公共图书馆档案管理工作探析

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21世纪经济全球化和信息网络化已成为一种世界发展的大趋势。在社会竞争空前激烈的今天，各个领域的建设都开始迈向信息化，档案事业的发展也不例外。然而，许多公共图书馆因为历史原因，档案工作并未随着时代变迁而有所改变，档案的利用开发渐渐不能满足现今工作需要。

1公共图书馆档案管理工作现状

档案是公共图书馆各部门职能活动形成的原始记录，是图书馆开展各项工作的重要依据。然而，档案工作通常又只作为图书馆日常工作的一部分，很多公共图书馆的档案管理工作都存在如下问题。

1.1档案管理不规范

1）档案管理制度缺乏。许多公共图书馆是几十年甚至上百年的老馆，早期档案工作相对单纯，只有党政、人事、财务及业务之分，且因没有专职档案人员，档案意识不够，档案在收集、鉴定、整理、归档等工作环节缺乏相应的制度。

2）档案收集不完整、整理不规范。由于缺乏专职档案人员和相应的档案管理制度，档案收集工作不到位，没有固定收集时间、收集范围，导致收集到的档案结构不合理、不完整。文书档案仅将党政文件及业务文件分开，党政文件只用编号文与非编号文分卷，没有系统分类，保管期限划分没有统一标准，业务文件更是散失不全，保管混乱，档案无法系统、完整的反应图书馆历史面貌、职能活动和发展情况，不能发挥其重要作用。

3）硬件设施缺乏、档案保存不规范。由于历史原因，公共图书馆人事档案、财务档案多由人事和财务部门自行管理，文书档案由办公室兼管，作为办公室业务工作的一部分，而没有专职档案人员、专门的档案室、甚至密集架等存放档案。且因人们对档案工作不够重视，资金投入不足，档案装订整理等设备无法及时更新，档案装具老旧，防火、防盗、除虫、通风等保管条件得不到改善，限制了档案工作的快速发展。

1.2档案散失严重，开发利用滞后

档案具有原始记录性，图书馆文书档案以纸质文档为主，但由于档案意识不足，许多应归档的文件分别由不同经办人自行保管，档案收集工作不到位，档案人员移交工作不规范，档案保管不善或者人为损毁等，纸质档案散失严重。在电子信息化快速发展的今天，传统的档案管理模式已经无法满足人们的需求。然而部分公共图书馆档案激增，尤其是电子档案的大量产生，图书馆档案的价值鉴定工作变得更加繁重困难，档案人员在开展鉴定工作的时候习惯性地采取“多多益善，宁重无漏”的方式，并且，在判断档案保存价值划分保管期限时，对划分难度大的文件不重视，不做具体分析，给予过长的保管期限，任由图书馆档案无序增长，造成档案堆积，占用空间。档案分类混乱，没有实现文档一体化，也导致查找困难，开发利用率极低。

1.3档案人才队伍建设有待加强

档案人才队伍建设是图书馆档案信息化建设的重要组成部分。公共图书馆现有档案人员兼任多、专任少，档案意识薄弱，既熟悉档案业务，又精通信息技术应用的复合型人才凤毛麟角。同时图书馆档案管理人才的引入机制、激励政策有待完善。

2采取有效措施，提高公共图书馆档案工作水平

2.1完善档案管理相关制度、实现文档一体化

1）完善档案管理制度。图书馆档案工作因由专职档案人员管理，制定相应档案管理制度，各部门兼任档案管理人员积极做好日常收集工作，制度要统一收集时间、收集范围、鉴定方式，要制定整理分类方案，提出保管措施。

2）与时俱进，以件代卷，重视电子文档作用。随着时代进步，信息化越来越多的体现在我们的日常工作中，纸质档案不断增加，电子档案也随之增多，档案工作应与时俱进。现今档案管理提倡以件代卷，图书馆档案工作也应当在立卷上进行改革，不单一保存纸质文件，要重视电子文档作用，积极实现文档一体化。

2.2加大投入，提高开发利用率

1）重视档案管理，加大资金投入。新时期新事物不断涌现，科学技术发展迅猛，过去旧的档案管理技术、设备已经不能满足档案工作开展的需要，图书馆档案管理系统也需要更新、升级，帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理。图书馆应不断更新、完善档案管理工作的基础设备设施，如设置专门档案室，购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案，充分利用文档管理系统，从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性。因此，图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备，通过各种渠道，及时引进，并组织档案人员学习、使用，更新原有的档案管理系统，为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台，使其更好地管理档案，为档案开发利用创造条件。

2）提高档案的开发利用率。档案是图书馆历史活动的真实反应，是图书馆工作开展的原始凭证，尤其是业务档案，能为图书馆发展和建设提供重要依据和参考素材，具有重要的参考价值。图书馆档案人员应重视收集工作，查遗补漏，在丰富馆藏的同时合理化档案结构；建立档案信息系统，完善检索、借阅、复制、归档流程；增强服务主动性，及时、有效的为图书馆日常工作提供服务，积极提高档案利用率，使档案在图书馆工作中发挥最大价值。

2.3加强档案人才队伍建设

新时期图书馆档案工作面临许多新问题、新情况、新要求，传统的档案管理在内容和方式上都不适应新时期的发展，图书馆档案的工作环境也具有了多样性和复杂性，图书馆必须加强档案人才队伍建设，不断探索新形势下图书馆档案工作的新思路、新方法，开拓图书馆档案工作的新局面。

1）提高档案人员服务意识。图书馆档案工作者应提高公关服务意识，增强服务主动性，积极与各部门沟通协调，了解文件价值，及时收集应当归档的文件并做好鉴定分类工作，为查找利用提供服务。

2）提高档案人员业务能力。档案管理工作人员要在继承传统档案工作理论的条件下，提高业务能力，利用先进技术，结合图书馆发展现状，改进档案工作，如档案的整理、著录，目录、索引的编制，排卷以及电子文件的归档等；要了解电子文件的特征，掌握电子文件的收集、整理、鉴定以及保护、利用等知识和技术；要具备较强的组织管理能力和分析能力，事物发展复杂多变，要学会正确判断档案的价值；要具有独立从事和指导档案业务工作的能力。

3）加强培训。公共图书馆档案工作水平的提高，在很大程度上决定于档案工作人员素质的提高。图书馆可以根据自身的实际情况，对档案部门的人员进行专业、专题的知识培训，使其不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，使档案人员进一步提高自身专业知识水平，更好地适应图书馆和社会的需要；可以借鉴和学习国家机关、事业单位以及国内外大型图书馆管理档案的先进经验和技术，向本单位档案人员传授或者安排他们外出学习；可以进行双向互动培训，即对内部档案人员进行现代档案管理必备的知识的培训，尤其是外语和计算机管理知识，对本单位的计算机技术人才进行档案专业知识的继续教育，帮助他们掌握档案管理的基本理论和管理技术，使其已具备的计算机技术能够与档案专业知识有机结合，加快档案信息化的进程，使现代信息技术更好地为档案工作服务。不仅如此，学习好计算机技术，能及时有效的处理计算机中毒、档案信息系统损坏等问题，也间接为公共图书馆电子档案安全性和问题发挥巨大作用。

4）积极引进档案人才。对于档案人员的录用应当严格把关，广开选人渠道，招揽优秀的档案人才。

3结语

随着科学技术的迅猛发展，人类社会进入新时期，档案工作内容日趋复杂，从内容到方法上都发生了很大变化，公共图书馆档案部门应积极配合其他部门的工作，结合实际，积极主动地为图书馆服务。要加强单位内外档案、资料的收集、开发、利用工作，准确把握信息服务方向，使档案工作成为公共图书馆各项活动必不可少的支撑。同时，要充分运用现代信息技术，不断实践和创新，及时交流工作、总结经验，积极开发档案信息资源，通过网络、电话等各项服务，为用户提供所需要的档案信息，使档案信息在社会主义经济建设中发挥不可替代的重要作用，促进图书馆服务质量和管理水平的提高。

作者：陈瑶 单位：四川省图书馆