档案管理信息服务思考

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引言

随着信息技术的快速发展，人们对于信息的深度和广度都有了更高的要求，传统的档案管理已经不能满足这种需求，应该充分利用先进的技术手段提升自身的服务质量，根据用户的需要主动地收集大量的信息资源，并对信息进行整理加工，确保最大限度的满足管理人员对于档案管理的要求，作为提供信息服务的机构，面对当前的形式，如何深化自身的服务工作，发挥自身的特点，给管理人员提供更加周到的服务，是每个档案管理应该思考的问题。

1.档案管理服务存在的问题

1.1思想观念较为落后

档案管理由于自身性质的原因，一直相对落后于时代的快速发展，在服务过程中过分注重档案管理的馆藏数量，对于馆藏质量的重视程度不足，同时也忽略了对信息资源的整理和开发，只局限于纸面资源，一些优秀的电子资源储备不足，除此之外，当前的档案管理不能够充分考虑管理人员的阅读需求，收集的大量资源不仅无人问津，还造成了人力物力的浪费，传统的观念导致档案管理难以实现快速的转变，对于新兴的电子资源存在较为强烈的排次心里，喜欢用自身擅长的方式为管理人员提供服务，服务方式较为单一。

1.2经费短缺

目前我国很多档案管理都已经出现了经费短缺的问题，这一问题在一些民办和普通中更加严重，极大的限制了档案管理的发展，也阻碍了档案管理改进完善自我的步伐。面对这种情况，我国很多开始加大对档案管理经费的投入，但经费投入的增加幅度远远不如档案费用的上涨幅度，而且随着人们阅读方式的多样化，对于信息资源的需求也更加多样化，现代服务方式的建立需要档案管理投入更多的资金建设相关的网络设施和计算机设备，这些都需要更多的资金投入，这恰恰是当前档案管理所不具备的。

1.3信息服务人员素质较低

随着我国档案管理年龄结构的年轻化发展，档案管理的服务质量有了较大的进步，但由于很多年轻的人才不满足于在档案管理的工作，一些年老的人员对于档案管理服务质量重视程度不足，不肯去学习新的技术方式，只局限在传统的服务之中，种种因素导致当前的档案管理服务人员素质不高。很难找到对档案管理工作流程精通，同时又善于学习新的计算机、网络知识的人才，难以根据管理人员的需要提供良好的服务。还有一些服务人员对于当前的计算机知识、网络知识了解不深，也不愿意花时间去提高自我，只是机械的提供自己掌握的服务，导致用户对档案管理的服务质量普遍评价不高。

2.深化信息服务的措施

2.1强化信息服务意识

目前档案管理逐渐向着网络化、信息化的方向发展，传统的服务方式已经不能满足管理人员的需求，这一点应该引起档案管理工作人员的充分认识。因此服务人员也要转变服务理念，根据用户的需要树立以人文本的服务意识，在日常工作中不断完善自我，通过各种方式学习接收新的知识和技能，以开放的心态对待新的技术方式和服务种类，不断完善自身的服务体系。同时档案管理应该建立良好的信息服务环境，针对管理人员的需求，在电子资源的获取上加大力度，并对大量的电子资源进行整合归纳，给管理人员提供更加全面完善的档案管理服务。通过不同档案管理之间的联合，能够扩大档案管理的馆藏，实现资源和人力物力的共享，更好的发挥合作的优势。

2.2增加经费投入

档案管理为用户提供高质量的信息服务必须有丰富的信息源,因此,需大量的经费购买书刊和光盘。信息服务手段的多样化,需要计算机和网络等现代设备来支撑,而构建这些设备需要大量的资金,没有资金,开展现代化的信息服务模式只能是纸上谈兵。现在投入档案管理的经费比以前增加了很多,但还有相当一部分经费比较紧缺,导致资源不足,信息服务质量跟不上。通过增加档案管理的经费,并合理利用有限的资金,就使为用户提供高质量的信息服务有了保证。

2.3开展个性化服务

个性化服务也称定制服务,就是根据不同用户特定的信息要求,向其提供个性化信息内容和针对性服务。档案管理不仅要保留以前个性化服务,还要深化其个性化服务。档案管理可为用户提供个性化定制服务、个性化推荐服务和个性化知识决策服务。深化档案管理个性化服务主要从网络个性化服务着手,档案管理可以利用信息推送服务技术、个性化搜索服务技术、信息检索帮助服务技术和数据挖掘服务技术等为信息用户提供个性化服务。

结语

信息技术的快速发展给传统的档案管理服务模式的带来了较大的冲击，如何有效利用当前的信息技术，通过改善自身的服务方式，给管理人员提供更加全面个性化的服务是每个档案管理应该思考的问题。当前档案管理面临着观念落后、服务水平单一、人员素质有待提高等问题，严重影响了档案管理的服务质量，也使得管理人员对于档案管理的服务满意度不高。深化档案管理信息服务方式，合理利用档案管理优秀的资源储备，给管理人员提供更加良好的阅读环境，是档案管理的未来发展趋势，个性化的服务也必然在将来的档案管理服务体系中发挥它的价值。

作者：宋伟 单位：唐山市妇幼保健院