人社档案数字化管理探究

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摘要：人力资源与社会保障业务开展过程中，产生大量具有保存价值的文字、图表、声像等档案，这些人社档案业务存在种类繁多、数量庞大、年代久远等众多特点。人社档案数字化是一项复杂的系统性工程，前期的周密准备工作、中期的全流程质量管理，以及后期的安全识别防控至关重要。为此，需要树立全过程质量管理理念，借助现代信息技术，从人社档案数字化前期、中期、后期等三个环节做好人社档案数字化，不断提升人社档案数字化管理质量和水平，为民生事业发展提供过硬人社档案保障。

关键词：人社档案；档案数字化；管理概述

人力资源与社会保障部门主要承担着就业创业、社会保险、劳动关系、人事人才、工伤等多项业务职能，直接关系到就业、保险等民生福祉。人力资源与社会保障业务开展过程中，产生大量具有保存价值的文字、图表、声像等档案。近年来，随着人社部门民生社保事业的健全和跟进，人社档案成为“五险”参保人员享受待遇的重要凭证，而且人社档案业务存在种类繁多、数量庞大、年代久远等众多特点。以吕梁市人社部门为例，该部门现有馆藏业务档案15000卷，文书档案10000件，会计档案4000卷，失业职工人事档案300件，流动人员人事档案800件。2017年，开始启动档案数字化工程，至今已累计投入600万元，完成数字化扫描138万页，基本实现了利用高且30年及以上保管期限档案数字化的全覆盖。现从人社档案数字化前期、中期、后期三个环节全面探讨其数字化具体措施。

1前期做好人社档案数字化各项准备

人社档案是民生档案重要组成部分，随着经济社会的快速发展，人社档案数量和规模呈现出快速增长态势，需要通过数字化信息技术，将纸质、电子文档等人社档案扫描、整理、录入，加工成数字化档案信息，提高档案效率。人社档案数字化是一项复杂的系统性工程，前期的周密准备工作至关重要［1］。

1.1明确目标任务

依托人社部门OA办公平台及档案录入系统，明确人社档案数字化“四化”目标。信息化：实现人社业务及综合档案信息收集、整理、归档、鉴定、查询、利用全面高效信息化，提升人社档案管理效率。规范化：通过数字化人社档案管理系统重塑，重新梳理并完善人社档案标准、规范、流程，强化人社档案规范管理。一体化：将人社各部门OA办公及业务管理系统与人社档案数字化平台衔接，实现人社档案信息自动、完整采集至专门档案管理系统，实现人社档案从信息录入到查询利用一体化管理。共享化：全面规划人社档案数字化业务及内容，利用局域网、互联网等，实现人社档案数字信息在一定范围互联共享。四项任务：统计人社档案数字化数量及类别；组建人社档案数字化人才及队伍；制定人社档案数字化计划及方案；把握人社档案数字化原则及方法。

1.2成立工作小组

人社档案数字化是一项系统性工程，需要组建成立一支专门的数字化工作小组，保障人社档案数字化全过程的质量、进度和安全。工作小组由组长、副组长、成员等组成，并明确工作小组及人员的工作职责和分工。其中，组长主要负责协调各参与方，并带领工作小组制定人社档案数字化制度、规范、标准和方案；副组长负责人社档案数字化进展监督，以及全流程质量审核和安全管理；成员则熟悉、熟练应用人社档案数字化各项规章制度、标准，成员又细分为人社档案出库员、核验员、拆除员、扫描员、挂接员、质检员、装订员、入库员。在领导小组成员职责明晰的基础上，做到分工合理、通力协作。规范工作小组成立后，要制定详细的人社档案数字化总体规划、年度计划，调动人社部门多方资源，制定人社档案数字化考核激励奖惩措施，确保数字化目标实现［2］。

1.3基础板块建设

按照《档案法》《档案法实施办法》《保密法》《数字档案馆系统测试办法》《纸质档案数字化规范》《缩微胶片数字化技术规范》《数字档案COM和COLD技术规范》等制度规范，结合人社业务，进一步厘清人社档案数字化类型、归口部门、鉴定、保管、查阅等细则，制定符合人社工作实际的运用标准操作流程（Standardoperationprocedure，SOP），并将SOP模型嵌入人社档案信息化建设中。人社档案数字化平台应包括归档数据移交板块、档案数据整理板块、档案管理人员板块、业务档案数据分类板块、出入库审核板块、数据开放利用板块等［3］。

1.4提供设备场地

人社档案数字化需要先进的仪器设备和专门的工作场地。仪器设备方面，包括高速扫描仪和零边距扫描仪。其中，拆除纸质质量好、整理规范的人社档案由高速扫描仪扫描；不宜拆卷的人社档案则由零边距扫描仪扫描。软件设备方面则主要指人社档案数字化所需的各种加工软件，从而帮助人社档案数据扫描后实现自动著录、自动标引、自动格式转化和自动数据统计等［4］。除了设备外，还需要提供便于人社档案数字化工作开展的工作场所。场所由工作区、档案临时存放区、休息区等若干功能板块组成。其中，单机电脑、零边距扫描仪、高速扫描仪等仪器设备配备于工作区；档案临时存放区主要用于存放需要数字化扫描的人社档案。工作区及档案临时存放区严禁无关人员出入。

2中期把握人社档案数字化工艺流程

人社档案数字化工艺流程主要包括：人社档案出库-核验出库档案-拆除核验合格档案-扫描拆除后的档案-处理扫描图像-档案装订入库等，人社档案数字化应实行全流程闭环管理，严格把握人社档案数字化全过程质量管理［5-7］。

2.1出库

根据事先制定的人社档案数字化计划和方案，从库房中将待扫描的档案按照优先级别陆续取出，并由出入库人员签署相关登记表，确保所有出库档案具可查性和可追溯性。

2.2核验

人社档案出库后，由档案核验员按照档案卷内文件目录表，与纸质人社档案实体进行核验。经核验，影响后期档案扫描的，还需要对其作出相应的修补和完善。

2.3拆除

胶状式或书本式人社档案无需拆除，可直接选用零边距扫描仪扫描。其他普通装订的档案，则需要对其拆卷，然后利用高速扫描仪进行扫描。

2.4扫描

人社档案扫描员按照相关扫描参数表设定的参数进行扫描（见表1）。

2.5处理

人社档案数字化扫描结束后，还需要根据扫描结果，按照相应的标准对图像进行质量处理（见表2）。

2.6质检

图像处理完成后，先由扫描员对其图像质量进行自核，按照扫描标准和图像标准，抽检比例不得低于5%，并做好抽检结果记录，不合格的，要进行重新处理或扫描。抽检的方案主要有：格式审查+数量关系测试+数据抽检；单向系统检测+数量关系试算；双向系统检测；双向系统检测+OCR检验。

2.7装订

经档案数字化图像扫描质量检查合格的，还需要将之前拆除的档案进行重新装订，并将装订好的档案返还至档案室。装订档案时要做到细心和耐心，防止装订时发生页码颠倒或缺页，避免在装订过程中造成人社档案二次破坏。

2.8挂接

最后一步是需要将扫描合格的档案数据挂接，并验收数字化成果。即，将档案数字图像挂接至人社档案数字化管理系统中，建立数字图像与目录数据之间的关联性，可通过查阅目录数据直接调阅数字图像的档案全文。挂接数据应由专人负责，适用专门挂接软件，并做好目录记录，检查验收逐条目录数据，修订相关元数据，最终确保挂接的数字图像与扫描图像一致，以及数字图像正常打开。

2.9备份

人社档案数据挂接之后，为进一步确保系统中数据的信息安全，应采用离线硬盘、光盘等备份数据，针对不同载体档案管理要求和规定，定期进行档案数据备份，一式三套，备份完成后还需要填写数据备份登记表，确保数据备份有据可查。

3后期：人社档案数字化安全识别防范

建立人社档案数字化安全风险识别及防范措施，旨在一旦人社档案数字化遭受突发或恶意破坏、篡改的特殊情况，档案数据可仍可稳定、正常运行。因此，首先要精准识别出风险内容，然后通过技术手段予以防范和规避［8-10］。

3.1风险识别

1）操作系统漏洞。人社档案数字化离不开计算机应用，计算机操作系统逻辑结构复杂，Windows操作系统、Oracle大型数据库技术的应用等，操作系统中的漏洞极易成为病毒攻击的重点，给档案数据信息造成安全威胁。2）网络协议缺陷。网络协议使的数据信息能够在可信环境下实现共享。目前TCP/IP是最常应用的网络协议，但该网络协议不包含加密层，且TCP/IP协议支持源路由方式进行软件设置，网络虚假地址或诈骗地址都有可能通过可信网络协议实施。3）病毒威胁。无论是单机还是网络都难以完全规避病毒在计算机系统中的传播和对数据的侵害。Web浏览、移动存储设备、局域网文件共享和网络磁盘映射都会导致病毒在计算机系统中传播。4）黑客攻击。未经授权入侵人社档案数据管理系统，窃取资料、篡改程序或破坏系统软件等屡有发生。如木马后门、信息炸弹、端口扫描入侵等，都会造成计算机及数据库系统瘫痪。此外，还包括未经允许进入人社档案数字化场地、数字化过程中档案灭失或损坏、失窃、水灾、火灾等风险。

3.2安全防范

从人社档案数字化风险识别可知，不论何种类型档案的信息安全，归根结底都是物理上的硬件安全和信息传输过程中数据安全两个方面的安全。需要采用合适的安全防范技术，从人社档案数据信息采集、处理及传递等关键环节加以防范。1）数据库防范。做好软硬件数据库安全防范，其中，可运用异地备份、TC技术、RAID5技术、电磁屏蔽等技术，做好人社档案数据库的硬件安全防范，可保障一旦硬件发生故障能够及时恢复原有数据。软件方面，则给档案数据库配置相应的身份认证系统和防火墙技术，采取分层分级授权，将计算机IP地址、账号与物理地址绑定，定期进行数据库备份、检查维护安全日志，及时更新补丁。2）数字加密。利用密钥和算法等加密技术保护档案数据。其中，算法是将原始人社档案数据文本与特定字符组合产生乱码；密钥则是对数据进行编解码的算法。可通过选取一定的数字加密技术，如数字签名，防止数据信息被伪造或篡改。3）数字水印。即，将水印标记嵌入信息数据，用以证明数据信息真实性及所有权，为避免影响后期人社档案阅读，可选用隐形、不可见数字水印，用以检测原始信息内容的真实性、完整性。4）端口控制。计算机端口极易受到网络攻击，不常用的端口可关闭，能够有效避免病毒攻击［11］。此外，严禁私自带出维修主机，严禁离线状态下使用端口和外设；细粒度控制端口及外设。5）物理隔离。利用防火墙技术保护数据库服务器、网络链接设备以及计算机终端等硬件设施，物理隔离可有效保障人社档案数据库稳健及安全。物理隔离通常包括三个部分：将人社档案数据库服务器安放在受保护内网区域；部署开放性档案数据服务器于隔离区，作为内网、外网缓冲区；关闭打印机共享；安装补丁自动分发系统，避免系统漏洞导致人社档案数据信息泄露。

3.3做好人防

人社档案数字化安全保障对人员的安全意识和安全技能要求较高，要求把风险识别和安全防范落实于人社档案数据化的每一个环节。安全员负责档案数字化工作场所安全，安装监控、安全门，实行24小时监控，非经允许，非工作人员不得进入数字化加工场所。现场档案数字化工作人员应进行岗前安全保密培训，严禁随意携带U盘、手机等设备进入工作场所。数字化加工使用到的扫描仪、计算机、复印机等严禁接入互联网。

作者:郝小艳 单位:吕梁市人力资源市场