农业科研档案数字化管理问题浅析

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【摘要】本文对农业科研档案数字化管理的优点和问题进行探讨，通过制定档案管理制度、完善农业科技档案管理系统、加强人才培养和引进等措施，提出有效对策。

【关键词】数字化；农业；科研档案；规范；提升

档案数字化是现代社会发展的趋势，也是信息时代发展的必然结果，数字化处理后的档案信息，其价值更易被深度挖掘和充分利用。农业科技信息、档案资料通过数字化处理，使档案管理精细化、人工智能化，从而进一步提升档案管理效率。

一、农业科研院所数字档案发展现状

农业科研院所一直沿用传统的档案整理模式，无法实现全文查询、检索，不能满足档案工作日益增长的数据要求，也无法满足日益增长的服务需求。各种条件的限制，在一定程度上使档案信息化整体水平缓慢滞后。根据农业科研院所发展的实际情况，农业科研院所在开展档案信息化建设工作的过程中，不断摸索探求档案管理信息系统的创新与研发，使用符合工作要求的档案管理系统，初步实现了数字档案信息数据的归档与整理 工作。

二、农业科研档案数字化的优点

传统纸质档案保管周期较短、成本较高，受环境和时间影响较大，易出现折损和老化，且存在查询不便捷、存储空间大等问题。相对于传统档案管理，农业科研档案数字化有以下几方面优势：

（一）数字化档案管理更安全便捷。数字化处理的农业科技档案查询方便，留痕可查、不易损坏，可极大延长档案保管期限，最大限度保证科技档案资源的完整性、真实性和原始性。

（二）提升农业科研档案利用效率。“档案管理系统”对农业科技资料进行信息化处理，简化档案收集、整理、利用各个流程，打造一体化的档案管理模式，可提高农业科研档案利用效率。

（三）存储空间小和节省人工成本。农业科研信息资料多而杂，“档案管理系统”是为档案数字化量身定制的工具，可将海量农业科研信息资料数字化处理，存储空间小、省去多人次手动管理，节约了人力成本和 空间。

（四）促进农业科技成果转化。将农业科研成果数字化归档处理，可以满足多个端口查档需求，便于发布成果信息和转移转化。

三、农业科技档案数字化管理存在的问题

农业科技档案数字化有以上多个优点，但在实际工作中，数字化档案管理还存在投入少、人才匮乏、安全利用等诸多不足，具体如下：

（一）农业科技档案管理经费不足。建设资金不充足，造成硬件与软件设施不完善，不利于农业科技档案一站式处理，如单位档案管理系统功能单一，仅可简单存储，无法对格式进行转化，每增加一项功能还需要再购买，此后还需要大量的资金对电子档案设备进行维护升级等。

（二）高精专业人员缺乏。档案管理系统软件公司水平参差不齐，频繁更换工作人员，售后服务滞后，出现问题不能及时解决。农业科技档案资料连年不断增加，而档案管理人员配置少，缺乏专人负责农业科技档案数字化工作，单位现有的人力资源难以满足农业科技档案管理需求。

（三）档案数字化建设缓慢，效率不高。农业信息化建设基础薄弱，软硬件设施资金投入不足，配套软硬件设施建设不完善。缺乏单独的机房和专职管理人员。由于档案数量多，大量科研档案资源无法及时同步，造成档案工作数字化转型速度缓慢。

（四）档案数字化利用安全问题。档案信息技术在提升农业科技档案管理效能的同时，信息更容易泄露，部分单位农业科技档案的访问权限不明确，未全面提升安全措施，未建立农业科技档案查阅、调阅台账，存在安全管理漏洞。

四、农业科技档案数字化管理对策

（一）农业科研档案建设规范化。1.农业科研档案建设原则。按照档案管理要求，保证农业科研档案的原始性，确保归档文件材料形成的真实性、完整性、有效性。遵照普适性、实用性、创新性原则，完善农业科技档案数字化管理基础业务和规范化建设。2.完善档案管理制度是顺利开展档案工作的基础保障。制定档案管理制度，规范档案管理工作的各项流程，如将农业科技信息资料及时录入档案管理系统，统一划分档案各类别，明确归档范围和期限，档案需专人定岗统一管理等。 3.档案归档管理规范化。各类文件严格按规定及时归档，对文件材料实行电子、纸质“双轨制”归档管理，将生成的纸质与电子文件随时存入文件夹，及时录入档案管理系统，同步移交，实施在线控制。

（二）完善农业科技档案管理系统，推进档案数字化建设。按照农业科技档案特点，将大数据技术融入农业科技档案管理工作中，档案管理系统将产生的档案数据设置路径以年度、内容等为条件，设置相应的分类标准，管理人员需要将各类基础信息扫描，通过相应路径存入档案管理系统，录入档案管理对应的目录分类下，形成新的电子文件，有效节约档案管理成本，对原始档案进行成分保护。结合农业科技档案需求来设置精度检索条件，满足不同主体多元化的档案检索需求，通过对电子档案管理系统的利用和改进，可以使搜索界面更加简捷，只需输入档号就可以查询，并且可以从多个电脑端口查询，从而减少搜索时间，提高检索速度，提升档案工作效率。在院所内档案管理信息系统建立信息共享平台，在线检索查询、共享档案信息资源，让科技人员更方便、更广泛、更深入地查寻利用农业科技档案，助力农业科研和管理的发展。

（三）做好农业科技档案安全管理。1.建立规范的计算机网络硬件搭设和自身电子档案数据库。数目庞大的农业科技档案文件需要安全性能强大的档案管理系统，系统应有配套的硬件、软件设施及单独机房，必要的技术支持和充足的资金储备，并由专人负责管理等。档案数字化建设要严格遵循《数字档案室建设指南》，构建计算机网络硬件搭设和自身电子档案数据库，完善数字档案室基础设施、应用系统、数字资源、保障体系建设，建立相关规章制度，确保档案完整安全和有效利用。电脑最低配置：CPU主频3.7GHZ、内存4G、硬盘2T、操作系统Windows7；应用软件配置：符合OAIS架构的数字档案室应用系统（单机版或网络版）。2.严格遵守网络相关法律。严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》及相关法律法规，加强安全保密管理，严格档案借阅审核，严禁发生泄密事件，应加强网络管理，不得将管理数字档案的计算机、保存数字档案的移动硬盘和光盘等设备接入互联网。明确单位内部以及外部的查阅权限、查阅内容、查阅流程，不断提升档案管理人员的安全责任意识，及时发现风险和管控风险，发挥数字档案系统优势，登录加密、查询留痕，构建完善的安全管理体系。3.建立健全网络安全系统。农业科研院所必须存储好最原始的数字内容，使用信息隔离、信息加密和区块链技术，并在计算机上建立相应的防火墙设备，防止黑客和木马程序入侵驱动器的档案管理系统。应加强与相关云存储技术提供商的合作，并将相关档案资源批量转移到云终端数据库。档案资源丢失或损坏后，应及时将相关档案资源下载到云终端，以增强驱动器档案管理的抗风险能力。要及时总结经验并调整发展策略，收集和分析各种利用效果的反馈信息，对出现的档案使用安全隐患及时消除，为更好地开发利用档案信息资源、适合农业科技档案数字化管理的需要提供必要的保障。

（四）加强档案管理人才培训。为提升档案工作水平，上级主管部门要定期组织档案专业培训，农业科研单位要重视对档案管理人员的技术培训以及专业人才的引进，积极组织学习最新的档案管理技术和信息。档案管理人员需熟练掌握档案知识及工作规程，专门学习农业科技档案信息化档案录入系统，避免工作中出现不合规定又不能及时纠正的情况。各单位必须提高档案管理人员使用信息处理设备和系统的能力，能够熟练使用扫描仪、单机链接设备、档案管理系统和档案安全管理软件。要侧重于从实践操作的角度对档案管理人员进行培训，全面提升档案管理人员的实践能力，避免培训工作理论化和形式化。提供交流学习平台，借鉴档案信息化建设中的新经验，全面提升农业档案人才建设 质量。

五、结语

档案发展史是时代前进的印证，数字化是农业科研档案发展的趋势。新时期，要进一步做好农业科研档案数字化管理工作，优化管理内容和管理方式，构建档案信息化建设平台，提升档案管理质量，节省档案管理时间，实现信息资源共享互通共用，最终达到数字化档案管理和利用的目的。做好农业科研档案规范化建设，进一步完善农业科研档案管理系统，推进档案数字化建设，做好农业科研档案的安全管理和档案管理人才的培训。科研院所应结合本系统实际情况，注重档案的科学管理，提高档案信息利用率，为助力农业科研发展发挥重要作用。

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作者:初文红 单位:潍坊市农业科学院