高职院校档案管理工作分析

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目前，我国高职院校档案管理工作中存在着重视度不够、档案管理设备不达标以及档案管理人员素质较低等问题。加强高职院校档案管理工作，对加强学生管理、促进学生就业和髙职＿校自身发展，有着重要的意义。

—、高职院校档案管理工作中常见的问题

高职院校档案资源是髙职院校办学过程中形成的重要历史资料，对于真实反映髙职院校办学进展和促进高职院校可持续发展有着重要意义。因此，髙职院校档案管理工作者应不断创新和改进档案管理工作理念、模式、方法，更好地为高职院校办学及管理工作服务。近年来，各个企业对高职院校学生的电子化档案要求越来越高，高职院校档案管理应该逐渐制度化、规范化、现代化。

1．学校对梏案管理工作不够重视。

由于传统观念的影响，高职院校认为档案管理仅仅是一项为自身服务性的工作，并没有为学校带来明显的利益，因此高职院校对档案管理工作不够重视。可以看到，许多高职院校并没有给档案管理工作配备齐全的工作人员，认为只要有人管理就足够了，甚至有的学校借改革之名，削减档案管理职能，使档案管理部门形同虚设，导致学校学生档案不齐全、胡编乱造等情况。

2．档案管理设备不达标。

目前，许多高职院校并没有为档案管理工作配备电脑等办公设备，即使有电脑等办公设备，学生的档案并没有实现无纸化、电子化。在学生档案、教师档案及其他档案的前期收集工作时仅仅是纸质档收集；在中期的档案整理工作中，没有及时将纸质档档案转化为电子档；在后期的档案编制和共享工作中，造成档案信息的缺失、共享途径不快捷等问题。

3．档案管理人员素质较低。

由于高职院校对档案管理工作不够重视，并没有为其配备齐全的管理人员，更甚至有的学校仅仅简单的派遣工作人员到档案管理部门，而忽视了档案管理工作人员是否具有一定的档案管理能力和较高的综合素质。

二、高职院校档案管理工作改进措施

1．从认知上加强对档案管理工作的重视。

首先，高职院校必须要从认知上加强对档案管理工作的重视，充分地认识到档案管理工作的意义和作用。高职院校的档案管理主要整理学校教师和各级领导的档案和学生的在校档案，对学校教师的评职以及学生的就业起着至关重要的作用。同时，在学校的教育教学改革、科学管理学校、提高教育教学质量、开展科研工作、提高学校工作效率、维护学校相关权益、展示学校特色以及发展历程等方面也具有不可替代的重要作用。

2．加强高职院校档案的规范化管理。

在高职院校的档案管理工作中，首先要根据学校各方面工作的实际情况，制定一个合理有效的档案管理制度，加强高职院校档案管理工作的规范化和制度化。其次，要将档案管理制度落实到实际工作中。一方面，给档案管理部门配备一定的办么、设备，保证档案无纸化、电子化管理具备一定的硬件支持；另一方面，给档案管理配备具有一定档案管理能力的工作人员，并具有较高的工作责任心和自身综合素质。最后，高职院校要将档案管理工作的作用发挥出来，即将档案管理工作纳入高职院校的规划和计划中去，纳入学校的各项管理制度和相关人员的职责范围之中。这样，便可以保证高职院校挡案管理工作的制度化和规范化。

3．提高高职院校档案管理工作人员的综合素屑。

档案管理是一门知识涉及较为广泛的学科，档案管理工作人员必须具备较为全面的知识储备和综合素质，提髙档案管理工作人员的综合素质势在必行。一方面，高职院校要对档案管理工作人员进行定期的专业培训，使其不断补充档案管理涉及的相关专业知识，扩宽档案管理工作人员的知识储备，以至于其在日常的工作中有能力解决各种工作问题；另一方面，高职院校档案管理人员要培养自己的工作热－，认识到档案管理工作是一项服务性质较强的工作，在日常的档案管理工作中要具备足够的责任心。同时，档案管理工作人员要不断提高自身的修养和综合素质，提高与其他工作伙伴的协调配合能力，更为出色地完成自己的工作。总之，高职院校要结合自身的实际情况、找出自己档案管理工作中常见的问题，采取加强对档案管理工作的重视、加强高职院校档案的规范化管理和提高档案管理工作人员的综合素质等解决措施，促进高职院校裆案管理水平。

作者：臧艳 单位：内蒙古电子信息职业技术学院