水利工程技术档案管理问题及对策

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摘要：目前水利工程档案管理工作中存在档案意识淡薄、档案管理各项制度不够完善、档案基础建设投入力度不到位等问题。建议各单位根据自身实际，建立档案管理标准；重视业务素质提高，做好管理人员培训工作；注重档案开发利用，加强档案信息建设，积极服务水利事业。

关键词：水利工程；技术档案；档案管理

1水利工程档案管理工作中存在的主要问题

1.1档案意识淡薄，单位对水利档案工作重视不够。档案管理未能切实列入工作内容，摆上应有的位置，从人力(档案员配置)、物力(档案装具和材料等)上给予必要的投入。建设单位和施工单位较注重现实的、短期的经济效益，未能正确认识档案管理对工程管理所具有的相互促进的作用，看不到规范的档案管理对水利工程使用、维修和水利工程建设科技进步的重要作用，而且这种作用将产生不小的经济效益。特别是大中型水利工程，其建设规模大、时间长、要求严，在施工中还会采用许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。1.2档案管理各项制度不够完善。由于制度不完善，普遍存在工作人员主动收集档案的意识差、档案分类整理不明细、资料完整性不高、档案信息化程度弱、借还制度执行不力等弊端，严重制约水利系统的工作效益和发展。基层管理人员长期以来形成的封闭工作方式，凭传统经验和狭隘的管理方法，乃至到工程竣工需要对档案进行验收时，临时组织人员对工程初设到单元工程、主体工程等验收资料进行全面收集、鉴定、整理。这样突击整理归档的痼疾一直没有得到很好的解决，必然造成档案资料丢失、损毁、收集不全面等问题。面对社会开放、科技进步和现代化管理规范要求提高，这种档案管理方式显得难以应对。更有甚者抱有临时应付观点，很难进入角色，不能适应水利工程建设档案这一科技含量相对较高的档案管理工作。1.3缺乏基本的硬件设施投入、统一的标准及规范。目前，许多部门在没有进行基本硬件设备投入，或者投入很不到位的情况下，就大谈档案信息化建设。有的往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设。结果是前者无从谈完整的建设，后者建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的动力。

2做好新时期水利技术档案管理工作的对策与措施

2.1根据自身实际，建立档案管理标准。在档案资料的收集中，一要做到两个结合：把办公室收发文件时把关收集与档案管理人员专项收集相结合，把日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合；二要对文书档案进行区分，对文件的来源、内容和去向进行分类，真实、历史地反映项目建设过程，从而使档案管理更加规范化、标准化；三要抓档案管理的重点，把水利档案细分为水资源档案、水资源开发利用档案、水利工程技术档案和水利工程运行管理档案，按大、中、小型工程进行归档，这样做的好处是抓档案管理的重点，为计算机管理和实现水利行业档案资源共享打下良好基础。[1]2.2重视业务素质，加强管理人员培训。水利档案具有多元性和综合性，不仅仅是某一学科的信息反映，而且是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合。因此，要管好、用好这些档案资料，并进行开发利用，同样需要管理人员具有较高的业务素质，必须加强对现有档案管理人员进行培训，要通过请进来、送出去等多种途径进行培训，不断提高档案管理人员的素质。2.3强化责任意识，加强档案工作管理。水利部门和建设单位本身所产生的档案，如不及时收集存档，极容易造成档案资源的流失。要认识到水利档案工作不仅仅是水利档案部门的事，更是水利工程施工单位、基层水利单位、上级水利部门应当共同关注的事情。在档案工作的各个环节中，要进一步增强协调意识，把协同配合作为水利档案工作与其他部门的联系纽带，建立水利档案协调联系制度，及时提供资料，主动服务于工程建设管理。2.4加强档案开发利用，积极发挥档案效益。由于水利工程布局分散，基层水利技术人员信息相对闭塞，对一些好的设计、施工和运行管理的范本需求大，这为水利档案的再利用提供了重要前提。同时，开发利用档案要有针对性，要紧紧围绕服务对象的发展规划和工作重点进行开发，做到有的放矢。要加强档案的编研工作，随着科学技术的高速发展，利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的档案信息。[2][3]这就要求档案部门不仅要向利用者提供原始档案，还要根据利用者和社会的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。要建立完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索工具是记录、报道和查找馆藏档案的有效手段，是管理档案和提供利用必不可少的得力工具。它是充分揭示馆藏内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案部门只有编制出系统、实用、多角度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。通过开发水利档案效益，可以为培养知识全面、经验丰富的水利行业人才发挥应有的作用。2.5加强档案信息建设，积极服务水利事业。首先，要制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训、业余进修等多种形式，提高档案工作者掌握和运用信息技术的技能。其次，要注意引进信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人才，优化人员结构，以适应档案工作现代化的需要。再次，要加强对档案工作者信息意识培养，改变传统档案“重藏轻用”的局面，使档案人员充分运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。最后，要建立必要的激励机制，充分发挥档案管理人员爱岗敬业、积极进取的工作热情和主观能动作用，提高工作效率和质量，从而增强档案管理改革和发展的动力。[4]2.6未雨绸缪，防患未然，确保水利档案的安全。由于历史与现实的多种原因，相当部分的水利工程建设及管理单位，都把办公基地设于水库、电站大坝的下游。这样的布局，或许便于水利工程的日常建设管理，但对于水利档案的自身安全而言，确实存在不容忽视的安全隐患。在1975年8月的特大暴雨洪水中，河南省石漫滩水库、驻马店板桥水库以及舞钢区田岗水库等突发溃坝失事，居于坝下的水库管理单位所有物资包括档案，均被不期而至数以亿计的溃坝洪水一扫而光，荡然无存。这样惨痛的教训，难道不够深刻吗？“75•8”大洪灾之后，中国水利界产生了一个专用名词：75•8雨型。长江三峡、黄河小浪底等大型水库设计建设时，都考虑进了“75•8”因素。故此，笔者建议，已设于坝下的水利档案馆室，应制定非常状况下的应急预案并落到实处；拟建的水利档案馆室，应设于坝上安全区域，以确保安全无虞。

参考文献：

[1]任俊霞.如何做好新时期水利档案管理工作[J].档案天地,2007(3).

[2]陈忠国.对构建水利档案资源开发与利用畅通服务渠道的思考[J].治淮,2007(12).

[3]张辉,吕廓.浅谈如何做好新时期水利档案工作[J].黑河学刊.2007.1,(127).

[4]杨桂珍.关于水利档案事业创新的战略思考[J].山西水利,2005(10).

作者：高淑平 单位：河南省石漫滩水库管理局