高校科技档案管理问题分析

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1995年5月，我国正式提出科教兴国战略；党的十六大报告提出“完善知识产权保护制度”；党的十七大报告进一步首次提出“实施知识产权战略”。知识产权战略是我国为推动经济和社会发展而做出的重大战略决策，是与我国的科教兴国、人才强国和可持续发展三大战略紧密相关的重要战略举措。知识产权战略作为一种以权利保护为重要内容的整体战略，不仅是法律问题，更是与国家科技政策相关的公共政策问题。去年，一位大型高科技企业负责人提出派员到我馆考察学习科技档案管理工作，基于我馆科技档案工作实际情况，我婉转地拒绝了。此后我查阅高校科技档案文献和有关制度发现，高校科技档案工作普遍滞后，多年来形成的制度体系虽然日趋全面，但落实并不理想。实际上，如果落实好1987年原国家科委《科学技术研究档案管理暂行规定》（以下简称“科技档案规定”）“四同步”要求，高校科技档案工作将会是另一番景象。现实工作中，究竟是什么原因使“四同步”落不到实处呢？分析不难发现，关键问题就出在知识产权保护以及制度建设操作层面。

1高校科技档案工作中存在的突出问题

2005年4月，科技部面向全国各省（区、市）、单列市、副省级城市、兵团科技厅（委、局)，国务院各部门科技司和央企科研管理部门组织开展了科技档案管理情况调研，调点为列入国家科技计划的科研项目所生成的科研项目档案情况、中央和地方各科研院所科研档案管理制度的状况，以及《科学技术研究档案管理暂行规定》执行中存在的有关问题。随之各有关单位全面展开调研工作，甘肃省科技厅将1977年以来列入国家科技计划项目所生成的项目档案情况列入调查范围。［1］近年来，部分学者也围绕高校科技档案管理展开了调查，如朱玉清2009年对北京地区44所高校科研文件档案管理状况进行了调查。［2］综合朱玉清的研究、其他有关文献［3-6］和我校相关工作实际情况，概括梳理一下，高校科技档案工作大致存在四个方面的问题。

1.1科技档案管理总体来看严重滞后

据调查，北京44所高校中，53.5%的高校科研项目文件材料归档基本完整，27.9%的高校归档不完整，18.6%的高校根本就没有归档；72%的高校在科研项目开始时同时提出项目（课题）文件材料的归档要求，40%的高校做到了验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步，32%的高校检查科研项目进度的同时检查项目（课题）档案的形成情况，只有48%的高校做到了上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具科研课题归档情况证明材料同步。我校现在科技档案收集管理的主要是科技部门整理提交的一些偏重于文件类的档案材料，实际具体到每一个项目的完整档案，尤其是核心档案材料还很欠缺。从我校目前科技档案管理类别情况看，主要管理的是科技文书类档案（由科研管理部门归集）、科技经费使用收支凭单等档案（由财务部门归集）和研究生学位论文（由研究生院和图书馆归集），以及部分奖励证书等档案（以科技管理部门归集为主、少数科研项目负责人参与），科研数据、成果等实物档案几乎没有。

1.2科技档案管理与科技项目过程控制脱节

多年来，高校科技项目管理比较普遍地存在重申请轻验收、重经费轻成果、重预算轻绩效等问题。目前高校科研经费管理中存在的问题主要是：项目管理与科研经费管理信息化程度较弱、经费预算与科研项目开支相脱节、科研经费使用效益重视程度不够、科研经费监督机制缺乏、科技经费使用管理一统就死一放就乱以及科技人员工作积极性的挫伤等。从科研文件档案管理纳入信息化建设程度看，仅有4.9%的高校科研项目档案信息化建设纳入本校信息化建设。从高校档案管理计算机系统与科研管理系统之间的关系看，只有9.5%的高校科研管理系统中包含了档案管理模块或是科研管理系统与档案管理系统之间有接口，45.2%的高校档案管理计算机系统只是独立的网络版档案管理系统，26.2%高校的档案完全不用计算机管理。［7］从科研文件归档职责与归档“前端控制”角度看，19.5%的高校并未在科研项目合同书中规定归档责任人，74.4%的高校未对科研文件材料归档进行“前端控制”和过程管理。从保管角度看，有超过半数高校科研档案数字化成果没有进行异地保管；从鉴定工作看，45%的高校没有对科研文件档案进行过鉴定；从提供利用与版权保护角度看，58.5%的被调查者认为是科研人员用起来不方便，87.8%的高校在科研项目归档时没有签订开放协议。

1.3已有科技档案缺少重要核心内容

完善的科技档案管理，有助于科技工作的传承与创新，有助于推动科技水平不断提升，有助于推动教育科研工作更好地协调发展。但是，多年来，受传统观念影响，一般档案工作者认为只有学校管理性文件才能作为档案管理，而教师（尤其是个人）对自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视，往往把它们排斥在档案管理之外。其结果是，重视科技成果的推广实施，而忽视科技文件材料的形成、积累和向档案部门移交归档；有的甚至肢解档案材料，只移交一般性材料而将关键性材料留下；还有的将科研报告中核心内容，用自己设定的代码代替，严重影响了科技档案的完整与质量，也丧失了档案的实际价值，不利于今后查考利用，不利于技术储备和成果的继承发展。科技论文档案的管理根本谈不上“三纳入”和“四同步”，大多处于分散零乱的保管状态。中国农业大学拥有共和国成立后的第一号国家专利，但由于历史原因，目前馆藏只有专利证书复制影印件，其具有重要历史价值的原件却一直未能收藏入馆。

1.4科技档案利用与开发几近空白

现有科技管理制度本身很少提及科技档案的利用，更谈不上科技档案的开发与服务。目前利用比较多的涉及科技项目的档案主要是财务收支数据档案，但其归类属于财务档案。偶尔也有知识产权纠纷或资历核实会利用科技档案，但因为原始档案极为欠缺而往往不能满足实际需要。人员聘任与职称评审涉及到的科技档案资料一般依靠申请人独立保存和现场提供原件及复印件，根本没有形成依据科技档案的惯例，也还不具备依据科技档案佐证科技成果的现实条件。科技档案的开发利用几乎谈不上。相关领域的研究大多属于散兵游勇，无法形成合力；基础性的研究和积累也不能实现共享，导致低层次重复劳动和效率低下。从近年情况看，科技档案的利用主要集中在项目本身的检查、验收、审计以及主管部门的例行检查、举报查处等方面，科技档案开发利用无从谈起。

2基于知识产权保护和制度层面的分析

高校科技档案管理工作存在上述突出问题，自然有主观方面的原因。但是从客观本源深入分析来看，主要包括两方面原因：一是知识产权保护相对滞后和薄弱影响了科技人员积极性，二是制度设计本身存在的不完善和操作性较弱导致部门间职责不清和落实不力。具体来说，大致包括四个方面的原因。

2.1知识产权主体尚未根本确立

如果知识产权被束之高阁，不能发挥经济效益，也就失去了鼓励创造知识产权的实际意义。因此，2007年《中华人民共和国科学技术进步法》（以下简称“科技进步法”）进行重大修订，［8］明确了财政性资金取得的知识产权归属问题，这是我国知识产权法律制度的一个重要突破，将本属于国家所有的知识产权，授予项目承担者，作为创新活动的利益保障，使更多的人愿意进行知识产权的创造和运用。但自1993年颁布《科技进步法》以来，由于我国科技计划项目成果知识产权过分强调国家所有，实践中形成了名义上国家所有、实际上单位持有的状况。这种权利与义务、权限与职责不清的状况，一方面造成单位主动采取知识产权保护措施的积极性不高，另一方面国家对一些重要科研成果疏于管理，未能形成自主知识产权。这种局面，短期内尚未得到根本改变。

2.2科技档案与成果保密相对薄弱

在侧重经济数据考量和以科技产出为主对科技人员进行考核的过程中，伴随着科技档案利用的日益增多，个别人钻知识产权保护缺位和科技档案管理不严的空子，剽窃他人科技成果。还有人将与他人合作的产品配方归为己有，进而泄漏兜售给他人或厂家以谋取私利。此类现象反映了新时期疏于科学技术成果的保密，因此，科技档案保密工作亟需加强。党和国家利益需要保护，高校和个人权益也需要保护。有相当一部分科研人员没有充分认识到科技档案管理工作的意义及作用，认为科技材料是自己的，对自己发表的科研论文倍加珍惜，对于将自己的重要科研档案（科研数据、项目材料等）放在档案室（馆）保存心存疑虑，认为放在档案室不如自己保管更为安全和使用起来更加方便。比较而言，基础研究科技成果更易于保护，而加强应用研究科技成果知识产权保护就显得更为重要和必要。以农大为例，植物微生态制剂（增产菌）、旱稻、108玉米等技术成果曾一度成为学校名片，但最终知识产权不但没有得到很好保护而使学校蒙受巨大损失，社会上假冒伪劣盛行，学校部门和个别人反而成了被告。

2.3现有制度体系不健全、操作性较差

国家宏观制度体系层面相对比较健全，但是配套操作细则还不是很到位。《中华人民共和国档案法》（以下简称“档案法”）以及一系列知识产权保护法律法规已颁布实施多年，但违反后的处罚问题还缺乏有效手段，如抄袭别人技术档案、丢失和损坏档案、档案泄密等问题，处理起来往往轻描淡写地以批评、检查等简单处理代替处罚。并且，在现有制度框架内，比较普遍地存在重视传统管理、忽视知识产权服务，重视科研经费管理、忽视科研档案收集、忽视科技档案开发利用。而作为基层科研单位的高校，普遍存在缺乏行之有效的制约手段、科技档案管理权限不明、职责不清、科技档案管理制度体系建设普遍滞后的现象。北京44所高校中，27.3%的高校还没有建立科研文件档案管理制度；有38.6%的高校没有把科研项目档案管理纳入科研项目管理活动整体工作当中；59%的单位认为文件资料形成者不愿归档是其中一个原因；有48%的被调查者认为学校的科研主管部门（如科研处、科技处）没有明确要求；45%的单位认为主要原因是科研课题组没有明确项目文件的积累和归档职责；66.7%的高校认为，没有进行“前端控制”是因为没有建立相应的管理制度；61.9%的高校认为，没有进行“前端控制”是因为学校档案馆（室）与学校科研管理部门合作的力度不够；59.5%的被调查者表示，主要是高校档案馆（室）无法有效地行使这项权力。［9］

2.4工作思路条件与方式方法相对落后

高校日常科技活动会形成一定数量和种类繁多的科技文件，这些科技文件是科技档案的前身。但是，目前在各个重要阶段和环节中对科技文件积累的重视程度不够。有的高校，工作惯性存在重视抓科研计划落实而忽视科技文件的形成、积累和作为档案归档保存，表现为科研实验原始记录不规范、图纸不齐全、报告不完整等等。这不但给后续工作留下巨大隐患，甚至会导致无可挽回的巨大损失，更不利于科研人员的保护和积极性的培养。修订后的《科技进步法》规定，“国家鼓励科学技术人员自由探索、勇于承担风险。原始记录能够证明承担探索性强、风险高的科学技术研究开发项目的科学技术人员已经履行了勤勉尽责义务仍不能完成该项目的，给予宽容。”［10］其中，“原始记录”是指项目执行过程中形成的大量的科研工作记录、实验数据情况等；“给予宽容”既包括不影响项目的结题验收，也包括不影响对项目承担人员的评价、申报新的课题等。高校现有科技档案管理人员队伍不稳，多以兼职档案员身份从事档案收集、归档与管理等工作，专业知识匮乏，工作业绩情况在学校考核中很难体现。

3保护知识产权破解高校科技档案工作瓶颈

3.1关于未来高校科技档案工作的设想

树立长远眼光，建立中长期规划，创造硬件软件条件，落实重要科技档案收集管理制度；实现科技档案收集管理与项目管理服务全程无缝衔接，包括申请控制、绩效考核、经费管理、结题验收等等各个环节；配备专门的、标准化程度较高的馆舍和人员，等条件成熟时筹备成立科技馆（科技博物馆、展览馆）；借鉴发达国家做法，逐步将图书馆、档案馆、展览馆、博物馆等功能加以有机整合。

3.2保护知识产权推进高校科技档案工作

（1）切实完善配套措施，下大力气保护好知识产权。围绕《档案法》和一系列知识产权相关法规，以及《中华人民共和国保密法》有关要求，完善细则和配套措施，保护好知识产权，做好科技保密工作，落实档案管理责任，打消科研人员顾虑，做好高校科技档案工作。强化政策操作性，狠抓落实与督导检查，将科技档案严格纳入科技工作绩效考核指标体系。（2）将科技档案管理工作与项目过程控制有机结合。严格落实“四同步”要求，研究和遵循科技档案管理规律，将档案收集、整理、归档、借阅、使用、开发等与科研项目申报、评审、下达、执行、考核、数据积累、结题验收、评奖、职称评审、等各环节实现环环相扣和有机紧密结合。（3）改善归集保管利用条件，最大限度方便课题组。硬件条件建设是基本前提，建设标准化库房，按项目进行分类管理和建卷归档，切实保障档案安全，最大限度优先保障归档项目组使用，相关人员使用科技档案则须经项目负责人与相关领导同意，尽力为课题组提供相应服务与指导。（4）加强队伍建设，配备专业化科技档案工作人员。档案管理部门在各高校普遍属于边缘化单位，机构、人员与条件保障相对较弱，普遍存在人员较少、年龄偏大、学历偏低、专业人才缺乏等问题，专业科技档案人员更为匮乏。要扭转这种局面，给予应有重视和保障。（5）加强信息化、规范化建设，提高工作效率。数字档案馆建设日益成为当今各类档案馆建设的一大趋势，科技档案数字化是首当其冲的重要部分。顺应这一要求，突破原来一把裁纸刀、一瓶浆糊和一摞纸张的传统模式，研究、探索和规范科技档案精细化工作流程，提高工作效率。（6）突出利用导向和收集、管理、利用一盘棋。突出价值理念和利用导向，便于科技人员本身和校内外各类管理人员利用，做好涉密管理，逆向梳理完善工作流程，钻研科技档案有关规定和科技业务自身规律，集成创新收集、保管、利用一体化工作模式。

作者：王玉斌 单位：中国农业大学档案与校史馆