档案内容管理模式思考

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1研究背景

在当今互联网大数据时代，社会各行业都面临着如何处理日益膨胀信息的困境，作为肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”使命的档案部门同样也面临如何管理纷繁复杂的档案资源的难题。一方面，档案的规模发生了巨大的变化。截止2011年，全国各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷，预计到2020年，全国各级国家档案馆馆藏将达到6亿卷多［1］。另一方面，档案的结构发生了巨大的变化。在大数据时代，网络社交媒体、视频、语音、图片等内容丰富、格式多样的电子文件，构成了档案的重要组成部分。这些信息大多数是非结构化的信息，它们在信息系统的组织下被人们赋予一定的形式，形成人们可以理解的内容。传统档案管理方法是用档案信息管理系统存储结构化信息。但是，大量异构信息导致档案信息资源无法有效整合，大量非结构化信息的出现导致档案信息资源无法有效处理，只能以实体形式保存在档案馆的货架上，这给档案管理带来了严峻挑战。在大数据时代，在规模巨大、结构复杂的信息面前，如何高效管理档案，是档案管理者需要思考的问题。而诞生于上世纪90年代中期的内容管理，是破解这一难题的利器。

2内容管理的基本概念

内容管理，即对内容的管理，它指对具有价值的能够进行共享和利用的信息资产进行管理的过程。它萌芽于20世纪90年代中期,伴随着互联网的快速发展而发展。在内容管理的研究领域，较具代表性的有BobBoiko关于内容管理的阐释以及Gartner咨询公司给出的解释。BobBoiko在其《ContentManagementBible》书里对内容的定义是:“内容是包含人类赋予的含义和背景的信息。”对内容管理的定义:“通常来说，内容管理仅被视为对内容的管理，但是有效的内容管理开始于内容生成之时，结束于移交之时。有效地生成内容是为了有效的存储、检索和再利用。内容管理传递商业价值，是组织力量的平衡，是与内容相关的法律法规的组合，是计算机基础架构。”［2］Gartner咨询公司认为内容管理从内涵上应该包括企业内部内容管理、Web内容管理、电子商务交易内容管理和企业外部网（Extranet）信息共享内容管理（如CRM和SCM等），Web内容管理是当前的重点，e-business和XML是推动内容管理发展的源动力。［3］Gartner咨询公司主要从实践的角度，以企业为管理对象对内容管理进行了解释；BobBoiko则从概念的本质和关系入手，对内容、内容管理等一系列概念进行了解释和梳理。本文采用BobBoiko的定义。事实上内容管理的内涵就是体现在内容和管理两个核心概念上。一方面，内容的前提就是信息，信息可以是数据库、文本、图片、Web页面、即时通讯、视频、音频等，因此需要用先进的技术对异构信息进行资源整合；另一方面，对内容的管理必须为最终出版物的生成负责。出版物就是内容，内容管理系统是为了确保正确的内容出现在正确的地方，为了实现这一目的，内容管理需要围绕内容所开展的一系列管理流程，包括信息的管理、组织的管理、流程的管理、人员的管理等。因此，内容管理是综合了管理、流程、人与技术的管理体系。从国内外应用实践看，目前，内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。［4］

3档案内容管理模式的可行性分析

3.1从档案内容管理的对象出发

档案内容管理模式的管理对象是档案内容，那什么是档案内容？对该对象进行管理是否可以满足档案管理的内在要求呢？因此，需要辨析档案内容管理模式的主体研究对象———档案内容的概念，厘清其本质，才能分析档案内容管理模式的可行性。档案内容的属概念是内容。关于内容，目前有四种解释，包括内容的字面解释、本质理解、哲学理解以及技术理解。从内容的中文字面理解，内容就是物件里面所包容的东西，这个定义提供了一个内容理解的很好的视图：别的东西所包含的东西。除了字面理解的所包容的东西以外，还有一种从本质上面的理解，内容是事物内部所含的实质或意义。如果从哲学层面来理解内容的话，内容指事物内在因素的总和。从技术层面来看，内容可以理解是一个互联网术语，随着互联网的普遍应用，机构中电子文件数量增加，信息流通的加速，像电子邮件、web页面的文字和图片、论坛、即时通讯，甚至是微博、微信等移动互联网信息都涵盖进了“内容”。“内容”就由原来的出版媒体内容，扩大为机构内部全部资料信息的内容。从以上对内容的分析来看，内容理解的范围不断扩大，内容既包括实体上的内容，也包括形式上的内容。从本质上看，内容是有实质意义的信息，从呈现来看，内容必须有一定的形式和载体。套用上述对内容的理解，我们可以对档案内容有更深入的理解。档案并不全是档案内容，当档案上的信息被人抓取并利用时或被赋予可用形式时才成为档案内容。因此，档案内容是具有实质意义的，能够被利用的档案信息。可见，档案是以档案的内容为基本要素和出发点的。那么，对档案内容进行管理，也就抓住了档案管理的基本要素，契合了互联网时代对档案信息管理的要求。

3.2从档案管理与内容管理的相互融合出发

3.2.1相同的管理对象是两者融合的基础

传统上档案管理是整理与保存档案实体，随着计算机技术普及，信息技术对档案管理的影响日趋明显，档案管理逐步过渡到档案信息管理阶段，档案管理系统的应用使得管理的对象--档案由实体逐步电子化、虚拟化。而迈入21世纪后，随着互联网技术的普及，催生了档案信息管理的又一次升级。为了便于社会利用，档案管理需要借助互联网的力量，将内容提供给广大人民群众。对于档案管理的发展方向，我国档案学专家刘国能曾说：“人们利用档案，主要是利用档案的内容，而不是整个档案。”［5］因而，“把档案中蕴含的丰富内容开发出来，让更多的人知道，发挥更多更大的作用，为社会各方面服务。这也是档案工作的目的、宗旨所规定的。”［6］可见，档案管理的发展方向就是对档案内容的管理。而内容管理是伴随着计算机技术、互联网技术的发展而建立起的管理理念，它直接对内容进行管理，能够有效整合内容并挖掘内容的价值。对档案进行内容管理无疑就是对档案内容的管理，因此，档案管理和内容管理有着共同的管理对象—档案内容，两者有融合的基础。

3.2.2档案管理为内容管理提供借鉴

档案管理理论体系包含丰富的理论体系，包括全宗原则、文件生命周期理论、档案价值理论、档案鉴定理论、电子文件理论等，这为内容管理理论体系提供了借鉴。档案管理有着这些理论贯穿档案管理的全过程，它们在指导档案管理工作的同时，也可以为内容管理提供理论和实践的指导。全宗理论、文件生命周期理论为内容的创建、组织、保存提供全面的、深入的理论指导；档案管理中关于档案第一价值、第二价值的理论也指导着内容管理如何更有效地利用内容；电子文件理论的全程管理、前端控制思想也为内容管理提供了整合内容的思路。

3.2.3内容管理为档案管理提供前沿的管理理论和技术

随着档案信息化的发展，档案管理逐渐面临如何管理异构和非结构化档案的问题，而内容管理给我们提供了一个新的思路和技术。作为提高资源利用率、实现资源增值的管理手段，内容管理在资源体系规划、内容的选择与采集、网络信息资源的开发、利用、整合与共享及资源库建设上有一套完整的理论与方法，能促使档案管理的多元化、智能化架构和服务模式的完善，进而形成以用户为中心，以满足用户需求为目的档案管理新模式，即档案内容管理模式。

3.3从档案知识管理对档案内容管理的影响出发

随着企业管理水平的提高，越来越多的企业开始通过知识管理来提高企业的管理水平，激发创造性，提高整个组织创造和利用知识的能力，最终获取创新优势，从而获取在市场竞争中的优势。而档案则是知识管理的知识库来源，越来越多的企业利用档案进行知识管理，达到获取创新优势、巩固市场优势地位的目的。我们都知道，在知识管理中涉及对显性和隐性知识的管理。显性知识指那些可以用语言、文字表述出来的知识，这些知识如果在合适的条件下知识工作者有能力将其通过语言和文字的形式表达出来得以保存；而隐性知识只那些很难用语言和文字表述的知识。［7］而在知识管理的体系中，内容管理起到了基础性的作用。我们可以简单地将内容管理定义为：有效的管理、创造和表达公司的内容，这个内容可能包括文本、PDF、视频、音频等各种格式。所谓的内容则包括了许多企业内部知识工作者显性化的知识、经验总结，所以从这个角度说，内容管理是知识管理的基础，档案知识管理的发展进一步助推档案内容管理的发展。综上，内容管理是互联网时代档案管理的发展方向，也是知识管理的基础。内容管理和档案管理有相同的管理对象，两者的理论体系相辅相成，互相借鉴，互为补充。档案内容管理模式结合了两者的特点，适应了互联网时代对档案管理提出的新要求，有利于档案资源的整合和档案的利用。

4档案内容管理模式的模型构建

根据内容管理思想，档案内容管理模型可划分为三层模型结构：收集层、管理层、服务层，分别负责收集、管理和内容组件信息块的，以支持包括档案收集、整理、鉴定、编目、保管、利用等环节在内的档案管理全过程。其模型结构如图1所示。

4.1收集层

收集层是档案内容管理模型的基础，负责将机构所产生的信息包括关系型数据库、文档、视频、音频、图片、网页及其他信息，转化为有组织的内容组件，存储至内容库中。具体说来，这些流程包括：第一，获取。获取包括从头创建内容，以及从已有的源中采集内容。档案管理人员可以为档案内容设计基本构成要素的模板，比如，可以为作者提供Mi－crosoftWord模板（DOT文件），包括输入标题、摘要和正文的区域以供组件作者创建。有模板标准的档案内容无需经过转换和整合，可以直接收集到内容库中。但多数情况下，我们需要在已有多个源头中、在多种档案载体类型中收集档案，并通过转换和整合，最终收集到内容库中。第二，转换。转换是指删去内容中的无用信息，修改标记语言。如果所获取的信息不是系统所需要的格式，必须通过转换将信息转换成内容库可接受的格式。第三，整合。整合是指将不相关的档案信息源聚集为一个整体结构的过程。通过编辑处理，确定转换后内容样式的一致性和可用性；然后对内容进行分割处理，将内容分割为内容组件，进而纳入规定的元数据系统并执行元数据化处理；经过元数据化处理的新内容组件可以有效地整合并存储至内容库。第四，内容库。内容库是一组数据库、文件目录和其他系统结构（例如内容管理系统的自定义设置），用来存储系统中的内容和其他与内容管理系统相关的数据。档案内容在通过获取、转换及整合等一系列步骤后，最终被纳入内容库中。内容库包含以下组件：内容数据库和文件、控制和配置文件。

4.2管理层

管理层是档案内容管理模型的核心，其主要功能是实现对档案内容生成、利用的控制管理,主要体现为元数据管理、工作流管理、存档管理、权限管理、人员管理以及标准管理几个方面。第一，元数据管理。元数据管理是管理档案元数据的标准、配置、字段及元数据列表维护。第二，工作流管理。工作流管理是设计从档案内容获取到档案利用的整个流程，并保障其自动运行的管理机制。第三，存档管理。存档管理是对档案的创建、分类、存储、销毁等环节进行管理。第四，权限管理。权限管理是在档案内容管理系统内对各用户的权限进行设定，对工作人员的访问权限进行划分，确定用户的真实性，并根据鉴别的真实身份来进行授权控制。第五，人员管理。人员管理是对档案内容管理体系里涉及到的人员包括工作人员和用户进行管理。包括组成团队来设计和建设档案内容管理系统，高效运维内容，对工作人员进行培训等等。第六，标准管理。标准管理负责制定档案内容管理模型的各种标准，具体包括关于分类的标准、主题词的标准、模板的标准、服务器的标准、版本的标准等。

4.3服务层

服务层是档案内容管理模型的顶层，直接面向用户，负责内容的服务，主要提供档案利用服务。其功能主要由内容、全文检索、数据挖掘、定制服务组成。内容使用模板来从内容库中提取合适的内容，并将它变为物，服务采用系统来实现内容的。全文检索为用户提供查询服务，响应用户输入，在内容库中进行匹配，再返回用户。数据挖掘是档案内容管理系统对数据进行深入分析和影响分析，挖掘出档案间的内在联系。定制服务是档案内容管理系统根据用户的需求和喜好，提供定制内容如定制新闻推送、报表服务等个性化内容服务。

5结束语

近几年，在互联网的推动下，内容管理已成非结构化信息保管、利用、增值的主要解决方案。将内容管理引入到档案管理中，构建档案内容管理模式，利用内容管理关键技术建立新型档案资源网络化智能服务平台，强调用户参与，面向用户需求，基于资源与服务共享与协作，其最终目的是构建一种新型档案信息资源管理的创新模式，实现档案信息资源管理过程中内容服务社会化、集约化和专业化，从而改进传统档案管理的不足，进一步完善档案管理。

作者：胡涛 单位：中国人民大学信息资源管理学院