档案管理缺陷与改进建议

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1概述

当前，大数据的定义还没有一个非常明确的概念，但是其内涵已经被人们认可，档案资源在其应用和发展的过程中可以非常明显的顺应大数据的特征，但是就当前档案工作发展的实际情况来看，其在很多方面还无法充分的满足大数据时代的发展需要，所以为了更好的推动档案管理工作的发展，必须要对其予以重视。

2大数据环境下档案管理的缺陷

2.1档案资源。

当前，很多地区的档案管理机构在档案介质方面依然使用传统的纸质方式，档案信息数字化的程度需要不断的提升，一些偏远的地区在档案工作中依然还是使用人工手动的方式进行操作，所以在实际的工作中也很难去满足用户提出的个性化需要，虽然一些管理机构采用的是电子形式的档案，但是在档案收藏方面还没有制定一个科学统一的标准，这样也就使得档案资源会出现比较多的重复现象，结构形式不同的数据很难实现共享，所以这种情况也严重的阻碍了档案资源管理工作质量的提升。

2.2档案工作流程。

在很长时间以来档案管理工作都是从文件归档开始要经历收集、整理、保管、检索和利用这几个重要的阶段，纸质档案为主的时期，这种工作流程和当时的时展水平是完全适应的，但是时代也在不断的发展和进步，电子档案数量明显增多，在大数据时代当中，档案管理的核心也从整理和保管向收集和利用转变，此外这种进程也会不断的加快，档案收集也从传统的方式逐渐的过渡到在线实时查阅的方式。在社会发展的过程中，档案信息资源的类型也在不断的丰富，同时其也在朝着非结构化的方向发展，一些新技术在档案信息当中的应用也使其成本大幅提高，此外传统的档案利用方式也将发生非常大的变化，在这一过程中也会更多的朝着主动推介的方向发展，而当前的档案工作还不能完全满足这些层面上的需求。

2.3档案工作思维。

在以后的档案工作中，工作的主体将直接发生很大的转变，而其在实际的工作中需要完成的也不仅仅是简单的装订和维护，同时，在这一过程中其所提供的服务也越来越多样化，其在工作中必须要按照用户的实际需要迅速的挖掘出更加符合用户需求的有价值信息。当前，一些档案信息工作部门在思想观念上还存在着一定的误区，很多人还是比较重视馆藏，但是对档案信息的利用却并不是非常的重视，他们认为档案是国家财产的一部分，所以在实际的工作中并不能对档案信息进行全面的广泛的使用，在态度上十分的消极，一些工龄比较长的工作人员不学习计算机知识，所以电子档案收集的准确性和全面性都受到了非常大的影响，这样一来也十分不利于档案工作的顺利开展，一些档案工作者在实际的工作中甚至还出现了不肯创新的问题，缺乏社会责任感，这也成为了阻碍档案管理工作顺利开展的一个重要的因素。

3大数据时代下档案管理工作的改进建议

所谓转型，是指事物的结构形态、运转模型和人们观念的根本性转变过程。不同转型主体的状态及其与客观环境的适应程度，决定了转型内容和方向的多样性。转型是主动求新求变的过程，是一个创新的过程。在大数据背景下档案事业若想发展必须转型，若想顺利完成转型也必将在档案管理体制、运行模式、发展战略等方面进行调整。

3.1完善档案管理体制。

管理体制实际上就是指采取什么样的组织形式来达到管理的任务和实际的目的，站在档案管理体制的角度上来讲，这项工作的核心内容就是要科学合理的去设置档案管理机构，管理体制的建设直接影响到了档案资源自身的发展和利用的程度。在大数据环境下，我们可以在档案管理工作中充分的利用信息技术和互联网技术等等，从而也就可以更好的实现互联网技术以及信息系统不同部门之间的相互联系，同时还能对其开展统一性的管理，也就是说每个部门产生的档案信息都可以借助在线查阅的方式给档案管理部门予以统一科学的管理，所以就一定要在实际的工作中对档案的管理体制予以充分的改进。首先是建立一个自上而下的管理体制，同时还要对传统工作中的弊端进行分析和改进，加强档案部门不同环节之间的联系和协调，只有这样，才能不断的提高档案资源的利用效率，这样一来也就在很大程度上提高档案管理的质量和水平。此外还要建立一个档案监督机构，这个机构要和档案管理系统保持平行的关系，这样才能充分的保证档案部门的每一个环节都能保证其运行的质量和水平，使得档案工作的整体水平得以显著的提高。

3.2改变档案工作的运行模式。

运行模式通常就是指一个事物运行过程中实际的工作状态，不同的领域和行业当中都有其自身的特色和特点，不同行业的发展模式都在改变，同时档案管理的模式也在不断的创新和完善。档案管理的过程实际上是一个十分完整的链条，在大数据时代档案部门一定艺不断的加强自身的建设，同时还要将大部分的精力直接放在丰富馆藏建设当中，同时在这一过程中还要对数字化档案信息进行更加深入的加工，此外对这些档案信息资源还要使用科学规范的软件对其进行全方位的管理。除此之外在实际的工作中还要以先进的科学技术为依托，建立一个相对比较完善的网络，这样也就给信息的检索提供了更大的便利。档案信息的利用效率得到提升的同时，也为用户的档案利用提供了诸多的便利。

3.3改变档案工作发展战略。

发展战略是一定时期内对组织发展方向的选择、规划，可以为组织指引发展方向，实现组织快速、健康、持续发展。针对档案工作主体表现出的档案思维现状，必须注重加强档案工作发展战略，从职业规划高度引领档案工作思维。首先，档案部门必须通过加大培训力度，提高档案工作者的技能和职业道德。其次，重视跨界合作，打破专业界限，走开放、多元、社会化的发展道路。最后，档案工作者必须积极参与社会活动，承担社会责任，让档案事业充分融入到社会发展中，利用自身的独特资源优势，借鉴其他学科的优势，创新档案产品，为社会提供多样化的服务。当前，我国已经进入到了大数据时代，同时大数据时代已经对人们的生产和生活产生了非常重大的影响，当然，这种影响也波及到了档案管理工作当中，它在给我国档案管理工作带来了很大转变的同时也出现了一定的问题，所以，如果想要积极的推动我国档案管理工作的健康发展，就必须要采取有效的措施对其加以改进和完善。

作者：高秋月 单位：吉林省梨树县干部档案馆