电力工程总承包项目档案管理浅析

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摘要：电力工程总承包项目档案管理，贯穿于工程项目建设的全过程，是工程建设中重要工作之一，也是工程项目竣工验收和移交的重要组成部分。本文依托工程管理经验，探讨总结了总承包项目档案管理手段和模式，供同行交流和参考。

关键词：工程；总承包；档案；管理

近年来，设计企业向工程公司转型，以其能发挥工程设计的主导作用，有效控制工期、有利于保证工程质量、有效地控制投资等明显优势，获得业主的青睐。工期短、成本低、质量高的优点正使许多建设单位在选择总承包方时，首选设计企业。在总承包工程项目施工中，按照国家、行业规范的有关要求，结合具体工程的实际情况相应开展工程项目的档案管理工作。

1工程总承包项目档案管理的组织实施

1.1明确归档范围。工程总承包项目从签订合同开始，首先明确合同各方在工程总承包项目文件材料归档范围。一是业主作为投资方，在工程项目委托设计单位总承包之前，已经开展了前期准备工作，如：征地、立项、资金筹措等，这些工作形成的文件材料应该由业主立卷归档。二是监理方形成的文件材料，是直接由监理单位进行收集、整理、归档并向业主移交。三是总承包单位负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作；指导、监督和检查分包单位项目文件材料归档情况；对分包单位提交的项目档案进行汇总、整理；项目竣工后向业主移交齐全、完整、系统的项目档案。四是分包单位负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料，接受总承包单位的检查、指导，并对归档的项目文件材料的完整性、准确性、系统性负责，在单位工程结束后，及时将单位工程档案向总承包单位移交，如果不及时移交，则视为此项单位工程没有结束。

1.2建立全过程管理体系。全过程管理是以总承包单位为管理核心，以国家、行业标准规范为管理依据，以制度、监督和检查为管理控制手段，在总承包单位以及项目建设、设计、施工、监理、分包等单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理模式。这一管理模式力图将工程项目建设档案管理贯穿于工程项目建设的全过程，确保工程项目建设中形成的每一份文件材料都处于受控状态。第一，项目前期准备阶段预先谋划。自工程立项开始，总承包单位就应将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，着手开展档案文件材料的收集、积累和整理工作。总承包单位根据工程建设的内容、特点，结合具体单位工程、分部、分项工程划分和工程实施进度，制定工程档案工作的初步计划，明确档案工作管理体制，确定主管领导、归档标准、质量和进度要求等内容，建立档案工作组织机构，配备必要的工作人员。建立健全档案工作制度，制定档案管理的规范和办法，保证各分包单位、总承包单位各部门在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有据可依。将档案管理纳入到合同管理之中，即在签订施工和设备采购合同时，对工程档案管理细节提出明确要求。第二，项目开工时统一标准。工程开工时，总承包单位应及时与业主方取得联系，以书面形式明确工程项目文件材料的收集范围、整理标准、质量要求和档案移交等事宜。要求各分包单位配备档案人员，建立覆盖全工程项目的档案管理网络。通过会议等形式，提高各分包单位对档案工作的认识，制发有关制度、标准到各分包单位，统一工作要求，明细档案的收集、归档和整理的范围、分类、编号等。明确总承包单位各部门以及各施工、监理等单位的档案工作职责，为工程项目实施过程中形成的大量文件材料的收集、整理和归档管理打好基础。第三，项目实施阶段实时监控。在工程项目实施过程中，将档案工作融入工程建设全过程，与工程实体质量同等重视。总承包单位在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单位工程验收时，同时验收归档文件材料的完整程度与整理质量。将档案资料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设的计划管理工作，纳入施工管理考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责。建立工地现场档案室，推行预立卷制度。工程各阶段施工完成后，各分包单位应按档案管理的有关规定，将收集、整理好的档案及时向总承包单位档案室移交，并经档案室人员认真检查验收合格后，双方签字认可。检查验收的档案出现不完整、不准确、不符合规范要求的，归档单位必须拿回，进行整改后再重新归档，否则视为此项单位工程未完成，以保证档案的完整性与准确性。第四，项目竣工阶段总结反馈。总承包单位负责协调国家档案行政管理部门和行业主管部门，开展工程建设档案的专项验收。及时解决验收发现的问题，进一步完善档案质量，在整个工程项目档案移交前整改完善到位。第五，项目竣工后档案的移交。工程结束后，由总承包单位按照合同的规定，将工程建设全部档案同时向业主和生产运行等单位移交，并办理交接手续。还应按照本单位要求向本单位移交所需的工程建设档案。至此，工程总承包项目档案工作全过程的管理才算完成。

2工程总承包项目中档案管理应注意的问题

2.1建立组织机构。工程总承包项目初期，总承包单位一定要将档案管理列入领导议事日程，明确一位项目负责人分管档案工作；成立由建设单位、监理、总承包单位专兼职档案人员组成的工程档案管理网络组织机构；根据项目的进度情况，定期召开工程总承包项目有关各方主要负责人参加的工程项目档案归档情况调度会，了解档案工作进度，解决工程建设中档案管理遇到的问题、协调各方关系。

2.2前期编制归档计划。为确保工程建设中总承包单位和业主按归档计划进行实时检查档案的收集、整理，需在前期准备阶段各分包单位和总承包单位必须编制归档计划。

2.3设立专门条款、责任人和责任。根据国家档案局《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求，签订项目合同协议应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件材料以及所移交文件材料整理、归档的责任，将文件材料的归档与经济责任制挂钩。

2.4坚持档案工作与工程建设同步进行。坚持同步管理就是要求项目文件的收集、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的勘测设计、建设施工和竣工验收同步进行。为了实现在工程总承包项目中档案工作与工程建设同步，可以适当采取单位工程分步移交的方式，避免因移交档案的时间紧、档案数量大，集中归档很难保证整理、审核的质量，造成工程档案的完整率、准确率和合格率下降。

2.5与业主充分协调与沟通。与业主充分协调和沟通是保证档案工作顺利进行的前提。在项目初期就要积极与业主的档案管理人员进行沟通，明确档案管理的各项规章、制度，积极与业主进行沟通、解决问题。

2.6建立档案信息化管理平台。总承包单位应建立工程项目档案管理系统，对工程项目进行全息化管理，建立项目档案编码体系，将案卷信息输入计算机数据库，还应与各分包方联网，通过网络化的档案管理系统，监控和指导各分包单位档案资料的形成和整理情况，随时发现问题，解决问题，便于档案归档的及时、准确、完整。

3管理工程应用实践

近年来，我公司先后承揽了江苏如东秸秆发电厂、华能长春生物质热电厂、牡丹江佳日发电厂等多个EPC工程项目。现将总承包项目档案管理体系建立与健全的实践过程，进行归纳总结，供同行参考。首先，项目初始，领导就高度重视，派了2名资深档案人员进驻现场；现场还设立符合“八防”要求的档案库房；建立由总包单位和分包单位参加的档案管理网络，各分包单位成立档案管理小组，项目经理做组长；制定《华能长春生物质热电厂新建工程总承包项目文件材料立卷归档办法》、档案借阅管理规定及档案库房管理规定等多项规章制度；总包单位档案人员与业主进行沟通，明确归档内容和归档职责；各分包单位按要求编制归档计划，作为归档情况检查的依据；总包单位档案人员定期对各分包单位档案人员进行国家标准、行业标准及其他规章制度进行培训；把项目档案管理工作做到工程前端。其次，在项目实施阶段，坚持工程进度和档案工作同步进行，做到“三纳入”；按照分包单位编制的归档计划，不定期对分包单位进行现场指导、监督及检查，对已完成的单位工程进行预归档整理；在整理过程中遇到的问题，及时处理，随时掌握分包单位归档情况，做到资料随时按单位工程进行归档、排架，并按《火电企业档案分类表（6--9）大类》进行编号。最后，工程项目竣工验收和移交阶段，因档案工作管控健全和规范，前期工作准备充分，在项目档案移交量大的情况下，确保项目档案及时移交，顺利通过档案专项验收，得到了业主的好评。

作者:刘勇 单位：东北电力设计院有限公司