高职院校档案管理工作思考

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【摘要】档案管理工作可认为是高职院校管理工作的重要内容，高职院校的档案中记录着各种信息，做好档案管理工作对高职校园的发展有推动作用。本文对高职院校中的档案管理工作进行了分析，讨论了档案管理的现状，并提出了提高档案管理的相关策略。

【关键词】档案；高职院校；管理工作

档案管理工作作为高职院校管理的重点共组内容，越来越多的得到高职院校的重注。目前，高职院校的档案管理仍存在一定的问题，高职院校如何充分利用档案信息资源，提高高效的管理水平是高职院校研究的重点话题。然而，很多高职院校的档案管理工作并没有取得较好的效果，高职院校的档案管理方式仍需改善，本文对高职院校的档案管理工作的现状及促进高职院校发展的措施进行了思考。

一、强化高职院校档案管理的重要意义

高职院校的档案是包括教职工人事档案、学生学籍档案以及学校相关财务信息、科研信息、教学信息等多种档案的集合，这些学校档案室包含这些信息的重要载体。通过对档案的查询与管理，能够为学校组织决策提供重要参考依据，同时这也是学校制度化管，保障师生合法权益的基础。因此为本着优化高职院校的管理质量，不仅要从学校管理制度、人员配置等方面入手，还应强化档案管理等基础性工作，从而为高职院校的管理质量提升提供基础保障。

二、高职院校档案管理中存在的问题

（一）管理者对档案管理的意识不足。很多高职院校认为档案管理工作无足轻重，甚至忽视了档案管理工作。导致档案管理工作效率低下，档案信息的使用率较低。在这种情况熏陶下，高职院校误以为档案管理工作就只是简单的信息整理，学校将重点精力都放在了如何更好地发展校园。高职院校的档案管理只负责保管或是查询一些资料，档案信息不全，缺乏相应的档案管理设备。

（二）档案管理的相关机制有待加强。部分高校的档案管理水平较低，对档案的收集整理、分类组编等流程的管理效率较低，影响了档案信息的充分使用[4]。此外，高校档案信息管理的机制欠缺，没有专门的人员进行档案管理，一般是由教师或是其他办公室人员进行档案的兼管，当教师或办公室人员的工作较忙时，可能忘了档案的兼管工作，从而无法进行档案信息的收集管理工作。

（三）档案管理信息化落后。很多高职院校在档案管理信息化方面有待提升，至今仍然主要以纸质档案为主，虽然传统的纸质档案也能够承载重要信息，但在高职院校学校规模不断扩大、人员流动密集、学生扩招等因素的综合影响下，档案信息量呈几何数规模增长，传统的纸质档案一方面会占用大量的存储空间，另一方面在档案信息的查阅与管理方面都会增加一定难度。因此建议高职院校应当大力推广档案管理的信息化，以应对这一发展趋势，提升档案管理效率。

（四）档案管理人员的专业素质有待提高。档案管理工作在高职院校尚未得到高度重视，档案信息的利用率较低。部分高职院校虽然设有档案管理机制，但对档案信息的收集处理和编制力度仍不到位。由于档案管理人员对档案管理的重要性意识淡薄，缺乏对档案管理的主动性，处于档案管理的被动状态。管理人员对档案信息的开发使用程度较低，对档案信息的收集整理、分类编制力度不够，影响了档案信息的完整性，且很少利用档案信息。出现档案重管理，轻利用的现象，档案的信息开发利用程度较低等现象。

三、提高高职院校档案管理工作的措施

（一）提高管理者的档案管理意识。高职院校应加强档案管理意识，将档案管理放在校园管理的重要位置。高职院校应加强档案的管理与宣传工作，使档案管理意识深入校园管理中去，提高档案管理效率。校园还应设置专门档案管理部门，加强对档案信息的收集、整理、帅选、分类、编制等工作[5]。整理好档案信息，便于档案信息的查询利用。增加档案信息管理的设备，为档案管理营造良好的环境，充分带动档案管理人员的工作积极性，进而提高档案管理的效率。高职校园要定期对档案管理人员开展档案管理的相关培训，提高他们的档案知识和档案管理水平。

（二）完善档案管理的相关制度。高职院校应严格进行档案管理工作，设立相关的档案管理部门，制度严格的档案管理制度，并严格按照管理制度实施，加强对档案的管理。对档案信息的收集整理、分类保管及查询使用、归档等流程严格执行档案管理制度，逐步实现档案的规范化管理。高校管理人员应定期地对档案信息进行更新，及时地对档案信息进行处理，确保档案信息的真实准确性。加强对档案信息的监管力度，使档案管理工作充分发挥在校园管理工作中的作用。首先学校应当改变以往学校教职工兼职管理的模式，建立专门的档案管理部门，以学校领导人员作为档案管理管理部门负责人，成立档案管理小组。制定包括档案收集、归档、利用等各流程的档案管理制度与监督机制。同时制定集中与分项管理相结合的档案管理模式。即将档案根据类型进行分类，等学校教职工人事档案归为一类、学生档案归为一类、学校科研档案给位一类等。档案管理小组人员分配负责不同类型档案，由总领导进行统一管理与监督。领导人员可根据档案的管理质量进行考评，制定相应的奖惩机制，激励档案管理人员的工作效率。

（三）强化高职院校档案信息化管理。同时，高职院校还要加强档案的信息化建设，结合校园的具体情况和档案信息管理情况，制定科学可行的档案信息开发计划，加强校园各部门的合作，实现档案信息共享。加大对档案信息的评估，为教学和校园的发展提供有利条件。高职院校的领导层首先应到意识到档案信息化管理在现阶段的重要作用，加大资金投入，引入档案管理信息系统。此外学校除了要利用信息系统管理新档案，还应将以往的档案信息录入到信息系统中。学校可要求学校档案管理小组人员负责档案信息的录入，如果管理人员对于此方面工作不够熟悉，为保障信息化质量，可通过外包给专业单位的形式，将历年档案信息统一录入到档案管理系统中。虽然外包录入会一定程度增加学校的投入，但从远期角度来看，此种做法能够有效保证档案信息化质量，促进档案管理质量的提升，因此从远期效益来看，是利大于弊的。除此之外，高职院校还应对档案管理人员进行关于信息化操作的培训。一些高职院校通常会选择年轻的教职工负责信息化操作，但此类人员虽然具备一定的信息化操作基础，且上手快，效率高，但在档案管理方面缺乏经验，对于一些老档案，几乎鲜有印象，这也很大程度制约了管理效率。但如果以资历较高的教职工负责新时期的档案管理工作，虽然他们具有丰富的经验，但在信息化操作方面，显然较为薄弱。因此建议采用新老教职工搭配的方法，共同负责一个门类的档案信息化管理，并通过工作搭配，进行经验交流与工作指导，从而共同提升信息化档案管理工作效率。

（四）提高档案管理人员的专业素质。提高档案管理人员的专业素质对提高档案管理的质量和效率均有重要的影响，首先应加强档案管理者对档案管理的重要性的认识，提高档案管理意识，培养档案管理的责任感，通过不断的档案管理培训，提高档案管理者的专业知识。通过对档案管理的培训，加强对档案信息的收集整理，对档案信息进行适当的查询利用。档案管理部门还应加强对档案信息的开发，收集更多的档案信息，加快档案信息的现代化建设。同时，高职校园档案管理工作要重视档案信息的利用，充分发挥档案信息在高校教学管理中的作用。档案管理者要不断地更新对档案管理的认识，充分利用档案信息建立档案管理的新模式。

四、结束语

综上所述，通过对高职院校档案管理的思考分析，提高高职校园的档案管理工作，首先应加强档案管理者的档案意识，认识到档案管理对高职校园的重要性，加强档案管理队伍的建设。通过不断的培训提高档案管理者的专业素质，并通过规范的档案管理制度，进行档案信息的处理，提高档案的利用率，充分实现档案在高职院校管理工作中发挥的作用。

【参考文献】

[1]项桂芳,计娜.加强高职院校档案管理队伍建设的几点思考[J].十堰职业技术学院学报,2013(04):90-91;97.

[2]李超.“互联网+”时代下高职院校档案工作的几点思考[J].内蒙古科技与经济,2016(18):32-33.

[3]侯慧贤.关于高职学生成长档案管理工作的几点思考[J].陕西青年职业学院学报,2014(04):31-34.

[4]方红.关于高职院校学生学籍档案管理的几点思考[J].信息化建设,2016(06):205.

[5]张娟.夯实基础,规范管理,不断提升高职院校档案工作水平——陕西工业职业技术学院做好档案工作的几点实践与体会[J].经营管理者,2015(01):310.

[6]夏帅,裴忠庆.关于高职院校档案管理信息化的思考[J].办公室业务,2015(05):54.

作者：杨冬梅 单位：南宁职业技术学院