速发展的步伐相结合会产生许多不适应的地方。档案管理信息化是新时期档案管理工作的重要发展趋势,也是传统管理方法的创新和发展。因此,档案管理工作者要转变自身思想观念,树立信息化管理意识,提高档案信息化管理水平,实现档案资源的有效利用,以促进我国档案管理事业的稳步发展。
作者:周丽红 单位:辽源市离退休人员档案管理中心