办公室档案管理规范化探析

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1前言

在（医疗机构）新农合经办机构办公室的档案管理中，其在进行规范化管理过程中还存在着各种各样的问题，使得在办公室中对档案管理难以发挥出档案作为一种信息资源所具有的作用，而规范档案的管理则可在一定程度上充分的发挥出档案的信息资源作用，从而实现医疗机构经济效益与社会效益。因此，本文对在（医疗机构）新农合经办机构办公室中档案管理的规范化对策进行探讨，为有效的利用档案资源做好准备工作。

2提高（医疗机构）新农合经办机构档案的管理意识

2．1挡案管理必须与时俱进

要想使（医疗机构〉新农合经办机构办公室中的档案管理工作与时俱进，就必须不断的提高管理员自身的思想道德与业务水平。就目前来说，缺乏专业性、学历低与等，直接导致资料的长期积压与不归类整理，进而使得档案的保存、査找与利用都比较困难，乃至无法充分发挥档案的重要作用⑴。

2．2树立安全管理档案的意识

安全管理档案是对档案实物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盗、注意防潮等。电子档案则需要注重设备系统以及网络的安全运行，做好档案的备份，相关的工作人员在调取或提供档案之后需要将其保管好。此外，还要加强对档案管理人员的业务水平加以培训，使其能更好的胜任这份工作。

3对档案信息资源进行幵发利用的途径

3．1加强对档案信息资源的源头管理

加强源头管理是指在档案进行开发利用时的一些构建工作，首先，进一步提升相关人员的处理水平，对档案信＆资源的质量严格把关。进而使得档案信良资源的利用价值得以提高。对于已经搜集汇总的档案，档案管理工作人员需要科学保存，以此来保证档案信良资源具备完整性与可用性。并且只有加强对档案信＿资源的源头管理，才能实现优良的循环系统，进而为用户提供及时准确地的信良资源。加强源头管理需要医疗机构档案管理部门来完成，各个科室也必须协调配合，年终考评中加入各个科室挡案管理的工作水平，也是一种提髙（医护人员）新农合经办机构工作人员积极性和责任心的手段。第二，进一步提高工作人员的综合素质能力。并加大资金的投人，才能充分的开发并利用档案信氤资源。

3.2抓住重与，大力突破

对于（医疗机构）新农合经办机构档案的管理方式要与时俱进，挡案管理人员需要依据具体清况来抓住重点、大力突破。首先，应进一步加强信tf化的构建，并加快对档案管理信良化的构建进度。以专题分类与流程简化以及网络建设、通过突破重兵来完成经济效益与社会效益的双贏。第二，对（医疗机构）新农合经办机构的档案信E管理建立自动化的办公系统。若档案都记录在一个系统，那对档案的管理也将变得简单化。规范化的电子文件归档与管理流程能够保证档案信良资源的完整性，进而实现档案管理的数字信息化以及系统化。

3.3由点及面，层层递进

加强对（医疗机构）新农合经办机构办公室档案进行管理需用长远的眼光来看待，是否有完整科学的制度来充分幵发利用（医疗机构）新农合经办机构档案的信良资源，（这与医疗机构的经济效益与社会效益有着一定的关联。）由点及面、层层递进的进行档案管理工作，可以持续发展（医疗机构）新农合经办机构的档案管理事业。首先，各科室应展开建设档案资源信氣化的工作。第二，在推进档案资源信良化的建设中不断的＆结经验，理清？路与创新管理方式。第三，要一步一步完成档案信氧资源的建设，不能急于求成。以此让（医疗机构）新农合经办机构的档案管理工作得以科学持续的发展。

3.4加大物质与技术的保障力度

档案管理的一些工作环境与存储空间以及设备等都是物质的保障。专业性较强的工作人员、具备先进的专业技术与计算机技术的人才是技术的保障，能够为档案信息管理提供更好的服务，物质保障、技术保障都不可缺。想要确保档案管理工作具有长效性，必须在档案的管理上加大物质与技术的投资。

3.5完善档案信良与资源的开发利用体系档案建立的目的是为（病人）

参合群众以及各定与医疗机构提供服务。所以，档案管理工作人员的义务便是进一步开发并利用挡案信良资源。对于档案信良的搜集以及整理，管理人员起到很大的作用。档案信营、资源的开发与合理利用是档案管理工作的最终目的。档案工作人员对信息资源进行搜集整理、编辑加工是档案被合理利用的关键。

4结语

综上，对于（医疗机构）新农合经办机构办公室的规范化管理，必须从源头抓起，在实际工作中不断规范管理行为，并创新管理方式，从而有效的规范办公室的档案管理，为（医疗机构）新农合工作的有效顺利开展奠定扎实基础，并充分的发挥出档案管理的重要作用，实现经济与社会效益双赢。

作者：刘新燕 单位：广西壮族自治区桂林市新型农村合作医疗机构管理中心办公室