档案数字化服务外包问题及策略探究

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摘要：档案数字化服务外包已逐渐成为档案机构开展数字化工作的重要形式，是优化资源配置的重要方式。但从实际情况来看，档案数字化服务外包仍存在标准缺乏、实体损害、信息泄露和后期运行维护的风险。基于此，应从参照标准实施数字工程、遵守档案信息保密协议、强化专业人员队伍建设三个角度着手防范风险。

关键词：档案数字化；数字化外包；问题及策略

随着信息技术的发展，档案管理逐步实现由传统管理模式向信息化管理模式过渡，数字化档案资源逐渐占据重要地位。全国档案事业发展“十三五”规划纲要中明确提出“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”的信息管理目标。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了“档案信息化建设再上新台阶”的发展目标，明确提出“信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。”在这一大政策背景下，基于档案工作发展实际需求，各级各类档案机构积极推进档案数字化工作，由于人力资源有限，各级各类档案机构的数字化工作大多采取第三方服务外包的形式开展。档案数字化服务外包即档案机构将本单位档案数字化工程外包给专业的档案公司，系统开展数字化工作。

一、档案数字化服务外包的原因分析

档案数字化是一项系统工程，基于档案机构的实际状况和档案专业公司的优势，大部分档案机构在开展数字化工作时选择服务外包，最大程度地实现资源的优化配置。数字化服务外包主要受以下两点因素影响：

（一）档案机构

档案数字化是一项专业性较强的工作，但从当前各级各类档案机构的实际情况来看，档案机构的数字化建设仍处于相对滞后阶段，传统档案管理阶段，档案机构累积了大量的传统载体档案，尤以纸质档案居多，因长期未开展数字化建设，档案机构积累了大量的“历史”档案，需要数字化的档案总量大。档案数字化工作是一项系统工程，需要组建专门的数字化队伍、采购专业的数字化设备，投入的人力、物力、财力多，但很多档案机构由于场地、设备、人员等限制，自身难以开展系统的数字化建设。一方面，档案数字化需要专门的数字化场地和专业的数字化设备，如专门的高清档案扫描仪、档案盒打印机等，但一般的档案机构并未配备此类设备，这就导致档案数字化缺乏必要的设备。另一方面，档案数字化由系列工作，包括数字化之前的基础整理、数据著录、信息采集操作（设备操作、参数设置、信息加工、信息存储）、信息处理操作（图像信息处理、音频信息处理、视频信息处理）、数字化后处理操作等多个环节，专业性较强，需要具备数字化处理知识的专业人员，而档案机构缺乏此类专业人员。此外，数字化工作总量大，档案机构的人员还需处理档案各类业务工作，没有足够的时间和精力开展数字化工作。

（二）档案公司

档案数字化外包公司是专门从事档案数字化工作的专业公司，为各级各类档案机构开展数字化工作提供专业服务。档案公司开展档案数字化工作具有明显的资源优势：从人力资源角度分析，一般而言，档案数字化外包公司组建了专门的数字化建设队伍，包括数字化项目经理、数字化技术指导、档案整理人员等，各类人员职责清晰、分工明确、配合默契，且长期从事档案数字化工作，能够为数字化工作的有序开展提供强有力的人才支撑。从设施设备角度分析，档案外包公司配有成套的数字化管理设备，不仅能实现传统载体的数字化，还能为档案机构提供数字化管理系统、数字资源迁移、设备维护与更新等一体化服务。从工作积累和工作经验来看，档案外包公司长期从事档案数字化业务，对档案机构的业务需求比较了解，且在长期的业务工作中形成了相对完善的管理流程和制度，能够为档案机构提供专业、优质的数字化服务。

二、档案数字化服务外包的风险分析

当前，各级各类档案机构受资源限制更倾向于选择数字化外包公司开展档案数字化，服务外包是各档案机构开展数字化工作行之有效的方式。选择数字化服务外包在工作效率、工作专业程度上有较好的保障，但从另一方面来看，选择服务外包同样存在一定的风险，具体而言，可以从以下四个方面来分析：

（一）标准缺乏风险

档案数字化是一项专业性很强的工作，在具体的实施过程中应参照相关的标准有序开展各项工作，为进一步规范档案服务外包工作，根据档案数字化工作的实际需求和潜在风险，国家档案局研究出台了系列规范标准，这些均是档案数字化服务外包过程中需要严格遵循的标准规范。譬如，2014年发布的《档案数字化外包安全管理规范》对“档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、网络环境与数据载体、档案实体、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理”进行了全面阐述和规定。此外，为进一步强化档案服务外包工作，2020年，国家档案局发布《档案服务外包工作规范 第1部分：总则》（DA/T 68.1-2020 ）、《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020 ）、《档案服务外包工作规范 第3部分：档案管理咨询服务》（DA/T 68.3-2020 ）。总体而言，当前针对档案服务外包工作已经有了系列参照标准，档案外包公司应参照相关标准开展档案数字化工作。但从档案数字化的实际运行情况来看，仍有部分服务外包公司未照标准制定可执行的操作制度，这无疑会给档案数字化工作的规范开展造成不良影响。

（二）实体损害风险

档案数字化工作主要是将传统载体的档案进行扫描形成数字资源，从实际情况来看，各单位档案数字化工作主要以纸质档案为主。数字化前处理操作包括载体检查与编号、装订拆除、技术处理，数字化后处理操作包括档案装订、档案装卷（盒）等步骤，这些操作步骤均存在潜在的威胁实体安全的因素。具体而言，档案实体安全隐患主要源于几点原因：第一，档案机构进行数字化的档案多为长期累积的“历史”档案，年代久远，部分档案纸张本身就已经脆化，在数字化过程中容易遭到损害。第二，档案扫描需履行规范的出库、入库手续，需要认真核对档案的数量，但仍存在因数量核对不准造成的档案排列顺序错乱、档案丢失的情况。第三，扫描过程中需要对成卷的案卷进行拆分，单个案卷扫描完成后还需对案卷进行重新安装，这一过程中可能存在顺序错乱、单页遗失等情况，难以保证档案的完整性。第四，数字化进行中，人员多且杂，难以监管难到位，存在闲杂人员进入库房、档案上架粗暴带来的安全风险。

（三）信息泄密风险

档案信息泄露是开展档案数字化建设需要重点关注的风险之一，开展档案数字化工作需要将档案拆除进行逐页扫描，而部分档案涉及档案机构或个人的隐私，在扫描过程中存在泄漏风险。一般而言，在开展档案数字化工作前，档案机构会与档案服务外包公司签订安全保密协议，对数字化过程中的各细节工作作出严格的保密要求，此外，还会对档案数字化过程进行监管，但仍存在泄密隐患。具体而言，主要体现为两个方面：一方面，档案在数字化扫描过程中，信息能够被非本单位档案管理人员获取，存在因人员保密意识不强造成的信息泄露。另一方面，将纸质档案转换为图像信息再转换为数字信息，可能存在信息失真的情况，与纸质档案相比，档案数据信息存在易更改性、可拷贝、可迁移，且不留痕迹、难以辨别真假，档案数据信息的这些特点也增加了泄密风险。此外，数字化管理阶段，档案数据容易遭受黑客、病毒攻击，一旦档案管理系统遭受损害，档案数据就面临泄密威胁。因此，强化档案信息安全管理十分必要。

（四）后期维护风险

传统纸质档案管理阶段，需要做好档案的实体管理工作，而库房管理是关键，前期库房的设施设备需要投入大量财力，后期库房维护相对简单。而进行档案数字化后，档案信息主要存储于数据库中，数字化管理阶段就涉及档案数据的更新与长期保存、档案系统的维护。在档案数字化阶段，可能存在档案数字外包公司未严格按照档案数字化标准进行数字化工作，从而导致部分数据参数设置不准确。一般而言，档案数字化服务外包公司会按照签订的协议在规定时间内完成工作，但由于总量太大，档案机构不能对所有数据进行监控和检查，可能存在部分数据质量不过关的问题。此外，一般档案外包公司提供一年的售后服务，但仍存在诸多不稳定因素，如档案数字化项目经理离职，人员不稳定，后期需求得不到及时响应；档案外包公司的发展前景存在风险，一旦破产倒闭，那么外包项目的后期维护将无法得到保障。

三、档案数字化服务外包的策略分析

档案数字化服务外包存在一定的风险，但从当前来看，档案机构开展系统的数字化工作缺乏足够的资源支持，服务外包是相对理想的方式，具有效率高、成本低的优势。为进一步规范档案数字化服务外包工作，防范各类风险，可以从以下几个方面着手：

（一）参照标准实施数字工程

严格遵循《档案数字化外包安全管理规范》提出的相关标准，档案机构和档案外包公司做好档案数字化的系列工作。从档案机构来看，首先，要高度重视档案数字化的安全管理，成立专门的档案数字化组织，宏观规划和指导本单位档案数字化工作，应参照档案信息化管理的相关系数标准，细化档案数字化外包安全管理要求和技术指标。其次，需严格审核档案外包公司的资质，包括其人员资质、设备情况、以往项目业绩等，择优选择服务质量好、工作质量高的档案外包公司，结合单位档案实际制定、执行严格的保密制度，定期不定期开展档案安全保密教育，强化保密意识。再次，要强化监管，认真做好档案数字化过程中的档案交接、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等各环节工作。从档案外包公司来看，为了给客户提供更为优质的服务，档案外包公司首先应认真研究学习相关的技术标准，确保数字化工作符合国家和行业标准，应加强与客户单位的前期沟通，深入了解客户的数字化需求并制定符合其工作实际的数字化方案。其次，要强化公司人员的培训，组建专业的、专职的、稳定的数字化队伍，为客户提供优质服务。再次，加强过程监管，强调档案安全保密的重要性，避免因工作人员主观原因造成的档案损害和信息泄露。最后，提供优质的“售后”服务，数字化项目验收后，应配备专门人员进行后期维护，积极响应客户的需求。

（二）强化档案信息安全管理

档案安全管理是档案数字化建设最为重要的一项工作，档案数字化过程复杂，涉及的环节和人员较多，使得档案的实体和信息均存在安全隐患，强化安全管理需从多方入手。一是要构建完善的制度体系。主要涉及档案的保密制度、档案数字化操作流程、档案数字化的技术指标、突发事件的应急处理、档案信息泄露的惩罚机制等等。对数字化各个细节作出明确要求以增强实践的可操作性，减少档案的安全风险。二是要强化档案人员的安全教育。通过档案安全培训，着力提升档案工作人员的安全意识和保密意识，强调档案数字化过程中的安全操作，避免因人为因素造成的档案实体损害和信息泄露。三是建立良好的工作环境。《档案数字化外包安全管理规范》对“数字化场所”的安全管理作出详细的要求，对照此标准，做好相关工作。如：数字化加工场所应符合“八防”的基本要求；配备视频监控系统，能够对数字化加工场所实施全方位无死角的监控，并由专人负责视频监控系统；工作人员应带牌上岗，禁止闲杂人员出入加工场所，工作人员不得从事与数字化无关的活动等。

（三）完善专业人员队伍建设

档案数字化建设是一项专业性较强的工作，组建专业的队伍能够为数字化的有序开展提供保障。对于档案机构而言，专业的人员能够运用自身的专业知识为单位的档案数字化建设制定科学合理的实施方案。而对于档案外包公司而言，专业的队伍是承接档案数字化业务的基础，但当前，档案人员专业素养不强、稳定性不强的问题仍然存在，这些都是档案安全管理的影响因素，强化专业人员队伍建设势在必行。制定严格的考核标准。考核涉及多个方面，包括档案人员的专业素养、职业道德、操作技能、合作精神、奉献意识等等，将上述因素纳入考核范围。此外，考核涉及多个环节，从招聘环节来看，重点考察其政治素养，这是决定其是否能录用的重要指标之一。档案外包公司要与档案工作人员签订相关劳务合同和安全保密协议，明确各人员的职责，规范人员管理，确保档案队伍的稳定性。实施有效的专业培训。从当前实际情况来看，仍有部分档案外包公司聘请的人员不具备档案专业知识背景，也缺乏必要的信息化技术，需通过系列培训来着力提升其专业素养和职业技能。对于非档案专业人员而言，应参加必要的岗位培训，了解档案数字化的基本流程和操作要求。通过继续教育来拓展知识，一方面加强对档案行业法律法规，如《档案法》《保密法》等系统学习，强化法律意识。另一方面加强档案数字化相关标准的学习，掌握档案数字化的技术要求和质量标准。此外，还需通过实践操作来加强相关技能的熟练程度，提升工作效率。

作者:杨景辉 单位:广州老兵档案技术有限公司