地质档案数字化建设问题及对策

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摘要：在信息化发展战略全面实施的背景下，地质单位要统筹谋划，助力地质档案数字化建设进程，实现地质档案的精准化、规范化、标准化、数字化、信息化管理，全面提升地质档案管理质效，为地质工作的井然有序开展奠定良好基础。

关键词：地质档案；数字化建设；问题；策略

地质档案属于地质勘探信息数据的融合，由专业地质人员收集整理而成，即依托普查勘探、区域测量、化学及物理勘探等活动获取，内容包括水文、成果、钻探、测量、设计、科研及样品分析等，为地质工作研究提供了丰富的科学依据与资料参照。随着信息技术的方兴未艾的发展，当前我们已经迈入了大数据时代，数字化建设和运用水平日益提升，传统纸质档案模式已经无法满足当前档案管理工作需求，在大数据时代下信息呈爆炸式增强，信息渠道日益拓宽，要想在繁杂、冗余、海量的信息中获得所需信息数据是非常困难的。因此，地质单位要坚持与时俱进，依托计算机、多媒体等信息化载体，构建资源库、信息平台，全方位地推动档案数字化建设，保障档案管理的完整性、真实性、规范化。

一、地质档案数字化的内涵和重要性

地质档案数字化主要就是依托先进传媒技术，如网络、通信、计算机等，将照片、文档资料、纸介质、声像等地质档案资料进行数字化处理，将档案信息转化为存储在光盘等数字载体上进行处理的过程，之后再在互联网+的支撑下，将相关资源信息上传到Internet网、局域网上，进行信息共享，同时借助数据平台和数据库，实现“数字化档案”的规范化、标准化、网络化管理，提升档案管理质效。当前实现数字化管理主要依托Internet网和局域网方式来实现。地质资料是我们探索地球的客观记载和认知积累，是经济社会发展的重要数据资源。随着时代的发展，坚持与时俱进，推进加快地质档案数字化建设是当前摆在我们面前的重要课题。地质资料广泛运用到矿产资源勘察开发、地质调查、生态环境保护、工程建设、城乡规划建设、国土空间开发等国民经济建设和发展的各个方面，在助力社会行稳致远发展大有裨益。随着社会步入信息化时代，推行地质档案数字化建设是地质工作事业稳健发展的需求，是加快国家信息步伐的重要举措，数字化建设与数字档案馆二者都属于国家数字信息的基础工程。据此，在大数据时代下地质单位要打破传统档案管理的藩篱，瞄准自身战略发展目标，统筹谋划，整体设计，构建规划可共享的地质档案数据库体系，规避低水平重复工作，节约资金和时间，促进地勘工作成效，降低矿产勘察风险，为推动深地探测等战略的实施提供宝贵资料，提高地质信息社会化服务水准。

二、档案数字化建设的基本原则

（一）标准化原则。在信息化时代背景下加强档案数字化建设需根据标准化原则，立足于地质单位的实际情况，制定档案数字化建设标准，通过着眼长远、科学谋划，不断完善档案数字化建设制度，依托各种信息化载体，大力宣传电子文件管理标准化的规范和制度，在完善制度的支撑下科学指导档案管理部门用规范、有序的手段，定期维护软件系统。在地质档案数字化建设中只有保障了电子文件数据精准性，档案资料和文件备份和格式符合相关标准和要求，这样档案管理人员才可以在数字化建设中根据统一的标准方式开展工作，从整体上促进档案数字建设的质效，最大化地发挥数字化档案的实用价值，为地质单位的科学决策提供强有力参考依据。

（二）系统化原则。加强地质档案数字化建设，离不开系统化方式的支撑，对于地质单位而言，在档案数字化建设中要构建统一档案管理系统，让信息档案管理软件的功效得以最大化地发挥。在数字化时代，档案管理软件被广泛运用到各个方面，地质单位在推进数字化档案建设进程中需瞄准档案业务需要，参照档案信息化、数字化标准，对现有档案管理系统进行不断完善，通过多措并举深入分析档案管理流程，切实做好数字化管理调研工作，结合地质单位档案数据信息库和档案资料管理系统的运用情况，精准施策、分类推进，为地质单位档案电子文件的运转提供一个完善、科学、标准的服务平台。  

（三）互联互通原则。 在档案数字化建设中信息系统是不可或缺的重要部分，为实现数据信息的有效对接，档案管理系统应该具有广泛的接口，依托多元化接口，形成电子文件信息交互系统。在系统的支撑下保持上下游单位的联系，确保地质单位档案格式的统一。在互联互通的档案管理系统中还要打破物力隔离，投入人力、物力和财力，加强技术改造，进一步丰富连通结构，保障数字化档案信息的数据有效对接，促进档案服务质量的全面提升。

（四）指导监督原则。推进地质档案数字化建设要采用科学的监督方式，基于统一的监督部门下进一步推进档案数字化建设步伐，提升档案管理规范化水平，监督数字化档案履行规范要求，实现地质档案资源的全覆盖，促进档案服务规范化水平的提升。此外，在加强地质档案数字化建设中还要不断丰富档案管理服务职能，进一步明确推进档案数字化建设的发展方向，进而更好完成地质档案信息化建设整体质量目标。

三、当前地质档案数字化建设存在的问题

（一）地质档案数字化建设意识孱弱。由于地质工作的特殊性，地质档案种类繁多，数量巨大，数字化建设任务繁重，想要完成这项系统性工作，绝非凭“一馆之力”，以“一朝之功”就能实现的。受多种因素的影响，当前有部分领导者虽然从思想意识上认识到加快档案数字化建设的重要性，但是受资金的掣肘，并没有将数字化建设提上日常，还有的单位投入了大量的人力、物力加快了数字化建设，但是设备流于形式，各个部门尚未形成合力，处在“各自为战”的状态，导致数字化建设进展不平衡，在很大程度上忽视了数字化成果“共享”功能建设。还有部分档案管理人员缺乏过硬的技术，制约了地质档案数字化建设的有序推进。

（二）缺乏完善标准建设制度。在地质档案数字化建设过程中，数字信息资源加工是非常关键的环节，在地质档案管理部门中数字资源管理平台的规划和建设不是一蹴而就的，是一项战略性、长期性、系统性的工作。实现地质数字化管理，一方面要融合、重组、聚类各个独立的数字资源，还将数字资源构建成一个全新的整体。加强地质档案数字化建设投入资金大，耗时长。纵观当前有很多地勘单位会在前期投入大量的人力、物力，但是在后期随着生产经营工作的日益增大，很多工作都不了了之。目前，在档案管理规范性上有所欠缺，包括档案修订不及时、数字化标准不明确、制度建立执行效果不佳等，均对档案管理工作产生消极影响，最终使档案管理面临保密性、安全性等困境，增加了档案数字化变革的风险。因此，在推进档案数字化建设进程中，为保障管理的规范性、时效性、高效性，要依托全面、系统的规范制度约束相关工作的开展，从整体上提升档案数字化管理的质效。

（三）硬件软件设备有待完善。在网络信息时代，尤其是基于信息技术下的档案管理系统，要实现诸多的信息化功能，势必无法脱离硬件设备与软件系统的支撑。面对日益多元的档案管理需求，要想提升管理效能与质量，势必应注重对硬件与软件的协同发展。但在实际的发展进程中，由于受到技术迭代、资金投入、人才需求等因素影响，使得档案管理信息化成本显著上升。因此，在实际发展中必须重视硬件与软件的协同和完善，持续推动档案管理的数字化、智能化转型。

（四）地质档案安全保障工作不足。在信息时代下由于数据存储的特殊性，非常容易遭受存储介质、保管环境等因素的影响，档案信息数据资源非常容易遭受网络黑客、计算机病毒的攻击，一旦数字信息被破坏，就会造成信息数据的丢失和损坏。涉密地质单位利用也会受到诸多限制，在具体的档案信息资料利用过程中若发生信息泄密、失密事件，不仅会导致地质单位受损，还会威胁国家安全。

四、地质档案数字化建设的策略

（一）正本清源固本培元，加强培训提升素质。“思想是行为的先导。”要想井然有序推进地质档案数字化建设进程，首先要从思想意识层面正本清源，打破传统档案管理的弊端，结合实际，革新地质档案数字化建设的意识，从思想意识上认识到数字化建设的重要性，不断强化自身责任意识，发挥自身主观能动性，投入到档案数字化建设和管理中，严格审查授权流程管理，依托数字化载体，规范化管理远程借阅、查阅，有序录入电子档案目录，整理补录尚未进行数字化地质档案，对重要数字化档案信息数据备份和电子归档工作，保障档案数字化的真实性、可靠性。其次，在地质档案数字化建设进程中，专业技术人员发挥着不可或缺的作用，事关数字化建设的成功与否。尤其是档案数字化中的校对、整理与注释等工作，均需要依赖专业技术人员完成，其工作质量将对地质档案的创建与完善影响显著，事关阅读、理解、利用等环节的偏差量。因此，地质档案数字化建设的前提，必须是以档案管理人员素质提升为基础，定期加强培训，基于熟练掌握电子文件管理规范知识的基础上，合理运用现代化技术，扎实掌握数字化过程中所产生的检索、录入、权属之间的关系，深化保密意识，保障地质档案的安全性。最后，通过“走出去，引进来”加强培训，或是到经验丰富的单位进行学习交流，取长补短，构建一支复合型档案数字化管理队伍，提升管理质效，推进地质档案数字化建设进程。

（二）构建档案管理制度，保障数字工作开展。“制度是行为规范的准绳。”为确保地质档案数字建设的有序开展，首先，地质单位要结合实际，构建地质档案管理制度，依托完善规范的制度，约束档案管理人员档案收集、档案利用、存储各个环节的工作，保障档案管理的制度化、科学化、规范化，井然有序地推进地质档案管理数字化进程。其次，要构建完善地质档案查阅和阅读规范制度，依托制度，规范远程层级授权管理技术、借阅、查阅流程。加强地质资料的信息积聚制度的建设。毋庸置疑，数据库的构建离不开强大的基础数据作为保障，基础数据主要来源于原始的地质资源，为从源头上保障信息的真实性、完整性，需构建有效的监督管理机制，严格根据制度执行地质资料交汇制度，最大化地确保地质档案的质量和数量。强化对地质档案汇交人的权利保护，属于地质档案管理中的重要内容之一，理应注重地质资料汇交管理的规范，针对原始资料、成果报告、实物资料等内容，完善集群式保管及全面汇交，以发挥二次开发及利用价值。同时，可将地质资料与专题部署、综合研究及数据库建设等环节有效衔接，为地质资料数据库的构建提供全面支撑。最后，还要遵循统一标准、重点突出、急用先行的原则，推进地质数据资源建设，通过这样的举措，完成资源的数字化原始积累，对档案资源建设、运行管理、社会化服务体系等进行完善，真正意义上的构建现代化档案资源数字化管理体系。

（三）加强资金投入力度，构建数字化的平台。地质档案数字化是一项系统性工作，需要消费大量的人力、财力、物力，为推动地质档案数字化建设的进程，首先地质单位要加强资金投入力度，积极引入先进设备和数字化技术手段，最大化利用现代网络技术、计算机技术、数据库技术、信息采集技术，为数字化创造良好的技术条件。其次，定期对地质档案管理软件系统进行升级处理，结合实际，重点加强管理系统化、流程规范、安全管理方面的监督管理，保障档案数字化管理的规范性、有序性，为资源的共享打下坚实的基础，推动地质档案数字化建设的进程。加快基础数据库建设。基于信息技术条件下的基础数据库，主要涉及中小比例尺及重点区域大比例尺信息，同时还包括与之相关的地质、地球物理、地球化学、遥感和地质环境等数据。另外，在基础数据库的建设中，还必须强化图文资料目录、馆藏图文资料及实物地质资料等相关内容建设，构建以网络信息为主体的系统单元，增强线上服务能力和领域，实现地质信息数据的共建共享目标。最后，构建“中心化”数据体系。积极建立国家地质档案数据中心，以及各地区的档案数据分中心，同时设置各地质机构服务平台，通过三者之间的相互衔接和作用，形成统一标准、统一规范的管理体系，实现地质档案数据的中心化管理，切实发挥地质数据资源的价值，打造出数据与服务于一体的平台。

（四）做好数字安全管理，规避信息资源泄露。在信息时代安全是重中之中，地质单位构建档案数字化管理模式，就是为了保障档案资源的完整性、真实性，实现档案信息互通有无，高效共享。随着时代的发展传统档案管理模式已经无法满足时代发展需求，在各种信息化、数字化载体的支撑下，将纸质档案转化为数字化电子档案，能保障档案的完整性，延长档案的存储期。但是在地质档案化的过程中，安全问题是不容小觑，特别是木马、蠕虫等病毒的威胁，因此，地质单位要购置先进的杀毒软件，在档案数据库中安装病毒防火墙，为防止黑客的入侵，还需要在数据库体系中设置安全密钥，定期做好不安全端口的升级，设置访问权限，促进数字化档案信息资源的安全性，防止档案信息数据的丢失和泄露。另外地质单位还要进一步加强网络安全监管工作，利用专业的系统和软件，专业的网络安全监管人员动态化监测网络动态，在监测中一旦发现安全隐患，需及时采取措施，启动应急预案，消除安全隐患，最大化地确保档案信息的安全。同时，还要定期做好安全检查机制，依托完善的机制，及时发现隐患，采取措施补修漏洞，确保档数字化、信息化档案的安全，地质单位领导者提供可靠的数据参考依据，助力地质单位的稳健长远发展。总而言之，在信息时代背景下做好地质档案数字化管理工作对地质单位的行稳致远发展大有裨益。据此，我们要认识到推进地质档案数字化建设重要性，结合实际全面谋划，科学设计,从做好数字安全管理、规避信息资源泄露等维度入手，把握着力点，推进地质档案数字化建设历程，切实做好档案数字化管理工作，提升档案管理质效，为地质单位的稳健长远发展保驾护航。

[参考文献]

[1]马忠花.地质档案数字化建设中存在的问题及对策[J].青海国土经略,2011(45).

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[4]刘美娟.油气田勘探开发地质档案数字化建设的实践与思考[J].兰台内外,2020(02).

作者:林清梅 张慧 黄玉珍 单位:广西壮族自治区二七一地质队