高中学校档案管理中信息技术的应用

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【摘要】现阶段我国的教学水平得到了很大程度提高，在学校的管理方面也更加注重科学方法的应用。高中学校管理工作中，档案管理是比较重要的内容，将信息技术在高中学校档案管理当中加以应用，是新时期档案管理的需求，也是发展趋势。本文主要就现代学校档案管理系统特征以及信息技术应用重要性加以阐述，然后对信息技术应用的需求以及应用现状加以进行分析，最后探究高中学校档案管理中信息技术应用策略，希望能通过此次研究分析，对学校档案管理的水平提高起到促进作用。

【关键词】高中学校；档案管理；信息技术

信息技术的迅速发展，在教育管理中的应用也发挥着积极作用。高中学校档案管理是重要管理内容，传统的管理模式已经不能满足当前的管理要求，将信息技术和学校档案管理进行结合，就能有助于档案管理的水平效率提高。通过从理论上对高中学校档案管理的信息技术应用研究，就能对高中学校档案管理的发展起到积极促进作用，为档案管理工作的良好开展加以保障。

一、现代学校档案管理系统特征及信息技术应用重要性

（一）现代学校档案管理系统特征体现分析。现代高中学校的档案管理系统有着鲜明特征呈现，在现代化的档案管理系统的应用上，主要是对信息技术应用发挥着积极作用，使得档案信息处理的效率得到了提高，在信息的储存容量上也比较大，对档案信息的检索也比价方便化。现代档案管理系统的应用中，有着多种管理软件能加以应用，对档案管理的工作就提供了很大方便。还有就是现代档案管理系统的专业性比较突出，在对工作人员选择过程中，主要是对综合素质水平比较高的人才进行的选择应用，在具体的档案管理工作开展方面就大大提高了规范性。

（二）高中学校档案管理中信息技术应用重要性。将信息技术和高中学校档案管理进行结合，对促进档案管理的管理效率就比较有利，对学校管理者的决策科学性也有着保障。面对多样化的发展社会，学校的管理者要制定出科学化的发展策略以及正确决策，就要注重从多方面信息上加以获取，通过档案管理的信息化目标实现，在信息的高速传输下，能为管理层提供及时准确信息依据，对促进决策者的正确合理决策就起到了积极作用。高中学校档案管理工作开展中，对信息技术加以科学应用，对信息资源的共享目标就能实现。传统档案管理是通过纸质的载体进行管理的，在档案信息的查询以及修改等方面都比较的麻烦。而信息化的技术应用，能将信息资源进行共享，在档案信息的传递效率上就大大提高了，也能保障档案信息的安全性等。在档案的管理方面也提供了良好平台，对传统封闭式的管理得到了有效优化。

二、高中学校档案管理信息技术应用需求及现状

（一）高中学校档案管理信息技术应用需求分析。高中学校档案管理信息技术应用有着社会性发展需求，当前的网络信息技术的迅速发展下，在信息技术的应用方面也比较广泛。当前的时代是网络信息时代，各个领域的发展在信息技术的应用需求上都比较大，通过信息技术科学应用对工作效率的提高就有着积极促进作用，在多媒体以及办公自动化技术和教育领域相结合，就能促进教学水平的提高。而高中学校档案管理工作实施中，对信息技术的应用需求也比较大，通过两者的结合就能从整体上对档案管理工作进行优化，这也是高中学校档案管理未来的发展趋势。

（二）高中学校档案管理的现状分析。传统的高中学校档案管理工作实施中，主要是对纸质档案进行的管理，在档案管理的工作量上比较大，档案管理的整体效率相对比较低。高中的档案管理涉及的内容比较多，大量学生以及教职工的档案数据变动等，都会对档案管理工作带来很大的困难。纸质的档案管理过程中，丢失损坏性的可能性比较大，如果稍不谨慎就会造成档案的损坏以及丢失等。高中档案管理工作中，传统管理模式在档案的查找过程上比较烦琐，档案信息的查找效率比较低。由于档案信息是经常发生变动的，这就对档案信息的更新以及查询等工作带来了很大压力，对档案管理的质量以及效率的提高都有着很大阻碍。传统高中学校的档案管理工作实施中，在保密性方面不强，档案信息的安全性有待提高，信息化程度比较低。档案信息的管理主要是通过人工进行录入信息，这一档案管理模式的应用效率较低，档案信息的保密性也比较低，一些档案管理人员的知识结构比较老化，在相应的计算机技术的掌握上不熟练，有的高中学校在档案管理工作中实现了信息化，但是信息化的程度还有待加强，在信息档案的安全性保障工作上没有加强。

三、高中学校档案管理信息技术应用优化措施

加强高中学校档案管理信息技术科学应用，就要从多方面加强重视，在信息技术的应用方法上多样化实施。笔者对信息技术的实际应用进行了探究，在以下的措施实施下，对保障学校档案管理水平提高就有着积极意义。

（一）加强档案资料格式统一化。高中学校档案管理工作实施中，将信息化技术应用在档案管理过程中，就要注重归档资料的格式统一性。为能将高中学校档案信息管理的精、准、快等目标得以实现，就要将档案管理工作核心进行转变，通过信息技术的应用对学校档案管理质量得到了提高，对档案信息的连续性以及完整性得到了保证。在信息化技术应用下，对高中学校的归档资料格式进行了统一化，这对档案信息的管理规范性就得到了有效保证。

（二）加强档案管理信息化的重视度。高中学校的领导层，要在信息化档案管理工作的认识上能进一步加强，领导层对信息化技术的应用作用和意义要有充分重视，对档案管理工作的信息化以及自动化的作用发挥充分发挥，学校领导者以及教职员等对信息技术的应用价值要有充分认识，结合学校的档案管理情况构建完善化的信息化档案管理系统，在形式上以及管理理念层面都要进行优化。

（三）加强档案管理信息化技术应用投入。要想将信息化技术的作用充分发挥，就要在软硬件基础设施投入上充分保障。高中学校以及当地的政府在学校档案管理的信息化建设工作上都要加强重视，将基础设施建设的资金能得以保障，构建完善的网络共享平台，以及构建完善的数据传递系统等。通过软硬件设备的完善建设，对高中学校档案管理的个性化服务能不断强化。

（四）注重档案信息化管理专业人才的培养。高中学校档案管理工作实施中，要注重信息技术应用人才培养，要以高素质以及高技能作为人才选拔的标准。档案管理人员的心思要缜密，对档案资料的保密性要做好，在职业道德水平上要能符合从业要求。档案管理信息化技术应用方面要熟练化，将信息化技术的应用整体质量有效提高，只有在专业化人才的培养工作上得到了加强，才能真正有利于档案管理的效率提高。

（五）加强高中学校档案管理的安全性。高中学校档案管理涉及的内容比较多，在档案信息的安全性保障工作方面就要加强。信息技术在档案管理工作中的应用，高效以及快捷的特征比较突出，但是也会在实际管理中存在着一些管理漏洞，这就需要加强档案管理系统的安全性保护，避免档案信息的丢失以及损坏等。实际档案管理工作实施中，就要欧豪充分准备，将计算机加密技术加以应用，以及对云技储存技术加以应用，从而保障档案信息的完整安全性。

（六）注重对高中学校档案信息的收录以及整理工作的优化实施。档案信息管理工作实施中，要注重档案管理的可持续性以及整体性，管理人员在对重要纸质档案保存归档工作实施中，在网络拟定以及审查等工作实施下，对档案资料的完整性加以保障，对档案信息的录入要体现出完整性。通过这些基础措施的实施，对档案信息的管理水平就能有效提高。

四、结语

总而言之，高中学校档案管理当中的信息技术应用，是对档案管理水平效率提高的重要举措。在具体的技术应用过程中，就要从多方面加强重视，注重方法的科学实施。通过从理论上加强档案管理的信息化技术应用研究，对实际档案管理就有着积极促进作用，为学校档案管理的整体水平提高提供理论支持依据。

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作者：丁荣茹 单位：临沧市第一中学