档案管理工作的规范化研究

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档案管理系统是整个社会信息系统的重要内容之一，新形势下各企事业单位在档案管理上都发生了一些新变化，存在一些新问题，对于档案管理工作实现规范化需求越来越紧迫，要求越来越高。据此，本文提出了新形势下档案管理工作的规范化若干措施和相关探讨分析。档案管理工作在每一个单位都属于不可或缺的重要管理内容。档案因其较高保存价值受到关注较大，同时又因其复杂、繁琐性质管理强度较高，在信息化高速发展的今天，迫切需要规范化档案管理。当前各方面形势较以往都有很大变化调整，对于档案传统的管理方法已较难满足社会需求，要切实做好档案管理工作，真实发挥档案管理效能，实质增强档案管理效率，推动档案管理工作的规范化是当务之急和重要策略且极为必要。

1新形势下档案管理工作面临的一些问题

1.1档案管理体系缺乏，重视度不够

随着经济社会的迅速发展，各单位的管理制度不断完善并逐步发挥管理效能，然而在档案管理工作上，完善的管理体系缺乏，尚未形成一套与时俱进、能够充分引领档案创新发展的体系，使得档案工作人员出现不规范操作，档案资料落实随意化。同时各单位、各行业普遍存在的轻档案管理、重经济效益思想，导致在档案管理投入上严重不足，资源配置明显制约受阻，工作人员责任意识不强，进取意识不够，使得档案没有根据新形势更新创新管理，过多沿用传统模式，使得档案管理工作规范化进程受到延缓。

1.2档案管理措施落后，信息化不强

当前计算机技术、信息技术、网络技术迅速发展，对社会及工作影响越来越紧密，同时应用先进技术加强档案信息与实体管理，也是新形势下的趋势与要求。然而当前在技术与档案管理结合方面依旧严重不足，没有建立档案网络管理平台，档案管理信息化水平严重滞后，主要依靠的还是纸制、手工登记方式，使得档案完整性、准确性难得到有效管控，对于提高档案利用及档案管理工作效率深受影响，没有形成档案与信息技术的良性融合发展关系。

1.3档案管理人员偏弱，资质力不高

对于档案管理工作，多数人觉得管理难度不大，还停留在档案管理即是对信息资料进行整理、归纳、保管，不太需要专业人员进行规范化管理，这种简单的思想认识使得档案管理成效出现较大的偏差，降低了档案管理人员从业门槛，档案管理人员素质不高，能力不够，管理能力参差不齐，对于档案管理工作的认识也较为表面、浅显，在执行档案管理目标，落实档案工作规范化方面出现不得力，甚至导致发生了一些不良后果。新形势下要做好档案管理工作的规范化、高效有序运转，管理人员方面存在的问题需要特别重视，切实解决。

2新形势下档案管理工作的规范化措施

2.1建立健全档案管理工作规章制度

档案管理工作实现规范化目标的基本前提是需要完善的档案管理工作规章制度，档案管理工作体系健全，权责清晰明确。健全的规章制度可以有效约束指导档案管理工作，明确档案管理工作员岗位职责与工作任务，并按照制度要求推动管理水平上升。在档案管理工作具体规章制度完善中，要制订与本单位档案管理实情与目标相匹配的规章制度，具有可操作性和实效性，能够切实保障档案管理工作规范化实施，让档案制度不是一纸空中楼阁，而是真正落地生根，使制度在推进档案规范建设上的价值得以体现。

2.2做强做优档案管理新技术措施手段

新形势下，社会发展节奏日益加快，仅仅依靠传统的管理技术措施，则很难达到档案管理规范化较为理想的管理水平，尤其在面临差异较大、种类众多、形状不一的纸制文件资料上，规范化的管理难度较大，旧式的人工管理可能花费了巨量的精力，投入效果却不能达到。此时，需要在档案管理工作中切实引进电子、信息化等新型技术手段，加强计算机在档案管理中的功能应用，为档案规范化管理插上便捷的翅膀。新技术在档案管理工作中应用既是机遇，又是重大挑战，要将现代化技术在档案管理工作中做强做优，发挥实效，需要档案工作人员多加努力，不断加强了解新型档案管理工作要求与问题，切实掌握信息化技能，实现档案管理与信息技术相融合，摸索构建符合自身管理发展需要的档案信息管理系统，使现代技术在档案管理中的优势最佳发挥。同时在现代信息技术介入档案管理时，要特别注重安全防范，高度重视档案的保密性与规范性，防止档案因现代工具运用不到位出现泄漏或丢失。因此，要同步做好加密系统管理建设，定期检查维护电子档案管理系统，完善档案电子签证系统登陆功能，深度保障档案安全。

2.3全面提升档案管理工作人员素质水平

在新形势下，档案管理工作人员是档案工作规范化推进的主要责任主体，也是档案规范化管理的直接责任人，其专业素质能力高低直接关系到档案规范化成果的优劣。因此，需要切实、有效、全面提升档案管理工作人员的素质水平，奠定档案管理工作人员基础。一方面要严格把关档案管理工作的招聘，考察其对档案管理的理解与基本档案技能要求掌握情况，保障录用人员具有档案管理要求的相应专业能力与心理素质、敬业精神等；另一方面要组织定期培训，促使档案工作人员技能持续提升，尤其各种新型技术手段更新变化快、管理方式更加多样化的今天，要切实制订档案工作人员学习计划，及时予以培训指导帮助，增强其实际档案管理能力，以更好胜任档案规划化管理工作。

3结束语

档案信息管理对每一个企事业单位发展都至关重要，档案管理工作看似简单实则不易，要在新形势下切实做好档案管理工作的规范化，需要从档案管理工作的规章制度、新技术手段、工作人员素质水平上下工夫，以深入增强档案管理的工作效率与质量。

引用：

[1]杨巍巍.试论如何促进新形势下档案管理工作的规范化[J].中国校外教育旬刊,2015(7):33-33.

[2]张星,李晓恩.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].办公室业务,2016,05:92.

作者：何志海 单位：黑龙江省绥化市北林区红旗满族乡公共服务中心