计算机信息化在档案管理中的应用
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摘要:现如今计算机信息技术正在推动社会发展,这说明计算机信息技术有着非常大的优势,其在众多环节中得到应用,在档案管理工作中,其也能够发挥重要的作用。为此,该文分析计算机信息技术在档案管理中的应用,希望能够为档案建设工作带来帮助。
当前,我国各项事业的发展速度都得到明显提升,但是发展的质量并没有随之而提升,在档案管理方面,一些管理工作仍没有做好,档案管理的规范化水平较低,人员的素质参差不齐,现代化信息手段较少使用,创新的元素较少,因此,我国档案管理工作仍有非常长的一段路要走,而计算机信息化的应用能够为档案管理提供很大便利,探讨如何创新档案管理工作,可以为实现档案管理规范化做出一点贡献。
1目前档案管理工作存在的主要问题
目前,我国的计算机普及率大大提高,计算机在越来越多的领域中发挥着作用,一些和部门开始尝试使用计算机管理档案,这种管理的思路非常正确,通过计算机管理能够提高管理效率,减少人力的使用,而且还能节省空间,避免传统档案出现发霉变质的情况。但是,计算机管理方法也需要通过各项原始数据信息进行,如果原始数据出现问题,会影响管理的质量,输入的数据信息不准确,输出的结果则更是无效信息。目前,我国的在档案管理方面的主要宗旨是对档案进行保管,不让档案出现丢失情况。这种宗旨会造成馆藏的内容过于庞杂,无法形成科学分类,而且档案的时间跨度非常长,查找起来非常不方便。主要的问题集中反映在以下几个方面:一是档案的编号不规范,有的档案没有目录号,有的卷宗内出现多个档案;二是档案的标题不规范,有的档案的标题不能反映出档案的主题内容,有的档案标题过长,在查找时非常不方便,有的档案甚至没有标题;三是大多数的档案缺少内容目录,查阅卷宗的人员在查找所需的内容时,会浪费较多的时间;四是多数案卷没有标注页码,在查阅时需要自己计算页数;五是组卷非常混乱,有的组卷按照时间进行组合,有的按照职能部门的管辖权限进行组合,有的按照文种进行组合;六是案卷的厚薄程度不一样,有的档案内只有一两页纸,有的档案内有几百页纸。综上所述,档案管理的基础工作乱象较多,必须要对管理工作进行创新和改进,尝试进行计算机信息化管理,以适应时展的要求[1]。
2信息化档案管理的优势
信息化的档案管理工作具有较多的优势,这是因为计算机、网络等技术能够对数据进行高质量、快速度的处理,减少了人工处理的时间,使管理档案的效率大大提高。而且,随着社会的发展,信息化管理档案是未来的一个重要趋势,只有提高信息化水平,才能在未来的社会中发挥出档案的作用。信息化管理档案依靠计算机、服务器、网络、存储设备等对数据进行快速处理和保存,当管理人员处理完档案之后,就可以完成保存工作,而不像传统的工作模式一样要到专门的场所进行存储,调阅档案的速度也因此得以提升,通过信息化档案管理模式还能存储更多形式的档案类型,例如声音、视频、图像等,这些档案材料是传统的档案管理模式中不曾存在的,通过这种新颖的管理模式,让我国的档案管理水平得到提高,无论是个人还是单位都能因此获得较好的回报。
3计算机信息化档案管理
3.1全面普查案卷,去粗取精
在所有的档案中,会有制作非常完善、精美的档案,同时也会有制作较差的档案,这些制作较差的档案不仅会影响其质量,也会给日常的工作带来麻烦,档案的利用价值也会因此降低,为此,在平时制作档案的过程中,要注重档案的质量,同时,要对制作较差的档案进行处理,保留制作较好的档案,然后将这些制作质量较高的档案录入到计算机中,实现信息化管理。
3.2按照规范标准进行重新组合
一份档案会有很多内容组成,为了让档案质量得到提升,可以对档案的内容进行整理,提高档案的内容质量,相关单位应当制定一个水平较高的标准,让单位能够参照标准进行整理,同时,整理之后的档案要及时录入到计算机中,实现信息化管理。相关单位一定要挑选责任心较强的人员进行整理,以免出现问题。
3.3提高著录水平
实行计算机信息化管理需要进行著录工作,这是实行计算机管理的重点部分,因为著录工作会关系到未来档案的管理和调阅过程,如果著录不合理,会影响档案管理质量和调阅的准确性,所以,著录工作要准确,各部门应当结合自身情况,选择合适的著录关键词,概括档案的主要内容,制定出相应的高质量档案[2]。
3.4对档案资料进行分类
档案还应当进行合理分类,如果分类不合理会导致档案管理混乱,不利于档案的查阅工作,相关单位要将不同年份、不同人群的档案进行分类,或者根据单位自身的实际情况进行分类,使得档案能够合理划分,只有进行合理划分,档案的可利用价值才会因此提高,另外,如果管理单位认为自身的能力存在问题,可以聘请专业的人员进行讲解,让员工能够了解分类的方法,提高管理的能力。
3.5规范题名
由于一些的档案的题目缺失,在检索时会遇到障碍,为此,需要对这些缺少题目的档案进行重新命名,保证这些档案在检索时能够出现,命名过程中,要注意题目的准确性,工作人员最好对档案内容熟悉一遍,确定其主要内容,再根据内容进行命名,对于那些题目过长的档案,要进行改变,减少题目的字数,并保证题目的概括性。
3.6加快档案现代化管理进程
目前,通过计算机进行档案管理是一个重要的趋势,相关单位一定要认识到计算机技术的优越性,扩大其应用的范围,促进计算机与档案管理工作的有效融合,提高档案的利用率。在具体的工作过程中,要注重计算机检索与原始资料的联系,使得原始档案资料能够及时找到,提高查全率。在著录工作中,要采取分级次著录的原则,这样不仅能够节省著录的时间,还能有效地节省人力,提高工作效率。一般可以将案卷分为三个层次进行著录,利用价值不高的档案可以做简单的记录,利用价值较高的档案要做好著录工作,而那些珍贵的档案要做好加密工作,提高档案的安全性。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征,还能减少著录的条目和录人条目,管理人员的工作压力也会明显降低,进而提高工作效率[3]。
3.7档案信息管理的安全化
档案管理具有一定的特殊性,在管理的过程中,应当注意档案的安全性,不能让档案信息泄露,而且当前的网络病毒和黑客较为猖獗,其窃取信息的能力较强,档案作为重要的信息资料,应当避免泄露,相关单位要做好保护工作,使没有权限的人员不能查阅,只有具备权限的工作人员才能通过正确的途径查阅相关档案,通过这些方式来杜绝档案资料的外泄。另一方面是计算机系统软件的安全加密,提高整个管理系统的安全等级,减少病毒和黑客入侵,进而保护档案安全。总之,要利用技术手段,以保证档案信息的绝对安全。
4结语
目前我国档案信息化管理工作还有许多不足之处,相关部门要正确认识档案信息化管理的重要性,要进一步规范档案的基础工作,增加创新的内容,让更多先进的技术应用进来,对档案的题目、内容、组合等进行重新确定,提高其信息化管理水平,从而提高我国档案的管理能力和水平。
参考文献
[1]孟凡蕾.强化档案意识提升档案管理水平[J].黑龙江科技信息,2009(31):227.
[2]武云娜.试论中等专业学校的档案管理工作[J].科技情报开发与经济,2008(15):99-100.
[3]魏少辰.抓住学校升格机遇,加强档案管理工作[J].科技情报开发与经济,2008(34):166-167.
作者：徐聚星 单位：贵州财经大学
