公立医院人事档案管理问题探究

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一、当前公立医院人事档案管理存在的主要问题

（一）档案材料内容陈旧缺失，无法反映现代社会对人才素质的整体要求

随着我国改革开放和人才社会化的不断发展，计划经济时代的“单位人”逐渐被市场经济时代的“社会人”所取代，以控制人员自由流动为主的严格僵化的人事档案管理制度开始出现了松动。公立医院编内人员的人事档案管理虽然纳入了传统档案管理体制，但由于管理不到位，在一定程度上造成了档案材料严重缺失和不完整。同时，随着公立医院员流动人员的不断增加，录用医务人员的手续也开始简化，档案审点仅局限于录用人员的学历、职称等材料，其它材料常常不做严格要求。另外一些流入各地人才交流中心的流动人员的托管档案材料也基本得不到及时补充和更新。因此，公立医院部分人员的档案材料无法完整地反映建档人的真实情况，根据档案材料内容难以对建档人作出客观的整体评价。在公立医院人事档案主要由相应级别的组织或人事部门管理，专业技术档案由上级业务主管部门管理，传统的人事档案侧重收集建档人的个人经历、政治状况、工资职级、奖惩等情况，而许多记载医务工作人员的工作业绩、专业技术水平和学术研究等有关专业技术档案材料，没有完整地集合在建档人的人事档案案卷里。现代社会对人才的评价不能仅仅依据他的社会出生、家庭背景、工作经历等客观的历史资料和简单地现实表现记录，更重视人才的品性、个性、技术特长、突出的业绩等鲜活的真实的个体表现。由于传统的人事档案材料材料收集过于狭隘，凭借传统人事档案材料，同样不能全面反映管理相对人的真实情况。

（二）“以档管人”僵化管理模式，无法适应现代社会对人才社会化管理需要

由于受传统管理思想的影响，我国公立医院人事档案管理至今仍没有彻底走出“以档管人”的传统理念。“以档管人”的人事档案管理模式，使档案管理相对人与医院之间形成一定的人身依附关系，是医院通过对档案的管理权的控制来实现对内部人员自由流动控制的一种手段。计划经济时代公立医院进人的主要方式是通过行政计划性招工、招干、调动等途径来实现，任何人员的进出都有严格的政策规定和相应的档案记录，并按照“档随人走”原则，对人事档案管理相对人进行全程建档和跟踪管理。这种单一的档案管理体制对人才的流动具有较大的制约作用，有利于医院对内部人员的“终身制”管理。但随着我国经济社会的快速发展和国家人事政策调整，“终身制”人事管理模式已越来越不能适应社会发展需要，在公立医院人才的自由流动普遍化后，“以档管人”的人事档案管理模式已退化成医疗卫生行业健康发展的阻力。因此，公立医院不能以职工队伍的稳定为由，扣留职工人事档案，限制个人对工作单位的自由选择。这种“以档管人”人事管理模式，严重背离了国家人才自由流动的政策，不利于全社会人力资源的合理配置和整体开发利用，并在一定程度上影响到了各类医疗卫生人才工作的积极性和创造性，影响到医疗卫生行业正常发展，无法实现现代社会对人才社会化管理的需要，最终影响到公立医院对各类人才的合理需求和医院的正常发展。

（三）“分散多头”的无序管理状态，制约了人事档案管理机制的创新和发展

建立在“终身制”人事管理体制基础上的严格的档案管理模式，是我国计划经济时代最具有时代特色的人事管理制度之一，是公立医院人员稳固的制度基础，有利于保持人事档案的完整性，并便于通过人事档案的查阅历史地、全面地了解建档人有关情况。但随着超常稳定的人事管理体制被打破后，公立医院出现了大量医院自行招聘和引进的编外人员，人事档案管理的难度增大了，单一的人事档案管理方式不能适应对不同性质人群管理的需要，多样的人事档案管理方式也应运出现。根据目前的人事档案管理政策，公立医院正式编制人员仍列入传统人事档案管理体系，管理相对规范，但编外人员（非正式编制人员）人事档案的管理由于缺少应有的政策指导，存放方式各种各样，管理很不规范。档案材料得不到及时地补充、整理和确认。人事档案管理权没有得到应有地维护，管理权被非法分散，人事档案出现了“分散多头”状态。人事档案陷入无序管理状态后，不但产生了一定数量的“弃档”或“死档”，而且由于人事档案的对象仅局限于大中专毕业生和行政事业单位辞职人员，大量的未纳入传统人事档案管理体系的其他人员，却不能进入政府主办的人事档案体系，许多人的人事档案管理无变成了无着落。因此，制定各类人员人事档案管理规范，建立全社会统一的人事档案管理体系，是创新和发展人事档案管理机制基础性工程。

（四）档案管理专业化建设落后，无法适应信息化和数据化管理时代的需要

人事档案管理人员是开展档案管理工作的实施者和策划者，其个人专业素质和综合素质的高低将直接影响到管理质量。然而，目前许多公立医院没有专门的管理部门和专职管理人员，人事档案管理大部分挂靠人事部门。档案管理工作人员常常由人事部门工作人员兼职管理，有的虽设立了专职管理人员，但多为半路出家，未曾接受系统专业知识教育和培训，其专业素质严重先天不足。同时，部分综合素质强的管理人才,常常选择离开人事档案管理岗位，从事其他管理工作，人员变动不居，相应管理人员在有限的工作时间内，难以积累必要的工作经验。因此，部分公立医院的人事档案管理仅属于一种简单经验性管理，使得我国部分公立医院人事档案管理工作，难以同其它各项工作协同发展，专业队伍建设严重滞后于公立医院现代化建设的需要。随着医疗卫生事业的不断发展，社会对医疗卫生人才的要求越来越高，同时医疗卫生行业的人才的成长过程，相对于许多行业而言，培养周期长，其知识更新快和经验的积累缓慢，因此，对医疗卫生人才的评价难以凭借简单地人事档案材料做出科学的结论，医疗卫生人才的人事档案材料，必须按照建档要求不断予以充实和丰富，增加应有的信息含量，从而发挥医疗卫生人才人事档案在人才评价和推介方面应有的作用。人事档案材料信息的不断增加，传统的手工处理方法难以信任繁杂的资料处理工作，人事档案管理必须借助于现代信息技术和数据化管理平台，提高人事档案资料收集、整理和处理能力，提高工作效率。但我国大部分公立医院信息化建设和数据化管理近几年才刚刚起步，人事档案资料的管理仍主要依靠手工操作方式来完成，传统的操作和处理方式难以满足大数据时代需要。

二、推进和完善公立医院人事管理改革的主要对策

要想全面落实人事档案管理工作，提高管理质量，医院必须要重视该项工作的重要性，走出传统管理模式和认识的误区，实现管理模式的转型发展，以现代管理理念为指导思想，逐步建立起完整的人事档案管理程序，进而提高医院档案管理质量，推动医院健康、可持续发展发展。以下从当前医院人事档案管理实际出发，立足问题，分析改进管理工作的可行性策略：

（一）规范建档内容，将主要技术档案材料纳入人事档案内容，不断完善档案内容

加强公立医院人事档案建档规范，应按照公立医院不同人员类别，进行分类规范。正式编制人员，就目前而言，是公立医院人员最主要组成部分和医院发展的核心力量，人员异动较少，相对较为稳定。这类人员的人事档案管理，应参照国家干部人事档案管理的要求，规范建档，同时，维护原始档案材料的统一性、连续性和完整性。在档案材料的整理过程中，应及时发现和补充缺失的档案材料，适时扩大档案材料收集范围，将能反映建档人品性、个性、技术特长和突出业绩的原始性材料，特别是，能反映建档人业务能力的技术性档案材料纳入收集和整理范围。同时，公立医院应重视编内外进出人员的人事档案管理，不能因这部分人退出了或暂时无法纳入传统人事档案管理体系，而不予以重视。在人才自由流动的社会大环境下，公立医院应摆正心态，按照国家人才政策要求，做好辞职人员的人事档案材料的归档、整理和交接工作。公立医院在招聘人员和引进各类人才时，首先应通过正常途径调阅相关人员人事档案，依靠现有的档案材料内容，对其作出相对客观的总体评价，为医院人事决策提供科学依据，进院后，再按照政策要求和建档规范，对相应人员人事档案材料进行查漏补缺，完善档案材料内容。有档案管理权的，还要做好相应人员的人事档案后续管理，没有档案管理权的，可委托中介机构进行档案托管。在档案托管期间，应加强同托管机构的联系和沟通，及时将档案管理相对人的新成档案材料移交托管机构入档。规范人事档案建档内容，是不断完善公立医院人事档案管理的基础和前提，人事档案管理人员应采取科学细致的工作态度，按照人事档案管理规范要求，做好人事档案材料的收集、补充、甑别和整理工作，并适时创造性的将能反映建档人技术能力等鲜活的真实的个性化档案材料，纳入人事档案材料的收集和整理范围，不断完善建档内容。

（二）按照内外有别的要求，人档适度分离的原则，建立并行统一的社会化管理体系

目前公立医院人事档案管理是一种内外有别的管理体制，编内人员的人事档案由具有人事档案管理权的相应行政级别的组织或人事部门，参照干部人事档案管理要求，实行集中统一、分级管理。县（区）及以上（含县）单位按照人事档案管理权限，设置档案处、科、室等机构集中统一管理干部人事档案；县（区）以下单位的人事档案实行由县（区）组织部集中管理，或由县（区）组织部、县（区）人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其人事档案由上一级单位管理。公立医院编外人员的档案管理主要由具有人事档案管理权的所在单位或由所在单位委托政府主办的人才交流中心进行管理。但本人认为，公立医院编外人员的人事档案管理应统一归口到政府主办的人才交流集中管理，这样既可以发挥集中管理的优势，又可以防止个别公立医院以各种理由非法扣留人事档案，保证医疗卫生人才的合理正常的自由流动。从而有利于培育同传统认识档案管理体系并行不勃、相互补充的社会化管理体系。当公立医院编内人员因某种原因，需要改变工作环境，放弃在体制内工作时，其人事档案管理可以通过一定程序及时由传统管理体系转入政府主办的人才交流中心人事档案管理体系；反之亦然。除了公立医院编外人员的人事档案交由人才交流中心管理外，其它性质的非公立医院编制人员，特别是，暂时没有工作单位的流动人员，其人事档案更应纳入人才交流中心管理。由于大部分人才交流中心至今并没有足够重视委托人员的人事档案管理，制度很不健全，没有按照人事档案管理的要求，进行档案材料的收集、整理、建档和审核，将工作简化为工龄认定和工资审核，甚至个别人才交流中心仅把档案托管作为创收的门路，行为地异化了档案托管的社会职责。因此，政府主管部门应重拳出击，严肃处理各种不作为行为，规范人事档案的托管。同时，传统人事档案管理体系和人事档案托管体系应并行不勃，加强业务沟通管理，按照相关要求，及时做好档案进出人员档案的移交和后续管理工作。

（三）提高管理人员素质，运用现代科技手段，创建人事档案信息化数据化管理平台

人事档案管理工作的主要任务是信息资源的管理，随着我国经济不断进步和信息技术的快速发展，人事档案管理的内涵也有了新的延伸，档案材料采集的范围和信息均急剧增加。然而传统的手工操作的人事档案管理工作方式，难以完成大量的档案材料的采集和整理，因此，运用现代信息技术，建立科学化、规范化的人事档案资料管理系统，创建人事档案信息化数据平台，是改善档案管理工作，提高工作效率的正确选择。人事档案管理部门应以信息化管理为核心和切入点，建立科学化、规范化的人事档案资料管理系统，增强档案整理、检索、查询、以及保管的便利性，并利用信息化管理技术，加强人事档案管理制度约束力，防止档案资料丢失、失真、泄露等现象的发生。档案信息数据库的建立可以依据医院人事档案管理的规模，应用一些如办公自动化OA、医院信息系统HIS等软件，不同的档案信息数据库具有各自的特点，在实际应用时应根据医院情况进行选择。人事档案数据库建立后，还需聘请专业人员设计查询系统，实现档案的动态管理，能够全面、完整的管理档案的基本信息和变动信息。人事档案管理查询系统设计时应提供多种查询机制，用以满足不同人群的查询需求。同时，档案信息系统还需建立统计模式，对档案的检阅，资料录入，信息变更等进行统计，以便能实时跟踪档案的变化。随着电子档案的信息化更替越来越频繁，医院的人事档案管理人员需要对电子档案的更新进行及时检查，提高档案管理更新的效率，及时掌握现代科技的变化。同时，由于公立医院专职档案管理人员少，以兼职档案管理人员为主，大部分缺少专业知识背景，人员综合素质普遍偏低，难以胜任档案信息化管理需要，因此，加快档案信息化管理人才培养和队伍的建设养是公立医院推进该项工程建设需优先解决的难题。一方面加快网络信息人才引进的力度，在较短时间内实现档案信息管理人才的升级换代，另一方面不断加强在岗人员的专业知识培训，针对不同人员的特点，量身定制相应的方案，使之能熟练的掌握和运用人事档案信息化的相关工作内容和网络操作技术，为公立医院人事档案信息化建设提供亟需人才。同时还需加强管理人员的思想道德教育，促使他们树立崇高的责任感、奉献感以及服务意识、保密意识等，使其能够恪尽职守，做好本职工作。当前公立医院人事档案管理工作面临着新的机遇与挑战，为之必摆脱传统管理模式的禁锢，根据经济社会发展需要和公立医院人事档案管理工作自身发展规律，不断革新创新管理理念，全面提升人事档案管理水平和质量，促进公立医院人事档案管理工作和其它各项工作的可持续性协调发展。

作者：金志永 单位：永州职业技术学院附属医院（永州市第一人民医院