大数据技术建设高校智慧档案馆研究

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摘要：高校档案馆收集和集中各个阶段的重要活动、重要组织等文件内容，对高校本身的发展建设具有非常重要的意义。然而，随着科技的飞速发展，信息技术的广泛应用，给高校档案馆带来更多的发展机遇，也提出更多的历史挑战。创建智慧档案馆，加强档案信息的智能化、科技化，实现高校档案馆的信息化建设也成为目前的主要研究方向。本文结合智慧档案馆的相关要求，以大数据为基础，就高校档案馆的建设策略提出比较科学的建议。

关键词：高校档案；智慧档案馆；建设

0前言

高校档案作为高校工作的重要组成部分，它是高校建设和发展的全过程历史记录，对高校的发展具有重要的信息价值和参考意义。当前，随着社会经济的快速发展和高校发展建设内涵不断深入、范围不断扩大，高校档案信息资源的数量急剧增加，种类更加丰富，形式更加多样化[1]。高校档案管理水平，在很大程度上体现高校综合管理水平。一个管理水平高超的高校，其档案管理也必然超然卓越。面对浩瀚的档案数据内容，如何做好高校档案管理工作，如何充分发挥大数据优势，提高高校档案信息服务水平，增强高校档案信息工作的实效。建设智慧档案馆，让处于大数据时代洪流之中的高校档案馆发挥高校档案工作者“善假于物”的特点，运用大数据的思维模式改革传统高校的信息化管理，科学、高效地运用大数据技术，开创档案大数据智能化服务体系建设的新局面[2]，从而增强档案管理的有效性，为优化高校档案治理体系、提升高校档案管理水平奠定基础。

1高校档案管理信息化建设现状

根据近期高校档案馆信息化建设情况的统计，不少高校在档案信息化建设上投入大量精力并取得一定成效。以重庆市为例，据2021年重庆市教育系统档案事业统计数据，该市绝大多数高校进行实体档案数字化工作。尽管如此，但或多或少还存在某些问题，结合实际情况分析，主要表现为如下几种：

1.1档案管理传统化意识较重

长期以来，很多人沉缅于传统的档案管理模式带来的舒适区，不屑于寻求变革与创新。这种暮气的思想首先主要表现在强调对档案信息的保存和利用，例如在传统的管理模式下，存储形式为纸质文件、光盘和DVD，针对这些原本的存储容量，如何统一管理存储模式；其次，档案管理者的视野也较拘泥和狭隘，大多只关注小范围的管理，没有考虑高校档案馆还能发挥哪些信息价值、做哪些更有价值的事；同时，相关工作人员也缺乏主动性，工作内容也停留在基础的档案管理与信息存储上；

1.2高校档案信息资源管理体系混乱

许多高校档案管理缺少较完善的制度体系，尤其缺少各类专门档案的管理制度，导致信息资源管理上的混乱。例如，学生的学业成绩和学历档案有的存档在学生部门，有的存档在学校档案馆，导致档案存储方向混乱。学生在查阅自己的档案时时而到教务处、时而到学生处、时而到档案馆，有时还需要跑几个部门。这种碎片化、凌乱式的管理系统既不利于档案的管理，也不利于档案的利用，还很难适应大数据和信息量大内容的处理。因此，制订各类专门档案的管理制度，明确各管理部门在档案管理上的职责分工，是厘清高校档案信息资源管理层次的重要举措；

1.3档案管理人员信息化技术水平一般

很多高校档案管理人员不具备专业的档案管理素养，管理能力处于较低层次的水平。改变传统模式下的管理，必然需加大对档案人才队伍的建设。例如，使用现代技术，精通计算机程序，学会使用云计算操作处理复杂的数据内容。也有很多人员没有全面的知识结构，没有进取心，对工作内容的处理没有正确的态度和科学的方法，这也导致难以提高档案管理整体水平、高校智慧档案馆难以顺利开展建设。

2建设高校档案智慧馆的重要价值

2.1优化信息处理

开展高校档案智慧馆建设，能充分发挥信息技术优势，从而提高科学数据管理的有效性。特别是从近年高校的发展历程看，高校档案数据呈现快速增长趋势，数据信息量开始越来越庞大。对档案数据的处理上，存在重复操作的情况。比如有的档案本身是电子文件，偏偏要打印成纸质档案归档，然后又通过扫描数字化存入档案管理系统，既费力、又费钱，还降低工作效率。面对这种情况，如不迅速进行新技术的更新改造，将会不断降低高校档案管理的有效性，也会对高校档案服务模式和服务质量产生一定的负面影响。传统方法下档案信息查询分析中的一些技术内容难以完成，而大数据以及智慧化档案馆的优化技术可很好地解决这个问题；

2.2挖掘信息价值

通过大数据技术的计算能力，可实现档案信息查询的自动化，与人工查询相比，大大减轻档案人员的负担，非常有效地减少时间和人力。结合大数据信息技术，在档案馆的信息构建中更加深刻地挖掘档案的信息价值，为进一步优化高校档案管理，大数据的管理和服务模式应从制度到使用内容、方法等方面进行深化和完善。可实现结合用户的不同需求建立不同的档案，为广大用户提供个性化的档案服务，也可创新服务模式，发挥大数据档案管理的更多优势；

2.3丰富使用体验

在大数据时代的背景下，展开高校智慧档案馆的构建，能充分发挥技术优势，感受信息化技术的力量，拥有更便捷、更丰富的数据使用体验。随着市场经济越来越快的发展，高校档案信息服务管理也开始遇到更大的困难和挑战。为保存对高校建设具有重要意义的信息内容，充分利用高校技术展现更多数据价值，开展大数据技术改进研究至关重要。

3高校建设智慧档案馆需应对的挑战

档案馆如何更好地融入科技，并将其逐步发挥和应用在在线平台上。以及如何保证文件数据的信息传输不泄露、不丢失，是引入大数据技术应考虑的关键问题。作为高校大数据最直接的展示方式，充分发挥服务模式的效率，保证服务的个性化和精准化也非常重要。以下就上述部分问题进行详细探讨，希望能找到问题的根源并采取相应的解决方案，以促进高校档案管理工作的更好运行。

3.1大量数据导致的档案馆存储问题

首先，由于比较传统的档案数据遗留问题，这也给大数据技术的引入带来高校档案馆信息的存储问题；此外，在服务模式中，如何对这些庞大的信息内容进行分类和管理也是一个关键点。传统的数据信息大多以结构化的方式存储，但大数据技术可用非结构化或半结构化的存储方式。在非结构化或半结构化存储技术中，可进行多种数据信息筛选，筛选结果也可记录反馈。由于传统的存储类型不同于大数据信息的存储方式，在大数据技术的融合中也存在信息不和谐的问题。如何解决这个问题，还需要建立大数据技术集成体系，合理区分不同存储的信息内容；

3.2传统档案馆与智慧档案馆的模式差别

在传统的档案服务内容中，把档案服务的重心放在相关信息的保存和查询。如何充分发挥信息内容的最大优势还没有完全体现出来。因此，目前的传统档案服务内容较片面，传统档案馆使用模式的方式也很单一。针对这一问题，充分发挥高校档案管理的信息优势，体现信息的有效性和准确性，在整合大数据技术时，要注意大数据时代的资源结构特点，强调个性化和智能化中的档案馆建设技术。传统的文件服务类似于文件信息的存储和调用平台。用户需要结合特定的文件内容，因此可相应地访问到具体的文件信息。这种模式下的文件服务效率不够高，不能给用户带来更多的服务价值。无法对文件信息进行深入研究和筛选相关关键词信息。为保证档案服务个性化、多样化和高效率，构建智慧化的档案馆体系也就变得愈加重要。

3.3档案信息的安全

在大数据技术下，高校档案馆内容将以在线为主。同时，服务模式也更加强调开放和共享。在这项服务的前提下，如何保证档案信息内容不被泄露和滥用，防止丢失，应提前做好档案信息的安全工作。尤其是大数据信息技术，内容多、处理速度快。面对海量的信息，如何保证不出错，不会遇到其它情况，会使安全工作非常复杂。首先，要有一定的专业技术，能了解信息防火墙的基本设置；其次，要结合文件管理的操作流程和文件内容，合理安排使用过程中每一操作的步骤，防止文件信息泄露；同时，要注重高校档案馆的服务模式和服务内容，体现高校档案馆的整合优势，注重高校档案馆资源的进一步优化；

3.4档案管理人员的专业问题

结合高校档案管理相关人员的综合素质，大部分工作人员的档案专业性体现不够，多数档案工作者并非档案专业或档案相关专业毕业，而是来自千差万别的不同专业，从不同工作岗位转岗而来。一些档案工作者刚入职时没有接受过档案专业业务培训，在工作中也没有较系统地学习档案相关知识。这也导致大多数档案工作者只停留在档案的存储和检索上，并不能真正发挥档案管理的优势，体现档案管理信息的价值。尤其是在大数据技术引入过程中，有的档案管理人员甚至对新的档案存储方式表示质疑。这进一步说明，有为数不少的档案管理员不专业、工作水平低下。如何改变这一部分档案管理群体人员的狭隘认识，以及提高档案管理人员的工作质量，都是亟待解决的问题。

4建设高校智慧档案馆的有效策略

针对以上问题，在大数据时代背景下，如何充分发挥大数据技术的优势并将其引入高校档案馆的智慧建设中，体现大数据信息的快速处理和高校档案的服务特色是当前研究的主要目的。从以上突出问题的内容看，首先，要解决海量数据信息面前的数据存储工作；其次，要关注传统数据处理与大数据技术中数据处理工作模式的不同，由此努力创新工作模式；此外，还应充分考虑档案馆内信息使用的安全性。要防止档案信息泄露和滥用档案信息的情况。只有做好安全防护，构建的数据资源才能可靠；最后，为使高校档案馆的建设工作更加持久稳定，还要注重提高工作人员的工作水平，只要不断加强技术和人员的实力，就可保证档案管理的稳步推进。

4.1建立标准化的资源数据体系

要充分利用传统的大数据管理模式，首先要强调档案技术与大数据管理系统的融合。在资源数据中，已有电子文件可通过一定的技术实现电子档案单套制归档，提高档案归档效率。加强校际协作，可与其它高校开展协同合作，构建可相互借鉴、相互利用、有机整合、优势互补的档案信息资源。确定资源在数据系统中的存储分类和资源使用情况，根据资源的分类设置相关的系统设置。在资源数据的存储位置和内存管理上，内存大小要适应传统档案存储空间，尽量为档案数据信息的扩展腾出足够的空间，提高档案数据的可用性，体现档案数据信息的综合价值；此外，在资源数据系统中设置资源共享平台，为档案信息提供一定的交互空间。通过以上方法，将传统档案馆与大数据技术下的档案馆的使用和连接联系起来；

4.2构建开放的档案管理工作模式

由于传统档案馆在档案信息存储中采用不同的信息结构，大数据技术下档案管理和服务体系的构成要注意改进现有的工作模式。大数据是云计算发展的产物，具有数据挖掘、分析和计算的能力。因此，通过这种方式，可在处理档案大数据的过程中充分发挥这一优势、充分发挥云计算和大数据的先进技术，实现档案数据的智能化运营。做好大数据时代档案信息服务和技术支持工作，还需要优化对档案信息资源的结构化，并在服务系统中设置个性化的档案信息存储选项。通过继续加强高校新型档案资源整合，加强与第三方专业化的信息技术服务机构开展技术合作，为高校档案资源搭建网络资源共享平台，不断优化档案信息资源利用大数据的处理技术，打开封闭式的档案管理模式，构建开放式的新型档案管理模式，实现高校智慧档案馆的建设；

4.3增强智慧档案馆的数据安全性

由上可见，档案管理的数据安全是高校智慧档案馆建设质量的最关键环节。如安全生产工作未能做好，将影响档案管理的整体运行，必将破坏已建立的大数据技术档案管理体系。而且，无数实践案例以惨痛的事实表明，技术越先进，这种破坏对档案管理的伤害性程度将更大。因此，在档案文件管理的安全性方面，在高校智慧档案馆建设中必须放在重中之重的位置。首先要在网络平台的数据传播中设置防火墙，通过信息技术拦截来源不明的用户，限制其使用；同样，在用户使用方面，也要进行分级管理。上级管理重要程度高的档案内容，下级需要申请档案，并做好重要档案资料的备份，以防丢失。为充分发挥档案管理的有效性，要制订档案管理平台的使用规则，要求每个用户都遵守和执行。针对高校智慧档案馆的数据使用和应用情况，设立相应的档案信息使用管理体制，并要求每个工作人员严格按制度执行，从而更好地加强和完善智慧档案馆的实用性；

4.4提高智慧档案馆相关人员信息化技术水平

人才素质是做好一切工作的关键性因素。智慧档案馆要求的档案管理信息处理技术和传统内容都大不相同，相关工作人员的工作素质要能结合实际做到相应的增强和提高，注重自身的专业素质培育，提高工作上的专业化。建设高校智慧档案馆，必须要让高校档案馆所有的管理人员“智慧”起来。档案部门工作人员要提高档案意识，在内心深处把档案工作放在非常重要的地位，要与一种与档案工作共进退、共发展、共荣辱的思想意识。高校智慧档案馆要注意引进具有档案及相关专业背景的专业化人才，建立高素质的档案管理人才队伍，不断壮大队伍实力。档案管理人员要多接受平时档案工作的培训，上岗前进行专业考核，遇到不合格的要重新学习。鼓励档案管理人员自觉学习先进的信息技术，提高技术水平，敢于提出服务创新的意见和想法，为高校智慧档案馆建设与运营管理工作的顺利开展贡献自己的力量。

5小结

总之，建设高校智慧档案馆，要从改进工作模式，创新档案服务形式，为档案管理服务提供更合理的定位出发，增强档案从业人员的综合实力，将云计算与大数据有效结合以充分发挥大数据的技术性和科学性。通过增加档案信息网络共享防火墙，保证档案信息内容不外泄，加强档案信息使用中使用步骤的规范化。通过档案资源的整合优化，实施电子档案单套制，构建档案资源保障体系，促进档案信息资源内、外部整合，增强档案信息化的思想服务意识，为档案馆多元化发展模式奠定基础。助力档案信息智能平台的构建以及加强高校智慧档案馆的构建。未来，我们将对高校档案馆的管理和服务建设进行更详细的阐述和深入研究，以提高高校档案馆的综合水平，使高校档案馆的信息更有实用价值。

作者:揭定印 单位:重庆财经职业学院