下岗失业人员档案管理的问题及对策

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摘要:档案管理是社会信息系统的基石，不仅对企业单位的生产活动有意义，而且对整个社会也有意义。下岗失业人员的档案管理工作，属于其中的一个部分，关系到个人的切身利益。但是就目前我国的档案管理现状来看，依然存在较多的问题和不足。本文首先介绍了档案管理的重要作用，然后指出下岗失业人员档案管理工作中存在的问题，最后详细阐述了改进措施，以供参考。

关键词:下岗失业 档案管理 问题 改进措施

随着市场竞争力的加大，实体企业在发展过程中面临更多的风险和压力，不少企业甚至出现破产、倒闭现象，增加了人员管理难度，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。在此背景下，国家出台了一些政策，以促进下岗失业人员的再就业。与此同时，在这些人员的档案管理工作中，却依然存在诸多问题。本文立足于实践进行深入探讨，以期促进档案管理水平的提升。

一、档案管理概述

档案管理是国家文献信息系统的重要组成部分，具有管理性、服务性、政治性。随着信息化时代的到来，档案的作用明显提高。针对下岗失业人员而言，在档案中记录了个人的学历和工作经历，以及政治面貌、作风品德等资料，起到依据、参考、凭证的作用。同时，通过档案可以计算个人工龄，了解工作的流动性，并作为办理社保、退休的基础。由此可见，档案管理工作不仅和相关部门关联密切，而且直接涉及到个人利益，因此要注重档案的地位，加强管理水平。

二、下岗失业人员档案管理中存在的问题

(一)从管理态度看，部门重视程度低

其一，企业因自身因素、外界影响下经营不善，导致出现破产、倒闭情况，员工直接面临离职、失业问题。在此影响下，企业内的行政管理人员对于员工的档案处理工作不重视、不到位，登记移交环节混乱，甚至出现问题，最终致使档案资料无法及时归档。个别人员的档案在此期间，还会出现资料缺失、遗失等现象。其二，管理部门对于员工的档案不重视，偶尔会出现擅自涂改档案资料的情况，导致相关资料虚假，直接影响福利待遇、社会保障、退休等。

(二)从管理途径看，档案移交效率低

针对下岗失业人员的档案管理工作，具有内容多、涉及面广、社会影响大的特点。在移交过程中，由于各种环境因素的限制，对档案进行调取、应用存在较多问题，体现在：其一，企业体制改革后，档案交接需要一定费用，企业为了节省这笔费用，会导致档案依然留在企业部门或临时存放处。其二，当前国家在档案管理中的资金投入较少，现代化技术的应用水平低，因此检索方式单一、效率低下，提高了管理难度。其三，在具体的移交过程中，交接双方缺少有效沟通，导致接收工作比较被动，甚至发生档案丢失现象。

(三)从管理内容看，管理不规范、存在断档现象

档案管理工作不规范，主要是两个方面引起的：一是没有规范的管理标准，档案管理工作的开展具有盲目性、随意性，出现不协调和矛盾；二是缺乏有效的监督机制，导致管理过程混乱无序。至于断档现象，主要是在区域经济发展不平衡的影响下，人员流动性强，与此同时档案也随之流动，不仅增加了丢失风险，而且在档案资料的记录中，容易出现断层现象，继而形成断档。企业和单位没有专门的档案管理部门和人才，也加剧了断档情况的发生。

三、下岗失业人员档案管理的改进措施

(一)树立责任意识

在经济发展、社会环境的不断变化下，我国下岗失业人数增加，提高了档案管理工作的难度。一份健全的档案信息资料，会影响到企业的人才选拔、面试结果，为人力资源调整提供参考依据。因此，要树立档案管理的责任意识。对于管理人员，要保持严谨的、认真的工作态度，熟练掌握相关的法律和规定。具体来说，一是明确各个工作人员的职责，将档案信息的完整性和个人薪资相挂钩。二是做到档案的收集工作，加强内部监督管理，避免因人为因素造成工作失误。三是不同部门之间具有一定的联系，因此要加强沟通和配合。

(二)加强基础设施建设

加强基础设施建设，能够改善档案保管的环境，是提高管理效果的重要手段。对于各地的就业服务部门，要建立符合标准的档案库房、阅览室，购买相关的管理用具，例如档案袋、档案箱、温度湿度显示仪、灭火器等。有条件的部门，还可以购买加湿器、除湿器、扫描仪等，切实保证信息资料的完整性。

(三)提高管理水平

第一，相关部门要对管理工作进行监督，并通过定期检查、随机检查评估管理效果。一旦发现问题，及时制定应对措施，并查明问题原因，确定人员责任，进行严肃处理。第二，整顿管理体系，如果工作人员态度不端正、审查不严格，根据实际情况进行相应惩处。对于伪造档案、擅自修改信息资料的人员，追究法律责任。第三，提高工作人员的专业水平，采用知识培训、技能锻炼等形式，促使管理质量的提升。

(四)应用高新技术

针对下岗失业这一群体，要对以往的档案管理工作进行分析和总结，形成独立的、科学的管理体系。今后类似的工作开展，可以参照这个流程和环节进行。同时，在信息化时代的大背景下，要学会应用以计算机技术、网络技术为代表的高新技术，完善档案的保存、分类、检索、审阅等内容，优化管理过程。在科学化管理的基础上，切实为下岗失业人员提供热情、主动的服务，不断改进服务水平。

四、结束语

综上所述，面临众多的下岗失业人员，为了保持社会的稳定发展，必须通过政策扶持促进人员的再就业。在这个过程中，档案管理成为必要的工作项目，而且具有重要的意义。通过分析可知，当前我国下岗失业人员的档案管理工作中，存在部门重视程度低、档案移交效率低、管理不规范以及断档现象。对此，树立责任意识、加强基础设施建设、不断提高管理水平，并应用高新技术，才能够推动档案管理工作的顺利进行，提升管理效率和质量。

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作者：王舒 单位：江源区就业服务局