高校档案管理工作思与行

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社会形势的转变带动了社会各层面的改革，高等教育领域的改革势在必行，改革的核心目标是建立高校管理的新体制，要体现中国特色，融合社会发展。高校档案管理要把握新时机，探求顺势而动的发展出路，最关键的是要准确理解社会新形势，在发展契机中反思问题，在问题中寻求契机。

一、对新形势下高校档案管理工作的反思

（一）依法治国的新时代

1999年，依法治国方略的提出使我国步入法制时代。2014年，国家重申依法治国，10月，党的十八届四中全会研究了全面推进依法治国若干重大问题，确定了依法治国的治国方略，提出要建设有中国特色的社会主义法制体系，改革要在法治的框架下进行。对于高校档案管理来说，实现依法治档是顺应形势的改革出路。所谓依法治档，是各级档案管理人员在职权范围内，管理档案各类事务并承担相应责任，依法治档能够转变档案管理部门职能，完善执法与监管机制。依法治国新时代的到来推动了依法治档的发展进程，为高校档案发展创造了新平台。为此，我们要反思怎样提高档案法制意识，现有的档案法规能否适应新时代的发展要求，高校档案法规是否完善，能否在档案管理实务中得到落实等问题。

（二）信息公开的新要求

人们获得知情权意识的不断提高，以及信息化程度的不断深入，信息公开的呼声越来越高。2010年9月，《高等学校信息公开办法》出台（以下简称《办法》），明确提出了高校需公开的信息范围，开创了高校政务公开的先河，促进了高校行政职能的转变。《办法》要求公开的信息涵盖了高校管理各个方面，包括办学活动、社会公共服务的信息等，同时也对信息公开进行了限制规定，要求建立保密审查机制，不得公开各类涉密信息。同样对于高校档案工作而言，一方面面临着档案信息公开的要求，另一方面又必须严格遵守涉密档案的保密要求。信息公开与信息安全如何兼顾成为新问题。

（三）档案保密的新形势

国际环境的变化以及国家政治、经济的发展使保密工作面临的形势更加严峻。2014年国家颁布了《中华人民共和国保守秘密法实施条例》，从多方面对国家秘密、保密制度、监督管理、法律责任做了明确、规范的说明，这都是国家在新的历史条件下为维护国家安全和利益进行的法律修订与决策部署，具有重大的战略意义。高校保密工作一直是国家保密工作的重点，每年有大量的科研成果出自高校，其中不乏涉及国家经济、文化、军事等重要领域的涉密信息。高校中档案的保密又是工作重点，关系到各类信息的存储与积累。怎样将保密法的规定落实到工作中，怎样在保密与开发服务中寻找契合点，怎样将档案保密工作制度化等都是新时期需要思考的问题。

（四）网络发展的新力量

网络时代的到来，为社会的发展带来了巨大变化，网络信息的高速产生与传播，迅速淘汰了旧的信息传播方式，社会中的事物已经无法离开网络，档案工作亦是如此。一方面网络信息时代的到来为档案工作的发展带来契机，带领档案向数字化、信息化迈进。新的平台和高度，提高了档案的现代化管理水平，拓展了档案利用和服务领域，适应了社会发展的需要；另一方面，网络信息发展的弊端也不容忽视，且引起了国家和社会的高度关注，通过档案泄密的事件也时有发生。要保证国家信息和网络安全，必须加强对网络的依法管理，规范互联网的发展。对于高校而言，档案信息化法规的缺失、档案的网络化管理如何与传统档案管理相互融合、如何应对高科技的网络窃密手段等都是突出问题。

（五）档案服务的新局面

档案在新时期发挥着不可替代的重要作用，在国家政治、经济、外交等方面扮演着越来越重要的角色。档案揭开了神秘的面纱，开始出现在大众的视野中，人们从档案中了解历史真相的需求也日益高涨。2014年，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）成为档案发展新时代到来的标志。《意见》进一步强调了建立健全档案利用体系的重要性，提出要加快数字化档案进程，加大档案的开放与共享力度，创新服务体系，完善利用形式。高校档案工作要把握有利时机，思考新问题，开创新局面，正确认识档案利用与安全、保密和信息公开的关系。

二、依法治档是新形势下高校档案工作发展的关键

在挑战与机遇并存的新形势下，反思旧问题、正视新问题，才能促进新发展。依法治国新时代的到来不仅开创了社会发展的新局面，同时也是做好高校档案工作的“尚方宝剑”。依法治档要从法制建设入手，完善法制体系、监督体系，真正实现有法可依、有法必依、执法必严。依法治档的实现，可以在一定程度上打破档案工作束手无策的局面，为工作实务提供方向与政策支持，是新形势下高校档案工作发展的关键。

（一）要加快高校档案法规体系的构建,实现有法可依

国家档案法规体系的核心是《中华人民共和国档案法》，由符合立法规定的若干有关档案工作的法律、行政法规、地方性法规和规章所构成的相互联系、相互协调的统一体。分为档案法律、档案行政法规、地方性档案法规、档案规章四个层次[1]。在国家档案法规体系中，除普遍适用的法规外，针对高校档案工作的法规、行业标准并不多。因此，要在现有档案法规的基础上，构建高校档案法规体系，形成以国家档案法为纲领，以地方性档案法规为参考，以高校档案制度为核心，以高校档案行业标准为指导的完整的档案法规体系。体系建立的关键在于档案法规的立改废。在法规的制定上，国家宏观层面要进一步加大高校档案立法覆盖面，出台多层次、多角度的档案法规。依照《国家档案法规体系方案》，研究需调研论证以及由规范性文件上升为法规、规章的立法项目，废止一批不再适用的过时的法规。要以国家立法精神为引领，把握工作的脉搏，完善制度建设。横向可以遵循档案类目的划分依据，纵向可以覆盖档案管理过程的各个环节。根据工作实际，制定适用于学校档案工作实务的行业标准，对档案发展面临的问题进行针对性立法，比如制定档案信息公开法规，与时俱进的保密、服务与利用制度以及奖惩体制等，同时废止不合时宜的旧制度、旧规定，从而完成高校档案法规体系的构建。

（二）要加大对档案法规的贯彻实施力度，做到有法必依

在国家宏观层面的档案法规等纲领性文件的指导下，经过多年工作经验的积累，大多数高校已经形成了具有本校特色的档案规章制度。对现有档案法规的贯彻落实可以解决大多数档案工作中存在的问题，但仅仅做到贯彻落实，也是非常困难的。其原因主要有以下几方面：

（1）学校领导层对档案工作缺乏重视，使档案工作缺乏自上而下的保驾护航，这其中有办学理念的原因，也有档案工作影响力不突出的原因。

（2）存在对档案法规不熟悉、不学习的情况，只掌握与日常工作关系密切的内容，缺乏对新形势下档案法规的认知意识。

（3）对部分法规不贯彻、不落实。比如《办法》中已经对“奖励与处罚”做了明确规定，但通过调研发现，目前大多数高校均未制定结合本校档案工作实际的奖惩制度，使奖惩法规流于形式。

（4）贯彻落实有难度。在全国范围内，高校一度因建设新校区背负了巨大的资金压力，在资金有限的情况下，非核心的档案工作自然在人力、物力、财力的分配上处于劣势。要加大对档案法规的贯彻力度，最根本的解决途径是提高档案意识，其中最关键的是提高学校管理层的档案意识，这是高校档案工作发展的有力保障。要实现这一点，首先要提高第一线人员的专业水平，改变“大杂烩”的现状，引进专业档案人才，使他们成为高校档案工作的中坚力量，寻求档案工作突破口，变被动为主动服务，对学校行政与教学进行有效辅助。

（三）建立行之有效的奖惩机制，坚持执法必严

有法可依是前提，有法必依是根本，执法必严是保障。法规的制定与贯彻落实仅靠提高档案意识是不够的，必须辅之以行之有效的奖惩措施。奖励是工作动力的源泉，惩处是工作规范的保障，赏罚分明才能树立威信，形成合力，为继续前行扫清障碍。档案工作要进行绩效考核，制定一套详细、规范、量化的考核制度，可以与学校绩效考核、先进评选挂钩进行年度测评，也可以争取学校政策、资金支持，设立单独的档案工作考核途径。其中，奖惩的内容可以参考以下方面：

（1）对档案科研进行考核奖励，鼓励档案工作者开展学术研究与讨论，发表科研论文与成果；

（2）对档案工作量进行评估与奖惩，奖励按时按量或超额完成工作或成绩显著人员，反之进行处罚；

（3）设立专项奖励，比如在档案保密、服务与利用、信息化建设方面有突出贡献的人员；

（4）对工作中存在重大过失，或对档案造成不可修复损害或遗失的行为进行处罚；

（5）对泄露国家秘密等涉密档案信息以及其他违反档案法规的行为进行处罚。

作者：李莎 单位：山东艺术学院