信息时代数字化档案管理方法浅析

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【摘要】本文就档案管理信息化的优势以及档案管理信息化发展过程中出现的问题进行阐述，提出相关建议。只有不断改革档案管理的方式以及人员的结构，才能够促进档案管理信息化进程，促进档案管理水平的提升以及发展。

【关键词】信息时代；数字化；档案管理；方法

随着国家经济实力的不断提升，国家的发展不断朝着信息化方向迈进，信息化进程的推进不仅导致现阶段的信息种类较为繁杂，并且在信息的数量上呈现一定的增长趋势。这是由于人们生活质量的提升，导致人们对于信息的需求更加迫切，所以应该积极运用好信息化工具，对相应的信息进行及时有效地传递以及梳理，只有这样，才能更好地满足人们的需求，不断提升人们的幸福感。信息化时代的到来能够实现数字化，传统的档案管理工作已经无法适应大数据时代发展的需求，应该对档案管理工作进行有效创新。因此本文首先对传统档案管理工作出现的问题进行分析，然后探讨信息化档案管理的优势，最后提出信息化时代数字化档案的管理方法，以期能够为这一方面的工作提供更多的帮助。

一、传统档案管理出现的问题

传统的档案管理工作已经无法继续承担信息化所带来的信息梳理及信息规整的压力，所以对于档案管理工作来说，主要存在着以下几点问题：首先，对于档案管理工作人员来讲，面临较多的档案管理工作，文件形成者如果没有按照档案管理的要求对档案进行调整将会出现档案的信息缺少等问题，这些问题的出现不利于工作人员对档案进行及时梳理归纳，很容易导致档案管理工作效率低下等问题。其次，对于企业的档案管理工作来讲，之前企业档案管理工作岗位大多数是虚设的，但是随着国家的发展、社会的进步，企业在不断进行变革，并且企业的管理机制导致不同部门之间存在着一定差异，这就需要更多的时间以及精力开展档案管理工作，由于工作的效率以及工作的准确性存在着一定的差距，导致企业的档案管理工作出现方式方法不规范等问题，使得档案管理工作产生一定的管理风险，不利于档案管理工作的进行。最后，对于档案管理人员来讲，由于工作人员的流动，档案管理工作往往会出现调动频繁以及档案管理工作形式不确定的问题，这不仅不利于档案管理工作的进行，并且还容易出现档案管理以及信息匹配错误等问题，最终影响企业档案管理的工作效率，不利于企业整体效益的提升。

二、信息化档案管理的优势

档案管理的信息化是指将档案实体化向档案的信息化进行转换，该过程的进行，一般会受到行政部门的统一调控和调度，由专业部门进行统一的组织。当然，对于企业档案管理信息化来讲，企业只有受到政府以及企业高层的有效管控，才能够对档案管理信息化进程实行有效监督管理，进而促进档案管理信息化的发展。现阶段的档案管理主要以纸质版档案为主，管理人员在对档案进行统一整理与归纳时需要逐个按号编排，最后形成纸质版的目录以及相关内容的简介。传统的档案管理方式有许多缺点，例如在保存的方式上需要防止虫类的破坏，自然环境很容易引起字迹模糊不清的问题，影响着档案管理的进程。因此将信息化技术应用到社会档案管理上，对于档案管理来讲具有很大的优势，不仅能够对档案进行统一归类与处理，而且能够实时对档案进行处理，可以大大提高档案的规整速率，提高工作效率。同时，信息化的档案管理模式有利于解放更多的人力以及物力，对档案管理方式方法进行创新以及发展，能够有效避免档案信息缺失以及档案信息不匹配问题，在提升工作效率的同时，提升了信息化档案管理的准确性以及高效性。而信息化手段是指将一些现代化的信息手段应用到档案管理上，实现档案管理的信息化、数字化以及管理的高效化，实现档案的长时间保存与查找。

三、信息时代数字化档案管理的方法

（一）数字化档案管理理念的提升。随着社会的不断发展和进步，我国的信息化水平发生了翻天覆地的变化，信息化水平不断提升促使其地位逐渐得以稳固，所以针对目前档案管理工作的发展现状来看，其本身不仅与时代的信息化发展趋势不相符合，而且现阶段档案管理模式以及运行方式已经跟不上时代的发展。因为信息技术对于档案管理十分重要，所以应该在档案管理现有的基础上，积极发挥信息化在档案管理工作中的作用，对工作人员实施相关的业务培训，让工作人员将信息化运用到档案管理上，发挥信息化在档案管理中的作用。定期开展档案管理信息化培训，让工作人员对信息化的优点有充分的认识，对其有一定的了解之后，再将其应用到档案管理上，不仅能够加快档案管理的工作效率，而且能够推动档案管理的信息化建设，促进档案管理信息化发展。

（二）档案管理人才队伍建设。对于档案管理工作人员来讲，我国现阶段档案管理工作人员年龄普遍偏大，无论是事业单位或是企业单位，档案管理人才的老龄化较为严重，不能满足档案管理高效有序的要求。信息化档案管理建设不仅需要优秀的青年人才，而且对专业人才的综合素质以及自身的能力有着较高的要求，所以，对于电子化档案管理模式而言，主管单位应该积极优化单位档案管理人员的构成，招聘对象应为具有档案管理技术水平的年轻人才，只有进行人才结构的优化，才能逐渐应用电子信息档案管理系统，提高档案管理的效率。档案部门应该形成青年人才为主、老同志传帮带的人才框架，这样双方之间可以互相配合工作，共同促进档案工作的有效进行。对档案管理团队实现有效的年龄结构优化不仅有利于档案管理队伍的层次提升，并且对档案管理的开展、工作业务水平以及业务能力的提高能够起到较为显著的效果。所以加快优化现阶段的档案管理人才结构，能够使得档案管理的整体工作有所改观，提高档案管理的效率，也有利于加快档案管理信息化的进程。

（三）档案管理数字化平台的搭建。信息化的出现大大优化了档案管理的水平以及效率，所以应该积极借助现有的信息化优势，搭建档案管理数字化平台。数字化的档案管理平台应该拥有相应的流程，流程的运行应该积极朝信息化的方向发展，只有实现运行流程的信息化，才能够彻底实现档案管理的信息化建设。平台的搭建往往包括以下几个基本的方面：首先，平台的搭建需要设计一款信息化运行模式软件，只有这样，才能够继续开展信息化工作，信息化软件的主要职能是对流程中所出现的图片以及信息进行加工处理，这样不仅节省时间，而且能够有效提升运行的速率。其次，信息化档案管理设计应该有一定的规范和标准，对信息化档案管理流程的建立应该遵循一定的方式方法，只有运用相应的方法，才能够实现信息的有效处理，最终处理成我们想要的信息模式，只有这样，才能够最大限度实现档案管理的规范化和标准化，最终实现数字化的档案信息管理。

（四）建立统一的数字化档案管理标准。首先要制订文件管理与档案管理相互统一的规划，确保它们二者之间能够实现协同发展。其次要严格把握好数字化档案归档关，为了确保数字化档案形成的质量比较高，应该由档案部门对数字化档案管理工作开展前期指导工作，确保数字化档案的形成、归档以及利用等各项工作中，档案部门都能够参与，能够有针对性地检查问题和解决问题。再者就是要制定科学有效的电子文件归档管理标准。最后档案管理部门在接受基层数字化档案时，必须要时刻核对和检查原始电子文件信息的真实性。

四、结语

近年来，信息技术发展突飞猛进，人们的生活中出现了越来越多的信息化元素。所以，档案管理工作应该积极把握好信息技术这把双刃剑，优化档案管理的方式以及人员组成结构，通过这样的方式，实现档案管理的信息化以及数字化发展。

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作者:王宁平 单位:新华报业传媒集团