数据挖掘DM技术在教学档案管理中的应用

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一、教学档案的重要作用

教学档案客观真实地记录和反映高校教学活动，是高校教学管理的历史资料。它包括文字、图像和影像等一切与教学活动相关的资料。完善有序的教学档案对于改善教学管理和提高教学质量具有重要的意义和价值。

（一）提高教学质量和教学管理水平的重要依据

教学档案是高校落实教学工作的客观真实的反映，所以，教学活动中的优点和不足都会在教学档案中一一体现，教学工作者和教学管理者都可以通过教学档案进行总结反思，为之后的教学工作提供直接或间接的可供参考的经验借鉴，不断地推动教学管理和教学质量提升。从某种意义上说，教学档案就是教学工作改革发展的垫脚石，是不可缺失的历史积淀。

（二）进行教学改革和教学研究的重要参考

教学档案是教学改革和教学研究最基础的素材资料，它包括建档以来教学活动、教学管理和教学科研的物化成果。通过对这些成果的分析，一方面要总结积极有效的经验，继续发扬；另一方面对于之前已暴露出的问题进行商讨，制定相应的对策，避免重蹈覆辙。这些经验教训都是高校进行教学研究和教学改革的重要参考。

（三）支撑教学评估工作的重要佐证

检查教学档案是进行教学评估最直接、最基本的考察环节，教学档案是高校教学水平直观的物化体现。教学评估过程中，相关专家通过查阅教学档案，以此对高校的教学能力做基础评估。如果没有完整有序的教学档案，那么高校的教学能力和水平就没有有力的佐证，任何空洞的说教都很难让人有信服力。所以，教学档案对于教学评估具有重要作用。教学档案对于高校的教学管理和教学质量水平提高有不可替代的作用，但是随着时代的发展和进步，高校的教学管理方式方法也在不断更新换代，传统的纸质档案已经不能满足目前的教学管理，甚至制约了教学管理的发展。教学档案信息化未来的发展方向应该着力建设一种电子教学档案服务平台，为教学研究和教学评估等提供最方便快捷的查询和检索，实现教学档案的效用最大化。传统的数据库技术不能实现上述功能，dm技术就是基于满足现实档案管理需要而发明使用的一种高层次的电子档案管理技术。

二、DM技术分析

DM是指在数据库的应用过程中能够进行数据分析，挖掘数据潜藏的规律和其他较为隐蔽信息的技术。DM技术是一个特殊的信息处理过程，它融合了数据库、统计学和可视化等诸多领域的理论和技术，实现对数据信息全方位地综合使用。DM技术对于电子文件管理具有特别有效的作用，可以提高电子文件的处理效率，使其得到更好的利用。DM技术是数据知识发现和获取的关键步骤，它在档案处理过程中的信息分类、收集和整合方面都有强大的功能。

（一）档案信息收集

DM技术应用在档案管理工作中，它的首要任务是信息收集，这是档案信息分类、整合和使用的前提和基础。DM技术信息收集不只是将相关数据放进系统，在其信息收集过程中它会进行重新描述。通过对现有的数据进行整理分析并建立对应模型，然后对比已有的概念模型和样本对象的差距。如果模型经历检测以高分通过，则可以作为相关标准。档案信息收集是一系列档案服务的首要工作。譬如，档案管理工作人员已经录入了个人的相关信息并进行储存之后，新的用户信息录入的过程中会自动与前面的信息进行联结，并将这种联结关系以一种新的信息储存代替过去的信息。DM技术相关程序将新用户的信息进行收集处理这种功能极大地方便了档案信息管理，同时也方便用户及时使用。DM技术强大的信息收集能力是其整合处理档案信息的前提。

（二）档案信息分类

DM技术的信息分类方法是根据数据的独特属性将其分门别类，在这个过程中，DM技术首先应该分析数据对象的属性类型然后才能正确分类。DM技术进行档案管理，可以实现用户的横向、纵向信息分类总结，将初始的用户信息分析提取，以形成方便使用的用户档案。譬如，DM技术可以在档案中完整地保存用户的姓名、性别、年龄、职称等相关信息，而且根据这些原始信息可以选取任意一个身份数据进行纵向分类，使得使用档案的人一目了然。DM技术还有一种强大的自动识别功能，它可以根据用户信息的搜索使用频率进行合理分类预测，使得档案使用变得更加高效率和人性化。

（三）档案信息整合

档案管理的终极目的是为了对档案信息的使用，档案管理手段的优化也是为了更方便快速地获取档案信息。而DM技术在档案信息整合方面具有强大的功能，可以有效整合档案已经储存的数据信息，以方便用户使用。原始档案信息的整合可以让原本的信息以一种全新的方式呈现，做到可视化、概括化、全面化，挖掘原有档案数据的各种潜在信息，并且将这些信息分类整合，为用户提供个性化的优质服务。在信息整合过程中，不仅需要DM技术提供技术支持，也需要档案管理人员积极参与，发挥主观能动性，根据档案使用需要开发档案资源。例如，在档案信息整合过程中，档案管理工作人员应该注重近几年的信息关联，以及拥有相同元素的档案信息关联等，使得用户可以以最快速度寻找到相关信息，并且可以获得提示，发现可能会用到的档案信息，提供给用户尽可能完整的档案信息服务。

三、DM技术在教学档案管理中的应用价值

教学档案管理作为档案信息管理的一种，是高校的一项重要工作。DM技术应用在教学档案管理的过程中，弥补了传统的纸质档案管理的一些问题和缺陷，使得教学档案管理得到不断地优化升级，方便教学科研和提高教学质量。

（一）DM技术应用扩大信息收集范围，优化管理结构

教学相关的信息服务是教学档案工作的重要内容，而教学服务的前提和基础是完整全面的教学信息资源，而教学档案管理技术又是收集这些信息资源的平台支撑和保障。教学档案管理者可以利用DM技术，掌握档案使用者的兴趣习惯，同时也可以根据他们提出的问题和要求，不断地完善教学档案资源，收集以前疏漏掉的信息。DM技术可以根据用户的检索查询记录自动分析相关的资源需求，教学档案管理者就可以根据DM技术的总结分析进一步优化教学档案库结构，满足教学档案的使用需求。

（二）DM技术应用提高教学档案的管理效率

DM技术打破传统的档案信息管理方式，使得教学档案管理更加趋于完善，大大减少了教学档案工作人员的工作强度，将档案管理人员的琐碎时间进行有效整合，从各个层面提高档案管理工作效率。同时，使用DM技术能够有效地避免档案信息丢失的现象，也为档案信息管理工作提出了定量化的方法，最终推动其顺利进行。DM技术应用在教学档案管理工作中，不仅可以挖掘文件间联系，提高档案整理效率，而且可以减少查询工作量，提高查询效率。DM技术在档案查询的过程中也发挥着不可小觑的作用，传统的纸质档案管理，文件查询需要依次一件件翻阅，而DM技术可以有效地解决这个麻烦，快速找到所需文件，提高检索速度。DM技术具有自动索引分类等功能，可以把相关文件全部关联在一起。DM技术在整理档案的过程中可以帮助工作人员自动分类编号，提高教学档案整理的效率。当教学档案管理工作人员整理档案资料时，如果DM系统发现错误和重复的信息等，会提示工作人员，有些完全重复的文件，DM技术可以自动合并删除。

（三）DM技术应用增强了教学档案的信息安全性

教学档案是特别重要的教学资料，所以档案的留存是档案使用的前提。档案信息能够保存的越完整越全面，保存的时间越长，才能越好地提供档案信息服务，档案的利用价值就越高。在延长档案信息保存时间方面，DM技术相较传统的档案管理有不可比拟的优势。DM技术的档案管理可以不限次数地使用档案，而不至于造成损耗，致使档案的利用程度提高，其价值也相应增加。DM技术的职能服务系统可以有效地防止信息丢失和泄露，保证档案信息安全。DM技术作为档案管理的一种新型管理手段，可以有效地应用到教学档案管理过程中，较传统的档案管理方法具有很多先进之处，是档案管理的一次革新。DM技术在教学档案管理中发挥了巨大优势，可以有效助力教学管理水平和教学质量的提高和改善。

作者：张慧琴 郭璐 单位：中国矿业大学