档案数字化业务外包工作问题探究

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摘要：档案数字化业务外包，是档案管理部门适应档案管理信息化建设要求的重要路径。文章针对档案数字化业务外包中存在的问题，从宏观层面、中观层面、微观层面提出完善对策建议，为档案管理部门推进档案数字化外包服务工作提供参考借鉴。

关键词：档案管理；信息化；数字化

业务外包档案数字化业务外包，主要是指档案管理部门为了顺应档案信息化建设形势要求，由专业档案服务公司承担档案数字化业务，利用自身的数字扫描存储、多媒体、计算机等技术，对传统档案资源进行扫描、加工与处理的一种档案业务处理模式[1]。20世纪90年代，我国正式开始档案数字化业务外包工作，并已经积累了较为成熟的业务合作模式。但在档案数字化业务外包工作实践中，也存在诸多安全隐患，必须要对其高度重视，采取严格的管控措施，推动档案数字化业务外包工作持续健康发展。

一、档案数字化的现实价值与意义

2018年2月，习近平总书记在主持中央网络安全和信息化小组会议中提出：“没有网络安全就没有国家安全，没有信息化就没有现代化。”当前，我国档案管理已经向数字化方向转变，许多档案管理部门都通过档案数字化业务外包的方式实现档案数字化。因此，档案数字化的现实价值主要体现在以下几个方面[2]。

1.数字化是档案信息化的重要内容。通过档案数字化，把传统纸质档案、音频档案、照片档案、影像档案进行数字化处理，可以大大提高档案部门的业务管理水平，为推进档案资源数据库建设奠定基础。国家档案管理部门已经明确，在新时期档案管理工作中，要建设人民满意的档案资源开发利用体系，而档案数字化是对馆藏存量传统档案升级提升的重要内容，是推进档案信息化建设的重要组成部分。

2.数字化更加有利于档案实体保护。对传统档案进行数字化处理形成电子档案以后，在对档案资源进行利用过程中，就可以实现对传统档案原件的替代，减少传统档案使用次数，将可以对传统档案原件实体进行保护，有效降低档案在使用过程中由于不确定性因素导致的档案实体损毁、丢失等问题。而且对传统档案进行数字化处理，形成数字化档案副本，其本身也是对传统档案的备份，可以通过现代技术手段，对相关档案资源进行还原保护。

3.数字化可以提供更加准确的档案。在对传统档案进行数字化处理的过程中，需要对原有的档案资料进行相应的技术处理，特别是对模糊褪色字迹复原、污损残缺修复，都可以通过现代专业技术工具进行提亮、去污和裁剪处理，为档案用户提供更加真实、清晰的档案信息。

4.数字化可以提高档案的利用效率。对档案资源进行数字化处理以后，档案资源用户可以通过互联网进行远程查阅、浏览和使用，同时在使用过程中，在档案信息资源系统中进行关键词检索查阅，大大提高了档案资源使用效率，有效节省了档案资源用户时间与精力，而且也可以对同一个档案资料进行共享共用，有效提高了档案数字资源的使用价值。

5.数字化可以提高档案的隐私保护。由于档案信息独有的内向性特点，决定了在档案信息查询利用过程中，必须要对档案信息资源中的大量保密信息进行安全处理，而在传统档案管理中始终是一项较为繁杂的工作，特别是要保护档案实体要求之下，此项工作难度更大。但是，对档案数字化处理以后，则可以对数字化档案副本通过相应技术手段处理，更加容易实现。

二、档案数字化业务外包工作中的问题

虽然档案数字化业务外包在国内已经基本形成较为成熟的业务模式，但在实践中仍然存在以下几个方面的问题。

1.行业宏观管理的问题。第一，档案数字化外包服务机构缺乏专业的制度规范执行体系。相比较传统档案管理行业而言，档案数字化外包服务出现的时间较短、起步较晚，虽然发展速度较快，但由于国家档案管理部门未能制定专业的业务操作规范流程，未能对档案数字化外包服务机构准入标准进行限定，没有对档案数字化外包服务人员素质能力、外包服务实施软硬件指标进行要求，在业务外包服务过程中也没有制定统一标准，导致档案数字化业务外包工作中的质量难以衡量[3]。第二，档案数字化业务外包服务机构缺乏统一行业管理。当前，档案数字化业务外包服务行业尚未建立专门管理机构或者行业自律组织，各个地方成立的档案数字化服务公司基本处于各自为战状态，无法对外包服务行业资源进行整合，缺乏行业操作管理标准。

2.档案管理部门的问题。第一，档案管理部门现有人员素质能力难以适应档案数字化的要求。档案管理部门在实施档案数字化业务外包以后，由于对外包服务公司的过度依赖，忽视了内部档案管理人员素质与技能的要求，特别是缺乏对数字化方面人才的引进和培养。而且，由于档案管理人员缺乏数字化业务操作和管理的意识与实践，对档案数字化业务外包工作重视程度不够，疏于此项业务学习和培养，影响到档案管理工作的长期发展。因此，档案管理部门未能加强内部档案管理人员素质与能力的同步培训与提升，不利于档案数字化业务外包工作的长远推进。第二，缺乏对档案数字化业务外包服务范围的明确限定。虽然档案数字化是档案管理的必然趋势，但是在资源投入有限的情况下，必须要对档案数字化范围和档案数字化业务外包的范围有明确限定，并划定先后次序，同时还要整体考虑档案资料的密级以及是否需要公开。但在实际工作中，国内对于档案数字化业务外包的范围并没有给予详细具体的标准限制，在外包服务范围划分方面存在一定随意性。第三，档案数字化业务外包中存在着诸多安全风险。首先，存在档案实体的安全风险。档案在进行数字化过程中，需要把档案移库处理，如果缺乏严格的档案交接手续或核对手续，容易使档案在移库交接过程中出现顺序混乱、交接不清的状况，导致档案丢失的问题。而且档案在进行数字化扫描的时候，可能需要对档案进行拆分、装订、重新排序等，如果档案数字化业务外包人员为了追求速度，缺乏专业培训，可能在操作过程中对档案实体造成损坏。其次，档案数字资源安全风险。档案在数字化处理过程中，涉及对档案资料的鉴定、整理、数据分析、图像处理、资料校对和数据入库等多个环节，任何一个环节出现问题，都可能会导致档案数据的泄露风险。第四，档案数字化业务外包质量缺乏评估标准。档案数字化处理是一项专业性很强的业务工作，但是缺乏对质量进行验收的环节，档案管理部门只能在验收阶段对其开展质量检查，但是在工作量巨大、技术不专业、人员不充足的情况下，无法对数字化以后的档案信息逐一验收，可能会对档案数字化业务质量产生较大影响。

3.档案数字化业务外包服务公司存在的问题。第一，档案数字化业务外包服务公司水平参差不齐。档案数字化业务外包服务在国内虽然很早已经出现，众多外包服务公司都开展了此项业务，但是与国外起步较早的公司相比，在技术实力、管理能力等方面还存在较大差距，缺乏完善的档案数字化业务服务体系，特别是在建设档案数据库、开发档案管理软件、建设档案服务网站等方面受现有技术实力限制，导致其业务服务领域较窄、业务衔接度较低。如果档案数字化业务外包服务公司缺乏档案数据库建设与维护的能力，可能导致档案数字化过程中的系统不匹配问题，在接入档案数据资源的时候就会出现一些问题和漏洞。而且，有的档案数字化业务外包服务公司缺乏严格的工作管理制度和保密管理要求，导致在档案数字化服务过程中出现混乱、结果不甚理想的问题。第二，档案数字化业务外包服务公司人员素质欠缺。一些承担档案数字化业务外包的公司自身实力较弱，员工专业技能与素质不高，加上人员流动性比较大，为了节约人工成本，就通过招聘一些业务素质能力较差的人员临时承担业务工作，未能对其进行上岗培训或者岗位培训，很难确保档案数字化外包服务工作的质量和进度。

三、档案数字化外包服务问题改进对策建议

针对档案数字化业务外包工作中存在的问题，主要可以从宏观层面、中观层面和微观层面[4]，分别予以改进提升。

1.档案数字化外包服务宏观改进建议。第一，要对档案数字化外包服务配套法律法规制度进行完善，对档案数字化业务外包领域进行规范。在制定相关管理政策中，既要对准入制度和监管制度进行完善，也要对档案数字化外包服务质量进行规范。档案数字化外包服务准入标准中，要对档案数字化外包服务人员素质能力、软硬件设施、质量标准内容进行具体详细规定，同时也要对档案数字化外包后续服务内容加以约束。第二，建立档案数字化外包服务行业组织，对行业资源进行整合，并建立行业自律制度，对档案数字化外包服务行业管理标准进行统筹，形成完善的档案数字化外包服务体系。

2.档案数字化外包服务中观改进建议。第一，要在档案管理部门内部推进信息化建设。档案管理部门要重视档案信息化建设，明确档案信息化是档案管理发展必然趋势，要成立专门的部门，专项推动档案管理信息化建设工作，积极学习掌握档案数字化技术，对档案信息化建立全程监管工作制度，加强对档案数字化外包服务公司、服务人员和服务过程的监控管理。第二，要加强对档案数字化外包服务公司的资质选择，通过公开招投标的方式，对外发布档案数字化业务外包项目信息，明确档案数字化工作内容和要求，同时也要做好外包服务公司资质的选择，包括公司资质、人员配备、技术实力、服务口碑、项目经验、业务能力等，选取综合实力雄厚并具有专业背景的公司开展档案数字化外包服务。第三，与外包服务公司签订严格的业务服务合同，严格项目验收评估。档案管理部门要与外包服务公司之间签订严格的外包服务业务合同，明确档案数字化外包服务内容、时间限定、质量要求、责任界定、知识产权归属、验收标准、违约责任、保密规定、售后服务等相关内容，并按照合同规定推进项目，对不符合服务项目规定的时间或内容等及时纠偏。同时也要建立项目验收评估体系，对图像处理、数据校对、档案著录、档案复原、光盘刻录等严格要求，并将项目在前一阶段验收评估中出现的问题及时反馈给业务服务外包公司，在其及时整改后才能推进下一步数字化服务工作。

3.档案数字化外包服务微观改进建议。第一，加强档案服务人员培训。档案管理部门要求并指导档案数字化外包服务公司的人员培训，组织开展《档案法》《纸质档案数字化技术规范》《档案著录规则》等相关业务知识与能力的培训，对档案数字化操作人员开展岗前培训，在操作过程中严格遵守相关规范要求，确保档案数字化各个环节和各个流程顺利实施。第二，加强档案资料安全保密。档案管理部门要建立档案数字化外包服务中的信息安全保密制度，与外包服务公司签订保密协议，在档案数字化外包服务完成以后，确保所有的档案信息存储设备和处理设备都作安全技术处理，档案数字化外包服务公司和人员不得私自保留任何档案信息资料，使档案数字资源安全得到有效保障。

参考文献

[1]黄丽华，宋华.档案数字化外包安全管理研究[J].中国档案，2015（6）：60-63．

[2]范明.档案数字化外包中档案实体的安全管理及应用[J].兰台世界，2015（9）：38．

[3]马雁云.档案数字化外包安全隐患与对策[J].兰台经纬，2016（7）：85-86.

[4]葛俊.档案数字化业务外包存在的问题与对策[J].档案建设，2015（4）：79-83.

作者:王丹 单位:营口市中心医院档案室