谈机关档案的管理工作

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摘要：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关档案室是管理本机关档案的内部组织机构，主要服务于本机关的工作、生产或科研等活动。机关档案室所收藏与积累的档案，不仅对本机关的工作或生产具有利用查考价值，而且其中具有国家和社会保存价值的档案，还是国家档案资源的重要来源。

关键词：机关档案；档案宣传；档案管理

机关档案工作还存在着不少问题：例如一部分领导忽视了档案的重要性，造成档案工作发展缓慢，缺乏活力和后劲；档案库房配备、设备设施长期得不到改善，档案业务经费严重不足；专职档案工作人员少，而且在精简机构时专职档案人员还有可能被裁减；大多数单位的档案人员都是身兼数职，顾及档案工作的时间少的可怜，不能踏下心来做档案工作；由于机构的不断调整，档案管理人员的更换也相对频繁，刚熟悉工作就又被调走；只重视文书档案，科技档案、声像档案、实物档案、照片档案等归档困难；一部分科技档案留存在个人手里。人是社会进步的决定性因素。影响档案工作发展的众多因素中，人是最积极最活跃的因素。这里我从人的方面谈谈我对机关档案工作的思考，我认为可以从以下三个方面着手：

（一）加强档案宣传工作，尤其是对领导干部的档案培训工作

由于领导干部对档案工作思想认识上的不足，还会造成机关自身档案意识淡薄，对档案工作的重要性缺乏足够的认识，直接影响档案管理工作成效。因为档案工作不同于其它一线工作，作用直观，效果明显，可以创造效益。档案工作大多数收效甚晚，有些档案的价值要经过漫长的岁月才能显现出来。同时档案工作从档案库房建设（房间调配、密集架、防磁柜）、现代化管理设施（计算机、扫描仪、复印机）到卷盒、备考表的购置都是花钱的事。正是这种高投资、漫长的回报，甚至无回报，使档案工作被人们，尤其是领导干部所忽视，提不到议事日程上。档案工作者工作热情再高，能力再强，领导不支持，档案工作也开展不起来。在档案事业飞速发展的今天，领导干部对档案事业的忽视和冷漠必然会严重阻碍档案事业的快速健康发展。档案宣传是机关档案室扩大影响力，提升地位，促进档案工作的重要途径。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响下一步工作能否收到预期效果的问题。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法律法规的宣传上，多强调重要意义、工作要求，这些说教式的宣传，既不直观形象，又缺乏“艺术性”，往往引不起人们的重视，也就达不到预期的宣传效果。我们可以通过档案资料展览、老照片、DV摄像、Flash动漫作品甚至微信、博客，这些宣传形式来诠释档案法律法规，这样既生动活泼，又直观易懂。同时还要制定档案法制宣传工作的“全方位”战略，机关档案室不仅要利用档案答卷、展板、宣传栏作为档案宣传的渠道，还要利用局域网来进行宣传。近年来随着机关办公自动化的推广，网络成为人们获取信息的最重要的平台，互联网和局域网这种新的认识工具和交流工具能量无限。目前，档案局对档案工作人员的培训抓得很紧，但是却没有针对各单位领导干部的培训工作。当务之急是要注重领导干部观念的更新，特别是局级领导干部。通过对领导干部档案思想认识的培训，形成从领导干部到档案工作人员直至全体职工的档案意识，认识到档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，档案是一种资产，是机关财富的另一种体现，为维护好机关资产，每个人都有义务向档案室移交档案的良好风气。

（二）增强档案工作管理思路的创新，培养战略眼光

长期单调的工作方式使许多档案工作者缺少创新意识，墨守成规，日常档案工作也只满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少人次，而没有档案工作如何主动、超前地服务于机关工作的意识。信息时代要求档案人员转变思想观念，从单纯保管文书档案，不断向深度和广度进军。科技档案、照片档案、声像档案、实物档案、专业档案等的数量与日俱增，各种不同载体的档案资源正被发掘。办公自动化进一步的发展和深化，在网上传递公文、分布通知、进行文件的上报和审批，电子文件应运而生，电子档案的发展前景十分远大。经济的发展，社会的进步，呼唤档案工作走出“后台”，到历史的前台。不仅仅是保管档案，而是站在全局的高度统领全机关档案管理工作，这就要求档案工作者转变思想意识和传统观念，提高认识，将现代化管理理念和服务理念融入日常的档案管理工作中。档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要开拓创新，主动参与机关工作，用新的观念、新的方法、新的意识做好档案各项工作。档案工作者首先要能够把握大势。如果我们具有了发展眼光和战略思维，善于从自身的小天地里跳出来，做到眼界宽广，胸有全局，从而更自觉的在大局下行动，正确的把握发展态势，始终走在时代的前列，我们的事业就能无往而不胜。其次学会辨证思考。学会用辨证的眼光看问题，就是学会立体的、全方位的、多角度的观察问题，就是要学会马克思主义立场观点方法去思考问题。因此既要从全局的角度看问题，也要从局部的角度想问题，既要从横的方面观察问题，也要从纵的方面思考问题，全局和局部总是相互依存的。最后研究重大问题。面对不断涌现的新变化、新情况，面对新的历史使命，能否保持头脑清醒沉着冷静，正确的把握时代的发展要求，把档案事业不断的推向全局，关键是我们要不断的学习，及时充电，永远使自己保持一种充满活力和动力的思想，接收新事物，研究新问题。

（三）充分认识档案室的特性，提高档案人员的职业道德和各种能力

档案工作连续性强，许多工作特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习和实践，积累经验，才能逐渐适应和逐步完善。琐碎、枯燥、重复、平凡的工作，没有一线工作的“光”与“热”，档案人员的频繁调动，无疑影响档案工作的连续性。而默默无闻、无私奉献是档案工作的突出特点，没有很高的政治素质和强烈的责任感是无法担此重任的。这就要求年轻档案工作者养成忠于职守、任劳任怨、甘当无名英雄、无私奉献的敬业精神。档案工作者除了有熟练的档案业务工作能力，还应具备如下能力：

1.具备组织协调能力

档案室的工作不再是单纯的保管档案，而是把全机关各单位、各部门的基层档案人员组织协同起来，按照已定的工作决策和部署共同实现工作目标，完成工作任务，发挥组织协调作用，着眼于全局，确保档案工作运转畅通。因此，需要档案工作者有较强的组织协调能力，确保档案工作运转流畅。

2.熟练掌握计算机及网络技术

随着办公自动化、数字档案室建设，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用都将由计算机辅助管理。这就需要熟练网络知识，能够胜任办公自动化工作的技术人才。信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题，对档案工作者提出了更高的要求。档案工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。

3.掌握至少一门外语

目前网上中文信息在世界上所占比例很小，如果仅仅局限于网上的中文信息，那么就失去网络上的很大一部分有用的资源。因此，档案工作者在网络信息社会应该具有一定的外语基础。档案工作者应积极投身于机关档案建设的浪潮中，增强创新意识，增强现代化意识，调整知识结构，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机网络技术的能力和水平，不断提高自身素质，才能成为档案工作的行家里手，成为新时代合格的档案管理者和服务者。

作者:张倩 单位:天津广播电视台